La travel policy, o politica dei viaggi aziendali, è quel documento che raggruppa tutte le linee guida del business travel management riguardanti in particolare la gestione dei costi, definendo cosa si può e non si può prenotare, le procedure di approvazione, ciò che è a carico dell’azienda e ciò che deve essere rimborsato al lavoratore nei suoi viaggi di lavoro.

La travel policy non riguarda solo le prenotazioni, è estremamente personalizzata e richiede un comune accordo tra i diversi reparti presenti nella stessa azienda per essere stilata in maniera chiara e sensata. 

Solitamente riguarda la figura del travel manager – ossia una persona scelta che si occupa esclusivamente dell’organizzazione dei viaggi – la direzione e delle risorse umane.

A cosa serve la travel policy?

Come anticipato, la travel policy è un documento necessario, oltre che per la corretta organizzazione e riuscita di un viaggio di lavoro, per la gestione dei costi aziendali.
Con la definizione di certe regole di costo ed organizzazione è possibile calcolare con relativa precisione quanto si spenderà per i viaggi di lavoro. Di conseguenza, un mancato utilizzo di questa può aggravare notevolmente i costi prefissati ed avere ripercussioni sul bilancio aziendale, oltre che rallentare tutte le pratiche relative ai viaggi aziendali.

La travel policy include diverse tipologie di regolamenti, una per i diversi elementi che entrano in gioco all’interno della stessa trasferta. 

All’interno di questa possiamo trovare:

  • la car policy, quella che si occupa del tragitto fino all’aeroporto del viaggiatore. 
  • la safety policy, che si occupa della sicurezza del viaggiatore e del posto in cui si viaggia.
  • la normativa di rimborso, ovvero quella che può riguardare i viaggi in taxi o le diarie.
  • la duty of care policy che riguarda il dovere di diligenza del lavoratore verso i suoi dipendenti.
  • la travel risk management policy, la policy dedicata ai rischi in cui possono incorrere i viaggiatori durante i loro viaggi.

Come dev’essere scritta una travel policy?

Innanzitutto, è importante che il linguaggio sia chiaro ed efficace perché molto spesso sono difficili da comprendere, sono troppo burocratiche e non sono semplificate dall’uso della tecnologia (che potrebbe, per esempio, renderle più facilmente fruibili).

Occorre sempre tenere a mente questi punti:

  • Le informazioni riguardanti gli alloggi, pasti e chilometraggio devono essere facili da comprendere e ricordare.
  • Le specifiche riguardanti la consegna delle note spesa e a chi rivolgersi in caso di problemi devono essere chiarite in modo che nessuno possa avere dubbi su come muoversi ogni qualvolta ci sia una situazione di questo tipo.
  • Deve inoltre essere specificato in modo non fraintendibile tutto quello che riguarda spese eccezionali e non previste oppure come comportarsi quando si porta un cliente a pranzo o a cena.
  • Inoltre, un viaggiatore vuole anche sentirsi al sicuro quindi, includere delle polizze di viaggio o dei rimborsi per spese mediche può essere un modo per farlo sentire tranquillo.

Quali sono le linee guida da tenere in considerazione per una corretta travel policy?

Una buona travel policy deve:

  • Essere sempre aggiornata; se ne hai già una, è importante rivederla e tenerla costantemente aggiornata.
  • Decidere le priorità; la travel policy deve contenere tutto ciò che serve e ciò che è indispensabile per i viaggiatori conoscere.
  • Non creare confusioni nei viaggiatori; essere chiari per non incorrere in imprevisti è molto importante per un corretto utilizzo della travel policy.
  • Ridurre il lavoro per l’Amministrazione; una travel policy chiara ed esplicativa consentirà al viaggiatore di sapere cosa deve fare quando deve percepire dei rimborsi, semplificando il lavoro alle risorse del reparto amministrativo. 
  • Essere dettagliata; spiega esattamente qual è la procedura da seguire per la consegna delle note spesa, come fare e come comportarsi in caso di imprevisti.
  • Sistematizzare il controllo delle spese; avere la possibilità di tenere tutto tracciato può essere di grande aiuto per il controllo dei costi.
  • Rendere il viaggiatore contento di viaggiare; anche il benessere del viaggiatore è importante per rendere il viaggio un’esperienza che sia anche gratificante.

Cosa deve contenere una Travel Policy e come deve essere strutturata?

