Che cos’è la travel risk management policy?

La travel risk management policy è una policy che riguarda la valutazione e la gestione dei rischi dove possono incappare i lavoratori durante i loro viaggi aziendali.

Deve contenere indicazioni sulle valutazioni del rischio (o travel risk assessment) ma anche sul duty of care (anche noto come dovere di diligenza), cioè la responsabilità dell’azienda di prendersi cura dei suoi dipendenti (qui il nostro approfondimento).

Chi prepara una travel risk management policy?

La travel risk management policy viene redatta dal travel manager o dal security manager, in assenza di queste due figure sarà compito del reparto amministrativo o delle risorse umane.

Cos’è il travel risk assessment?

Il travel risk assessment ha l’obiettivo di individuare gli eventuali rischi in cui un viaggiatore può incorrere tenendo conto delle differenze geo-politiche o socio-economiche di ogni paese dove viene effettuata una trasferta. Questi comprendono:

  • Rischi del viaggio:
    • jet lag, difficoltà di mobilità dopo essere stati tante ore seduti, mal d’aereo o mal di mare
    • Trasferimento con il mezzo, dove si alloggia, qual è il tipo di alloggio
    • Durata: tempo di esposizione ai rischi, rischi correlati al clima o alle stagioni
  • Rischi della persona: stato di salute personale, vaccinazioni e controindicazioni delle profilassi vaccinali, malattie trasmissibili
  • Rischi destinazione: guerre, attacchi terroristici, quartieri o zone malfamate
  • Tutela minoranze: sicurezza delle donne o di persone appartenenti alle comunità LGBTQ+ in viaggio
  • Caratteristiche geofisiche: clima, stagioni, altitudine, città o zona rurale
  • Età, sesso, nazionalità, se viaggia da solo o in coppia, il livello di percezione dei rischi 

Il giusto studio e la giusta comunicazione di una valutazione del rischio possono dare una panoramica chiara al viaggiatore su quello che potrebbe incontrare e quindi rassicurarlo.
E’ un procedimento che dev’essere effettuato in anticipo prima che il viaggiatore parta, in modo da poter analizzare tutti i fattori di rischio che si potrebbero incontrare.

Quando va valutato il travel risk assessment?

Innanzitutto, come già anticipato, è necessario che questo procedimento sia attuato con molto anticipo rispetto alla partenza del viaggio, per poter analizzare nel dettaglio tutti i possibili rischi (compresa la situazione medica del viaggiatore).

In alcuni casi non è necessario valutare il travel risk assessment, per esempio, in caso di:

  • Voli per la stessa destinazione: se è una meta in cui il viaggiatore va spesso e quindi conosce, non è necessario valutare il risk assessment, ammesso che non ci siano stati precedentemente grossi cambi negli scenari politici, geo-fisici ecc.
  • Voli interni: deve sempre essere presa in considerazione la località però se il viaggiatore va dall’aeroporto all’ufficio non sarà necessario valutare grossi rischi. E’ bene tenerlo in considerazione se per esempio il viaggio dura tanti giorni.
  • Viaggi dell’ultimo minuto: questo caso si trova nel mezzo, è importante sempre valutare la località però essendo un viaggio dell’ultimo minuto più probabilmente verrà fatta una veloce valutazione dei rischi a causa del poco preavviso.

Quali sono i rischi da prendere in considerazione?

  • Problemi di tipo politico
  • Zone sismiche, soggette a tsunami o a qualsiasi altro potenziale disastro ambientale
  • Problemi di sicurezza e/o instabilità socio-economica
  • Rischio di malattie trasmissibili 
  • Condizioni igienico-sanitarie diverse
  • Requisiti d’ingresso (da tenere in considerazione particolarmente il problema Covid-19)

Quali sono i rischi da prendere in considerazione per le donne e per la comunità LGBTQ+?

