Il travel manager è la figura aziendale che si occupa della gestione strategica e operativa dei viaggi di lavoro. Le sue responsabilità comprendono la pianificazione del budget dedicato alle trasferte, la definizione della travel policy, la selezione di fornitori e strumenti e la supervisione dell'intero programma viaggi, con l'obiettivo di garantire efficienza, controllo dei costi e sicurezza dei viaggiatori.

In questa guida scoprirai cosa fa un travel manager, quali competenze sono richieste per svolgere questo ruolo, le differenze rispetto al mobility manager, come diventare business travel manager e quali sono le prospettive di questa professione.

Chi è il travel manager

Il travel manager è il professionista responsabile della gestione del programma viaggi di un'azienda. Il suo ruolo va ben oltre l'organizzazione delle trasferte: negli ultimi anni si è evoluto da funzione prevalentemente amministrativa a figura strategica, con un impatto diretto sull'ottimizzazione dei costi, sulla sostenibilità e sulla sicurezza dei dipendenti in viaggio.

Nelle PMI questa responsabilità è spesso affidata a figure come office manager, responsabili HR o assistenti di direzione, che gestiscono anche altre attività operative. Nelle aziende con un volume elevato di trasferte, invece, il travel manager è una figura dedicata, specializzata nella gestione del business travel e nel miglioramento continuo dei processi collegati.

Secondo una ricerca della Global Business Travel Association (GBTA, il 69% dei travel manager collabora con i team Finance e Accounting, a conferma di come il ruolo sia sempre più coinvolto nel controllo della spesa e nella gestione strategica dei viaggi aziendali.

Cosa fa un travel manager: le 6 responsabilità principali

Capire cosa fa un travel manager significa considerare tutte le attività necessarie per coordinare e ottimizzare ogni fase della gestione delle trasferte aziendali. Il suo obiettivo è garantire un equilibrio tra controllo dei costi, esperienza dei viaggiatori, conformità alle normative e raggiungimento degli obiettivi aziendali. Ecco le sei responsabilità che definiscono il ruolo.

1. Pianificare e organizzare le trasferte

Una delle principali attività del travel manager consiste nel pianificare e supervisionare l'organizzazione dei viaggi di lavoro, assicurandosi che tutti gli aspetti necessari alla trasferta siano gestiti correttamente.

A seconda della struttura aziendale, questa attività può essere gestita internamente, affidata a un'agenzia o a una Travel Management Company (TMC), oppure, sempre più frequentemente, attraverso una piattaforma che consente ai dipendenti di prenotare in autonomia nel rispetto delle regole definite dalla travel policy.

2. Redigere e aggiornare la travel policy

Il travel manager definisce la travel policy aziendale e ne cura l'aggiornamento nel tempo, assicurandosi che sia sempre allineata alle esigenze dell'organizzazione e alle normative vigenti.

Tra le sue responsabilità rientrano anche la raccolta dei feedback dei viaggiatori e la definizione delle procedure di travel risk management, fondamentali per gestire i rischi legati alle trasferte e rafforzare il duty of care dell'azienda.

3. Gestire budget, report e fornitori

Un'altra attività centrale riguarda il controllo della spesa.

Il business travel manager monitora i costi delle trasferte, realizza report destinati ai team Finance, negozia condizioni vantaggiose con compagnie aeree, strutture ricettive e altri fornitori, oltre a valutare il ritorno sull'investimento (ROI) dei viaggi aziendali. L'analisi dei dati permette inoltre di individuare opportunità di risparmio e migliorare progressivamente l'efficienza del programma viaggi.

4. Assistere i viaggiatori

Durante le trasferte, il travel manager rappresenta un punto di riferimento per i dipendenti in caso di imprevisti, come cancellazioni, ritardi o modifiche dell'itinerario, intervenendo direttamente o coordinando l'assistenza necessaria.

Ha inoltre un ruolo fondamentale nell'applicazione del duty of care, assicurandosi che l'azienda possa sapere dove si trovano i viaggiatori e offrire loro assistenza tempestiva quando necessario.

5. Garantire la conformità normativa

Tra le responsabilità del travel manager rientra anche la verifica della conformità normativa dell'intero programma viaggi.

Ciò comprende la supervisione della documentazione necessaria per le trasferte, come passaporti e visti, il rispetto delle disposizioni fiscali relative ai viaggi di lavoro e l'attenzione agli obblighi normativi, inclusa la tracciabilità dei pagamenti prevista dal 2025 ai fini dell'esenzione fiscale.