Per essere efficace una Travel Policy deve contenere tutto quello che un viaggiatore deve sapere sul business travel, in generale:

  • la gestione dei costi
  • le norme di comportamento da parte dei viaggiatori
  • le modalità di rimborso
  • le direttive sui viaggi (riferimento al mezzo del viaggio, alla classe e alla struttura del soggiorno)

Nello specifico:

  • come vengono prenotati i viaggi e qual è il processo di approvazione
  • costi massimi di viaggio in aereo e con quale anticipo devono essere prenotati
  • preferenza d’uso per i mezzi pubblici
  • costi massimi per biglietti dei treni 
  • guidelines per l’utilizzo di veicoli e rimborso del carburante
  • guidelines per il noleggio delle auto
  • cosa viene coperto e cosa no dalla diaria di viaggio
  • come vengono gestite le spese che riguardano l’intrattenimento dei clienti (cene, pranzi, regali..)
  • come funziona il processo di rimborso: cosa può essere rimborsato e cosa no
  • eventuale funzionamento delle attività “bleisure”: come vengono gestite e cosa viene incluso nel rimborso

Le Best Practice per una Travel Policy efficiente

1. Tutte le prenotazioni in un unico posto
Con l’utilizzo di piattaforme di prenotazioni automatizzate per i tuoi business travel (come BizAway), tutto il procedimento di controllo dei programmi dei tuoi business travel e ciò che li riguarda sarà più comodo e semplificato.

Vediamo insieme alcuni vantaggi:

  • Controllo completo del budget che viene speso
  • Possibilità di categorizzare in base ai dipartimenti per poter avere dei report più completi 
  • Riassunto delle spese in un’unica fatturazione mensile
  • Abolizione del rimborso ai dipendenti (tutte le spese verranno effettuate tramite carte di credito aziendali)
  • Possibilità di sapere esattamente quali dipendenti sono in viaggio
  • Possibilità di monitorare i tuoi viaggiatori se si trovano in aree dove ci sono stati disastri naturali o da qualsiasi altra emergenza
  • Le scelte di prenotazione dei viaggiatori sono già soggette alla travel policy

2. Trasformare la tua travel policy in una risorsa
Gestire la travel policy come una lista di regole non è molto produttivo, se invece viene trattata come una risorsa i tuoi viaggiatori sapranno dove trovare cosa stanno cercando.

Ecco una lista di informazioni che risulteranno indispensabili ai tuoi viaggiatori:

  • quali viaggi possono prenotare in autonomia
  •  come ricevere assistenza per i propri viaggi
  •  polizze di viaggio
  •  come comportarsi in situazioni di emergenza
  •  quali spese non sono considerate rimborsabili
  •  come funzionano i rimborsi

3. Automatizza la tua travel policy 
Come abbiamo già citato sopra, una lista di regole può annoiare il viaggiatore ma l’utilizzo di una piattaforma automatizzata per la prenotazione dei viaggi semplificherà questo problema.
Grazie all’impostazione di alcune regole automatizzate i viaggiatori potranno esclusivamente prenotare dove e come hai già precedentemente approvato.

Infatti solo con l’approvazione del travel manager, o di chi per lui, il viaggiatore potrà concludere la prenotazione.

4. Usare uno strumento di prenotazione che i tuoi viaggiatori apprezzano
Una piattaforma di facile comprensione e utilizzo è indispensabile per evitare perdite di tempo nelle prenotazioni da parte dei tuoi viaggiatori, altrimenti non la useranno.
Deve offrire un archivio di posti e prezzi conveniente e vasto ma anche avere una bella interfaccia.
Se l’usabilità è bassa, rimane la possibilità che continuino a prenotare tramite altri siti.

5. Abilitare le auto prenotazioni
Le auto prenotazioni, ovvero le prenotazioni fatte direttamente dal viaggiatore, sono comode a tutti i reparti:

  • All’amministrazione – non c’è più necessità di gestire le richieste di ogni viaggiatore e possono essere direttamente direzionati alla piattaforma di prenotazione.
  • Ai viaggiatori – possono prenotare indipendentemente come vogliono ma seguendo la travel policy impostata.

Il template per una Travel Policy aziendale

Oltre a tener conto di tutti gli aspetti menzionati negli altri paragrafi, ci sono due altri aspetti che bisogna aver ben chiari prima di stilare una travel policy:

  • la gestione dei viaggi; quanta autonomia viene data ai viaggiatori? potranno prenotare i loro viaggi da soli?
  • il livello di rigidità; se vuoi lasciare i viaggiatori a decidere il loro viaggio o vuoi che ti venga chiesta l’approvazione? oppure vuoi concedere spese al di fuori della travel policy ma vuoi essere notificato a riguardo?

Sappiamo quanto possa essere difficile stilare una travel policy, dopo molte ricerche abbiamo preparato un template per te. Scarica il template per la tua travel policy.

Aspetti positivi di una travel policy

Nonostante possa sembrare molto noiosa, la travel policy ha molti aspetti positivi sia per il viaggiatore che per l’azienda.