Quando si tratta di una donna a viaggiare per lavoro è necessario tenere conto di aspetti che solitamente non riguardano l’uomo, come per esempio:

  • aggressioni e molestie sessuali
  • furti di effetti personali

Infatti per quanto riguarda questa categoria, la valutazione del rischio va fatta in maniera più approfondita tenendo conto di:

  • abitudini e leggi locali del paese in cui si va in viaggio
  • come viene considerato il ruolo della donna nella società del paese in cui si va in viaggio
  • condizioni fisiche e di salute
  • sicurezza

Nei paesi di origine islamica, certi normalissimi comportamenti o usanze che la donna ha nella nostra società non sono tollerati e possono essere anche considerati illegali.

E’ quindi fondamentale che venga attuata una valutazione del rischio in maniera approfondita assicurandosi che non venga sottovalutato nulla.
Le indagini di Sap Concur e Wakefield Research presentano la seguente analisi:

  • il 77% (più di due donne su quattro) hanno subito molestie o maltrattamenti durante i loro viaggi. 
  • viene chiesto loro se viaggiano con il marito (42%)
  • vengono ignorate dal personale dipendente (38%) 
  • ricevono apprezzamenti inopportuni mentre lavorano (31%).

Secondo la ILGA World (lesbian, gay, trans and intersex association) ci sono ancora almeno 70 paesi nel mondo dove sono criminalizzate le relazioni omosessuali, soprattutto in Asia e Medio Oriente.

Quando un viaggiatore appartenente a questa comunità viene mandato in viaggio di lavoro ci sono degli aspetti da tenere in considerazione:

  • l’atteggiamento della società nei confronti degli omosessuali
  • il tasso dei crimini a stampo razzista
  • le proteste a favore dell’eguaglianza a livello legale
  • in alcuni alloggi non vengono accettate persone omosessuali
  • impossibilità ad accedere ad alcuni servizi
  • rischio di molestie da parte delle autorità

Molto spesso queste persone non hanno ufficialmente fatto coming out quindi potrebbe essere buona norma includere questo tipo di problemi nella policy specificando i rischi, le soluzioni, chi contattare in caso di dubbi (sarebbe inoltre adeguato avere all’interno dell’azienda una figura sensibile a questi temi a cui le persone si possano rivolgere senza sentirsi in pericolo e senza avere paura) in modo che uno abbia già quasi tutte le risposte in mano senza dover dichiarare il suo orientamento, se non si sente al sicuro. 

Supporto ai viaggiatori

Nella policy deve essere citato chi nell’azienda è responsabile se dovesse succedere qualcosa oppure chi bisogna contattare in caso di incidenti.

Quindi dev’essere presente una sezione dove sono inseriti i numeri di telefono e i contatti di emergenza, come i viaggiatori devono segnalare eventuali incidenti e come l’azienda si attiverà nel gestire questi episodi. 

Come formare i dipendenti

E’ importante che i viaggiatori siano ben informati dei rischi che possono incontrare in ogni viaggio ma che soprattutto ne siano consapevoli.

L’azienda dovrebbe tenere dei corsi di formazione ed educazione al rischio per verificare che i propri dipendenti, oltre ad essere pronti ad andare in viaggio, siano anche realmente preparati a risolvere ogni inconveniente.

Come già anticipato, la formazione delle dipendenti donne e comunità LGBTQ+ va trattata con un’attenzione diversa.
Aspetti importanti da valutare sono:

• Pianificazione pre-viaggio
• Pianificazione delle comunicazioni 
• Sicurezza del trasporto e dell’alloggio
• Situazioni mediche
• Gestione di un’eventuale crisi

Cosa può fare BizAway per la tua travel risk management policy?

Nella piattaforma di BizAway potrai trovare una mappa dinamica, grazie alla partnership con Riskline, che ti fornisce informazioni su dove si trovano e quali lavoratori sono in viaggio, in caso di necessità.
I viaggiatori riceveranno anche degli alert in tempo reale se si dovessero trovare in situazioni di rischio.

Inoltre BizAway ti offre supporto 24/7 per qualsiasi necessità.

Conclusione

La travel risk management policy è un documento dove potrai trovare tutte le valutazioni dei rischi possibili calcolati in base alla meta del viaggio di lavoro, con informazioni dettagliate anche sui doveri del datore di lavoro nell’interesse dei dipendenti.