6. Guidare la sostenibilità dei viaggi

La sostenibilità è diventata una componente sempre più importante del ruolo.

Il business travel manager monitora l'impatto ambientale delle trasferte e promuove soluzioni che contribuiscono a ridurlo, ad esempio privilegiando il treno sulle tratte brevi, incentivando programmi di compensazione delle emissioni di CO₂ e valutando quando un viaggio possa essere sostituito da modalità di incontro alternative.

Le competenze del travel manager

Per svolgere il proprio ruolo in modo efficace, il travel manager deve combinare competenze organizzative, analitiche e relazionali, affiancandole a una buona conoscenza degli strumenti digitali e della normativa di riferimento.

Tra le competenze più importanti rientrano:

• capacità di analizzare budget, report e dati di spesa per ottimizzare i costi delle trasferte;
• competenze digitali nell'utilizzo di piattaforme di gestione dei viaggi e di strumenti basati sull'intelligenza artificiale;
• abilità negoziali nella gestione dei rapporti con compagnie aeree, hotel e altri fornitori;
• conoscenza delle normative fiscali e delle disposizioni che regolano i viaggi di lavoro, anche a livello internazionale;
• attenzione alla sostenibilità e alla riduzione dell'impatto ambientale delle trasferte.

Più di ogni altra competenza, il travel manager deve saper trovare il giusto equilibrio tra esigenze spesso contrapposte: da un lato il controllo dei costi richiesto dal Finance, dall'altro il comfort, la sicurezza e il benessere delle persone che viaggiano.

Travel manager e mobility manager: le differenze

Le figure del travel manager e del mobility manager vengono spesso confuse, ma svolgono ruoli profondamente diversi.

Il travel manager si occupa della gestione delle trasferte aziendali e dell'intero programma di business travel, mentre il mobility manager è responsabile della pianificazione degli spostamenti casa-lavoro dei dipendenti attraverso il Piano degli Spostamenti Casa-Lavoro (PSCL), con l'obiettivo di ridurre l'utilizzo dei mezzi privati e promuovere una mobilità più sostenibile.

Il mobility manager è una figura obbligatoria per le imprese e le pubbliche amministrazioni con singole unità locali che impiegano più di 100 dipendenti, ubicate in un capoluogo di regione, una città metropolitana, un capoluogo di provincia o un comune con popolazione superiore a 50.000 abitanti, ai sensi dell'art. 229 del D.L. 34/2020 e del D.M. 12 maggio 2021. Tali soggetti sono inoltre tenuti a predisporre e adottare il Piano degli Spostamenti Casa-Lavoro (PSCL) entro il 31 dicembre di ogni anno.

Tra le attività del mobility manager rientrano l'analisi della domanda di mobilità dei dipendenti e dell'offerta di trasporto disponibile, oltre all'individuazione di strategie in grado di favorire modalità di spostamento più sostenibili.

Il travel manager, invece, non rappresenta un obbligo normativo, ma una scelta organizzativa adottata dalle aziende che desiderano gestire in modo più efficiente, controllato e strategico i propri viaggi di lavoro.

Come diventare travel manager

Non esiste un unico percorso per diventare travel manager. Molti professionisti arrivano a questo ruolo dopo esperienze in segreteria di direzione, amministrazione, risorse umane oppure nel settore del turismo e dei viaggi.

Oltre all'esperienza operativa nella gestione delle trasferte, assumono un ruolo sempre più importante la formazione specialistica e l'aggiornamento continuo. In Italia, realtà come AITMM (Associazione Italiana Travel e Mobility Manager) mettono a disposizione corsi, certificazioni e occasioni di networking dedicate ai professionisti del settore.

Negli ultimi anni anche la domanda di business travel manager è cresciuta, con opportunità professionali sempre più frequenti all'interno delle funzioni Procurement, HR, General Services e Facility Management. La crescente complessità dei programmi di viaggio rende inoltre sempre più importante la capacità di collaborare con Finance, HR e funzioni dedicate alla sostenibilità.

Quanto guadagna un travel manager?

Lo stipendio di un travel manager varia in base a diversi fattori, tra cui le dimensioni dell'azienda, il settore di appartenenza, il livello di responsabilità e l'esperienza maturata.