Per i viaggiatori:

  • possibilità di prenotare da soli i propri viaggi ma con delle linee guida
  • i viaggiatori sono più al sicuro perché si conoscono i loro spostamenti
  • semplifica di molto le prenotazioni dei viaggi

Per l’azienda:

  • controllo delle spese
  • evita problemi causati dall’anticipo delle spese e le richieste dei rimborsi

Come far rispettare la Travel Policy aziendale

Far rispettare la travel policy non è sempre una cosa facile. Spesso i dipendenti scelgono di prenotare stanze a prezzo più alto per comodità oppure prenotano tramite siti web che conoscono piuttosto che tramite agenzia per risparmiare.

La difficoltà nel far rispettare la travel policy può essere causata da diversi motivi, come l’obsolescenza della travel policy stessa, la mancata comunicazione tra i dipartimenti o le difficoltà di prenotazione tramite piattaforma.

E’ molto importante tenere traccia di chi prenota non seguendo la travel policy, per poter capire se il problema è proprio questa oppure se è un problema dei tuoi dipendenti. Tenendo traccia di questo è anche possibile determinare se il problema riguarda spese aggiuntive ma necessarie (come prenotazioni all’ultimo minuto, la custodia di bagagli durante gli eventi) oppure meno necessarie come la scelta di sistemazioni in hotel con stelle più alte.

Chiedere feedback ai viaggiatori dopo ogni viaggio di lavoro può aiutare a comprendere come deve essere impostata una travel policy, più sarà chiara e semplice più sarà facile per il lavoratore seguirla.

Cosa può fare Bizaway per la tua travel policy?

Ma è proprio qui che entra in gioco la comodità di prenotazione tramite piattaforme di travel business. Avere un gestionale permette ai tuoi dipendenti di scegliere l’itinerario e la sistemazione che preferiscono ma rientrando nei budget da te imposti.

Questo semplifica molti processi molto macchinosi, come le chiamate all’agenzia per la prenotazione dei viaggi o il rivedere tutte le preferenze con un’agente di viaggio e questo può comportare, da parte loro, il decidere di prenotare tramite un sito con cui sono familiari proprio perché ci prenotano le loro vacanze.

Prenotare tramite una piattaforma è molto più semplice e ti consente di gestire anche i processi amministrativi e finanziari.
Ad esempio, ecco cosa ti offre BizAway:

  • Interfaccia chiara – Prenoti facilmente il tuo viaggio e in aggiunta hai una serie di features che ti possono essere utili come:
  • Vasta scelta –  Più scelta c’è, più il viaggiatore sarà contento di prenotare tramite piattaforma ed eviterà di cercare soluzioni altrove.
  • Assistenza 24/7 – la nostra piattaforma ti offre assistenza multilingua 25/7 per ogni esigenza.
  • No rimborso – Con l’automazione di questi processi il dipendente non avrà più bisogno di prenotare di tasca sua.
  • Impostazione della travel policy – BizAway propone una serie di personalizzazioni per le politiche di viaggio come la possibilità di impostare limiti che sono visibili al viaggiatore come alert/linea guida al momento della prenotazione oppure come richieste che hanno bisogno di approvazione (i cosiddetti flussi di approvazione). Vediamole nel dettaglio:
  1. Hotel
    Puoi impostare limitazioni per:
  • Prezzo massimo per notte a persona
  • Limite di stelle degli hotel
  • Giorni di anticipo minimo prima del check-in
  • Prezzo massimo per notte in base al luogo

2. Voli aerei
Puoi impostare limitazioni per:

  • Prezzo massimo per viaggio a persona
  • Anticipo minimo di prenotazione prima della partenza
  • Massima classe di viaggio consentita
  • Minima durata per classe di viaggio
  • Massimo prezzo per durata
  • Tariffa massima per periodo sull’itinerario

3. Treni
Puoi impostare limitazioni per:

  • Prezzo massimo per viaggio a persona
  • Anticipo minimo prima della partenza
  • Tariffa massima per periodo sull’itinerario

4. Noleggio auto
Puoi impostare limitazioni per:

  • Prezzo massimo di noleggio al giorno
  • Giorni di anticipo minimo prima del ritiro

Una piattaforma automatizzata permetterà di snellire la travel policy, focalizzandola ad esempio su come comportarsi con i clienti (cene, regali, etc), sul rimborso dei pasti o il rimborso dei taxi e dei mezzi di trasporto in generale.

In conclusione

Una travel policy deve essere chiara e dettagliata senza complicazioni burocratiche, in quanto deve risultare uno strumento per semplificare tutti i processi di un viaggio di lavoro per il dipendente e per l’azienda.

Per aiutarti, qui puoi scaricare il nostro template per realizzare la tua travel policy e ti consigliamo di valutare l’adozione di una piattaforma dedicata al business travel come Bizaway.