Chi è e cosa fa il travel manager?

Il travel manager è quella figura presente in un’azienda che si occupa dell’organizzazione dei viaggi di lavoro.

Si trova principalmente nelle grandi aziende che viaggiano molto, a causa dei costi importanti di gestione.
Tuttavia, solitamente nelle aziende di piccole dimensioni se ne occupano la segretaria di direzione o le risorse umane.

Che cosa fa il travel manager?

Il travel manager deve riuscire ad organizzare viaggi di lavoro tenendo monitorate le spese dell’azienda.
Vediamo insieme le mansioni principali di cui questa figura si occupa:

  1. Organizzare i viaggi di lavoro

Il compito principale di un travel manager è organizzare i viaggi di lavoro, assicurarsi che il lavoratore arrivi a destinazione e tutto sia predisposto per accoglierlo nella sua trasferta.
Questo significa che il travel manager, se non ha un’agenzia di viaggi o una piattaforma di gestione viaggi di riferimento, si deve occupare di prenotare (o supervisionare il lavoratore che lo farà autonomamente) hotel, volo ed eventuali trasporti e di tutta la documentazione che ne deriva.

  1. Travel policy 

Il travel manager ha il compito di redigere la travel policy (nello specifico ne parliamo qui), assicurarsi che venga seguita e sia costantemente aggiornata.
E’ importante quindi che vengano raccolti feedback dai viaggiatori per tenere continuamente aggiornata la travel policy e far sì che venga seguita senza incomprensioni.
Oltre alla travel policy, il travel manager si occupa anche dell’elaborazione del piano dei rischi (travel risk management policy, ne parliamo qui)

3. Assistenza ai viaggiatori

Tra i compiti del travel manager c’è anche quello di occuparsi dei problemi eventuali che possono riscontrare i viaggiatori in trasferta facendo da intermediario tra le due parti.

  1. Budget e report

Il travel manager ha in carico di gestire le spese e l’organizzazione dei viaggi, ma anche la ricerca di accordi per avere una sempre migliore qualità prezzo nei servizi, che sia con i fornitori o con le agenzie di viaggio.
Per quanto riguarda spese e reportistica troviamo tra i suoi compiti anche il calcolo del ROI delle trasferte di tutti i lavoratori.

  1. Burocrazia

Il travel manager ha il compito di supervisionare tutti i viaggi di lavoro e controllare che tutti i documenti necessari siano in regola dal punto di vista legale e amministrativo.

  1. Organizzare le visite da parte dei clienti

Rientra tra i compiti del travel manager anche l’organizzazione di cene o eventuali visite da parte dei clienti.

Quali skills deve avere un travel manager?

• Buone capacità di organizzazione
• Buona capacità di dialogo
• Buona capacità di negoziazione 
• Buona conoscenza del settore travel, soprattutto del settore business travel
• Competenze in economia e amministrazione aziendale
• Buona conoscenza di software del settore travel
• Competenze tecnico-professionali

Perché un travel manager è importante?

Le spese per i viaggi aziendali sono uno dei costi maggiori all’interno di un’azienda, avere una figura che monitora costantemente queste spese può aiutare l’azienda ad avere un grosso risparmio.

Inoltre avere una figura prestabilita che si occupa di organizzare i viaggi eviterà di sovraccaricare i reparti.

Differenza tra travel manager e mobility manager

Spesso le posizioni di travel manager e mobility manager vengono confuse tra di loro o non si riesce bene a capire qual sia la differenza.
Come abbiamo già accennato, il travel manager si occupa dell’organizzazione delle trasferte lavorative, sia nazionali che internazionali, il mobility manager, che può essere aziendale o d’area, invece, è colui che si occupa di redigere il piano degli spostamenti casa lavoro (PSCL) dei dipendenti della propria azienda con lo scopo di ridurre l’uso del mezzo di trasporto individuale e organizzare gli orari per limitare i blocchi del traffico.
La figura del mobility manager fu introdotta nel 1997 quando venne firmato il patto di Kyoto per la riduzione delle emissioni inquinanti.

A causa della pandemia, della conseguente introduzione dello smart working da parte di moltissime aziende e del tentativo di ridurre il circolo durante le ore di punta per evitare picchi di traffico, questa posizione è diventata obbligatoria per le imprese e le pubbliche amministrazioni, con più di 100 dipendenti per unità locale ubicate in un capoluogo di Regione, in un capoluogo di Provincia, in città metropolitane o in comuni con popolazione superiore a 50.000 abitanti (per il decreto del 12 maggio 2021).

Il PSCL dev’essere obbligatoriamente trasmesso entro il 31 dicembre di ogni anno e oltre ad aiutare a migliorare la qualità dell’aria consente anche all’azienda di ridurre costi e spostamenti.
Le mansioni del mobility manager sono quelle di analizzare la domanda di mobilità presso i dipendenti, eseguire un’analisi di offerta di trasporto, identificare le possibili strategie per incentivare gli spostamenti sostenibili.
Tutte queste mansioni sono eseguite ovviamente dopo un’attenta analisi dello scenario territoriale.

Come può BizAway aiutare il tuo travel manager?

L’utilizzo di una piattaforma automatizzata per la gestione dei viaggi di lavoro può semplificare di molto il lavoro di un travel manager e di conseguenza portare risparmio all’azienda.
Con BizAway i tuoi viaggiatori possono prenotare in autonomia perché la travel policy viene direttamente settata tramite la piattaforma, impostando i flussi di approvazione, i limiti di spesa e tante altre regole.
Questo è molto vantaggioso anche dal lato rimborsi: con la prenotazione automatizzata il lavoratore può fare da sé la prenotazione tramite la piattaforma utilizzando le carte di credito aziendali, questo significa che non dovrà ottenere nessun rimborso (se non di qualche spese extra o rimborso chilometrico) per cui la raccolta della documentazione sarà sicuramente un procedimento più veloce rispetto al solito.
Puoi avere un risparmio dei costi oltre al 20% e un servizio di assistenza attivo 24/7.
Inoltre, grazie alla partnership con Riskline, anche il travel risk management è sotto controllo! All’interno della piattaforma c’è una mappa dinamica dove puoi vedere dove si trovano i tuoi viaggiatori in tempo reale e se si trovano in situazioni di rischio, riceveranno automaticamente un alert.

Conclusione

Il travel manager è quindi quella figura all’interno di un’azienda che ha il compito di organizzare i viaggi aziendali, scrivere la travel policy ma soprattutto tenere sotto controllo le spese dei viaggi per consentire un risparmio all’azienda ma allo stesso tempo comfort al lavoratore.