Il livello retributivo di un travel manager è strettamente correlato alla complessità del ruolo e, in particolare, al budget di viaggio gestito. Secondo un sondaggio di Business Travel Mobility, i professionisti che amministrano un budget inferiore a 1 milione di euro percepiscono una retribuzione media di circa 44.971 € l'anno, mentre chi è responsabile di budget superiori a 100 milioni di euro supera mediamente i 97.000 € annui.

Nelle PMI, invece, la gestione delle trasferte è spesso affidata a figure che ricoprono anche altre responsabilità, come office manager o personale amministrativo, senza una posizione dedicata esclusivamente al ruolo di travel manager.

Il futuro del ruolo: tecnologia e AI

Negli ultimi anni la tecnologia ha cambiato profondamente il lavoro del travel manager, rendendo la gestione delle trasferte sempre più efficiente.

Oggi strumenti digitali consentono ai dipendenti di prenotare in autonomia nel rispetto della travel policy, monitorare la spesa in tempo reale e analizzare l'impatto ambientale dei viaggi attraverso dashboard dedicate alle emissioni di CO₂.

L'evoluzione più significativa riguarda però l'intelligenza artificiale. Le soluzioni AI stanno introducendo assistenti capaci di suggerire gli itinerari più adatti nel rispetto delle policy aziendali, automatizzare la riconciliazione delle spese e semplificare molte attività operative.

Di conseguenza, il ruolo del business travel manager si concentra sempre più sulle attività a maggiore valore aggiunto: definizione della strategia, negoziazione con i fornitori, ottimizzazione dei processi e miglioramento dell'esperienza dei viaggiatori, ambiti in cui il contributo umano resta fondamentale.

Come BizAway semplifica il lavoro del travel manager

Con BizAway, il travel manager configura una sola volta la travel policy e i flussi di approvazione, definendo limiti di spesa e altre regole aziendali, mentre il resto del processo viene gestito automaticamente.

I dipendenti possono prenotare in autonomia scegliendo tra oltre 1,4 milioni di strutture ricettive e più di 500 compagnie aeree, con la certezza che ogni prenotazione rispetti le regole aziendali. La fatturazione centralizzata contribuisce inoltre a ridurre in modo significativo le attività amministrative e la gestione manuale delle note spese.

Per aumentare la sicurezza dei viaggiatori, BizAway integra anche una mappa dedicata al travel risk management, sviluppata in partnership con Riskline, che permette di conoscere in tempo reale la posizione dei dipendenti in trasferta. In caso di imprevisti, un team di assistenza interno è disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

"Grazie a BizAway, siamo riusciti a centralizzare con successo la gestione dei viaggi aziendali in più Paesi su un'unica piattaforma altamente efficiente." — Liliana Nesti, Travel Manager, Menarini

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Domande frequenti

Cosa fa un travel manager?

Il travel manager gestisce l'intero programma viaggi dell'azienda. Pianifica e coordina le trasferte, definisce e aggiorna la travel policy, controlla il budget, seleziona i fornitori, supporta i viaggiatori durante gli spostamenti e garantisce il rispetto delle normative e delle procedure aziendali.

Che differenza c'è tra travel manager e mobility manager?

Il travel manager si occupa della gestione dei viaggi di lavoro, mentre il mobility manager è responsabile dell'organizzazione degli spostamenti casa-lavoro dei dipendenti attraverso il Piano degli Spostamenti Casa-Lavoro (PSCL).

A differenza del travel manager, il mobility manager è obbligatorio per legge solo nelle organizzazioni che rientrano nei requisiti previsti dalla normativa.

Come si diventa travel manager?

Non esiste un percorso unico. Molti travel manager provengono da ruoli amministrativi, HR, segreteria di direzione o dal settore turistico e sviluppano competenze specifiche attraverso l'esperienza e la formazione.

In Italia, AITMM propone corsi e certificazioni dedicate ai professionisti del settore. Per ricoprire questo ruolo sono particolarmente importanti competenze analitiche, negoziali, organizzative e digitali.

Serve un travel manager anche in una PMI?

Non è sempre necessaria una figura dedicata, ma è fondamentale che la funzione di gestione delle trasferte sia presidiata.

Nelle PMI questa responsabilità è spesso affidata a office manager o al personale amministrativo. L'utilizzo di una piattaforma con policy automatiche consente anche a chi non ricopre formalmente il ruolo di travel manager di gestire i viaggi aziendali in modo efficiente, controllato e conforme alle regole aziendali.

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