Che cos’è il duty of care?

Il duty of care (o dovere di diligenza) è il dovere da parte del datore di lavoro di tutelare la sicurezza fisica, mentale e in generale il benessere del lavoratore, in ogni circostanza, compreso quando è in viaggio. 

Il lavoratore può leggere del duty of care nella travel policy, ovvero l’insieme dei comportamenti da seguire durante una trasferta (leggi di più qui)

Riguarda tutte le aree a rischio, sia fisiche che non, per esempio:

  • Salute e sicurezza
  • Cibo e bevande provviste dall’azienda
  • Normativa antincendio e antisismica
  • Discriminazione (di genere, di orientamento sessuale, di razza)
  • Stress
  • Violenza

In particolare, nel contesto dei viaggi di lavoro:

  • Disastri ambientali
  • Situazione di malcontento nella popolazione
  • Scioperi
  • Emergenze di sanità pubblica
  • Problemi/interruzioni di trasporto

Quali elementi vanno presi in considerazione nel duty of care?

Ecco alcune raccomandazioni di cui tenere conto quando si scrive una duty of care policy:

  • Accessibilità: questo documento dev’essere scritto in maniera comprensibile ed essere reso facilmente disponibile da tutti i dipendenti.
  • Tecnologia: l’utilizzo di tool di travel risk management possono agevolare il monitoraggio dei lavoratori in trasferta e quindi consentire al travel manager di sapere dove si trovano i lavoratori se succede qualcosa.
  • Pessimismo: vedere tutto nero in questa circostanza va bene, è meglio essere preparati (e soprattutto prepare i dipendenti) al peggiore scenario possibile in modo da, nel caso dovesse succedere, riuscire ad uscirne al meglio.
  • Supporto 24/7: dare assistenza in ogni momento dovrebbe essere la priorità per le aziende che hanno i viaggiatori in trasferta,

E’ molto importante per il viaggiatore avere anche una persona, presente in azienda, a cui rivolgersi in caso di necessità e per supporto.

Come scrivere una duty of care policy?

Come abbiamo già detto, il duty of care non è che l’insieme dei legittimi comportamenti del datore di lavoro per tutelare il dipendente.

Ogni qualvolta dovesse capitare qualcosa, o qualcuno che si fa male, è necessario poter dimostrare che il motivo per cui è successo è capitato nonostante il lavoratore stesse facendo il suo dovere e bisogna sempre essere in grado di dimostrare di chi è stata la negligenza.

Quindi bisogna:

  • Valutare tutti i rischi
  • Redigere la travel policy
  • Educare i dipendenti sul duty of care e sulla valutazione dei rischi
  • Rendere possibile tracciare la posizione dei dipendenti quando sono in viaggio

Duty of care quando si viaggia

Ovviamente il duty of care deve essere rispettato anche quando il lavoratore è in viaggio, il travel manager (o chi per lui) deve quindi attuare un piano di ricerca e prevenzione di tutti i possibili rischi che si possono incontrare in quel determinato viaggio.
Qui entra in gioco il travel risk management, che non è altro che l’attuazione, negli scenari possibili, del duty of care.

Può essere d’aiuto stilare dei report di valutazione dei rischi di viaggio pre partenza, basati su dati globali, soprattutto per quanto riguarda le destinazioni ad alto rischio.

Pianificazione strategica

La prevenzione, quindi, rimane la parola chiave per poter stilare una duty of care che sia veramente efficace.
Un’azienda dovrebbe, già prima di approvare un viaggio, essersi documentata sugli eventuali rischi in cui possono incorrere i dipendenti ma soprattutto informare i propri dipendenti sull’importanza di rispettare questo documento.

Questo perché la gestione della sicurezza non si ferma al solo calcolo del rischio, anzi bisogna essere preparati a come affrontare il rischio stesso. Rendere i propri lavoratori consapevoli dei potenziali rischi può aiutare loro ad entrare nell’ottica e a fargli capire quanto sia indispensabile seguire questo documento per il proprio benessere e quello dell’azienda.

Duty of care per la tutela delle minoranze

Come nel caso della travel risk management policy, è molto importante che chi si occupa di redigere il duty of care sia ben conscio di come persone diverse in diverse parti del mondo abbiano esigenze e bisogno di attenzioni diverse.

Per esempio: la valutazione di tutti i rischi in cui può incorrere un dipendente LGBTQ+ in uno stato dove non solo il matrimonio gay non è legalizzato ma è anche considerato crimine avere un orientamento sessuale diverso da quello etero.

Non solo questo genere di minoranze va tutelata ma la stessa cosa vale per le dipendenti donna che in molti paesi asiatici non hanno le stesse libertà che hanno in occidente.

Quindi, quali sono gli aspetti di cui tenere conto?

Certamente è indispensabile che il lavoratore sia tutelato in ogni circostanza possibile, come già anticipato prima, al di là del semplice calcolo del rischio.

Secondo Travel Guard, che ha pubblicato questa guida per viaggiare sicuri interamente dedicata alla comunità LGBTQ+ con testimonianze e casi specifici raccontati dai viaggiatori, possiamo riassumere i punti più importanti così:

  1. Comprensione della comunità locale:
    • attenzione alle tradizioni locali (che si parli di modo di vestire ma anche di abitudini alimentari)
    • essere sicuri della persona con cui si sta parlando e non condividere troppo
    • tenere un profilo basso per non diventare un target
  1. Valutare i rischi potenziali di un viaggio in un paese poco tollerante: questo si applica sia per la comunità LGBTQ+ che per le donne per esempio. E’ legittimo fare domande e accertarsi di avere una rete di supporto dietro nel caso succedesse qualcosa.
  2. Rimanere sempre connessi: valutare di avere dispositivi per connettersi a internet esterni, in modo di assicurarsi di poter accedere a qualsiasi servizio di comunicazione nel caso ci fosse qualche urgenza.
  3. Social engagement: alcune testimonianze fanno presente come sia di assoluta importanza cercare di informarsi, per esempio, su quali app di dating utilizzare in determinati paesi perché alcune non sono sicure.

Duty of care vs travel risk management

La definizione di duty of care, come anticipato prima, è l’obbligo legale di ricercare e implementare strategie che possano mitigare il rischio del viaggiatore durante le trasferte.

L’insieme dei processi e delle metodologie con cui questi rischi vengono controllati, e di conseguenza la duty of care rispettata, è rinchiuso in un documento chiamato travel risk management policy.

Di fatto, però, il duty of care è anche parte dell’insieme delle potenziali aree dove si può incorrere in qualche rischio quindi per poter sapere come comportarsi c’è bisogno di fare uno studio per valutare il rischio specifico per ogni area presa in considerazione.

Cosa può fare BizAway per il tuo duty of care?

Nella piattaforma di BizAway potrai trovare una mappa dinamica, grazie alla partnership con Riskline, che ti fornisce informazioni su dove si trovano e quali lavoratori sono in viaggio, in caso di necessità.
I viaggiatori riceveranno anche degli alert in tempo reale se si dovessero trovare in situazioni di rischio.

Inoltre BizAway ti offre supporto 24/7 per qualsiasi necessità.

In conclusione

Il duty of care è quindi l’insieme di tutti i comportamenti che deve avere il datore di lavoro per tutelare i suoi dipendenti in ogni situazione.
Questa policy deve quindi essere chiara e comprensibile ai lavoratori per far valere i loro diritti nel caso dovesse succedere qualcosa di sconveniente.