Indennità di trasferta? Diaria? Piè di lista?
Spesso quando si tratta l’argomento dei viaggi di lavoro e di come funziona il rimborso spese succede che incappiamo in vari termini che vengono usati impropriamente.

Prima di spiegare come funzionano i rimborsi spese delle trasferte facciamo un po’ di chiarezza.

Il rimborso spese è quel rimborso che viene dato al dipendente per le spese fatte durante la trasferta di lavoro.

Le trasferte sono quel tipo di viaggi di lavoro dove temporaneamente si viene spostati in una sede diversa da quelli in cui si opera abitualmente.
A differenza del trasferimento, che invece indica un cambiamento definitivo della propria sede di lavoro.

Ecco le caratteristiche principali che identificano una trasferta:

  • l’esigenza occasionale di spostamento da parte del lavoratore per necessità aziendali 
  • la permanenza temporanea in una sede di lavoro che non è quella usuale 

Con il cambiamento temporaneo della sede di lavoro anche il pagamento delle ore viene effettuato in maniera diversa.
Infatti il lavoratore, in certi casi, oltre alla paga mensile può ricevere anche una indennità di trasferta, ovvero una retribuzione aggiuntiva che viene pagata al dipendente che va in trasferta per il disagio causato dallo spostamento provvisorio (e soggetta a tassazione).

Questo termine può essere confuso e usato come sinonimo di diaria, che invece riguarda il rimborso forfettario, quindi un importo che viene rimborsato a forfait (Ne parliamo nel dettaglio qui)

Le condizioni che consentono questo tipo di pagamento sono:

  • Presenza di un CCNL
  • Temporaneità della trasferta
  • Svolgimento della stessa mansione ma in un luogo che non è la propria sede di lavoro
  • Rientro nella sede di lavoro

Ma come viene rimborsato il lavoratore?

Vediamo quali sono i vari tipi di rimborso:

  1. Rimborso forfettario 
  2. Rimborso analitico o piè’ di lista 
  3. Rimborso misto
  4. Rimborso chilometrico
  5. Rimborso spese per professionisti

1. Rimborso forfettario o diaria

Il rimborso forfettario, o diaria, è dal punto di vista amministrativo è il sistema di rimborso più rapido perché viene erogato indipendentemente dalle spese che vengono effettuate: infatti l’importo minimo viene stabilito dal CCNL mentre quello massimo viene deciso dal datore di lavoro.
Di conseguenza questo tipo di rimborso vale sia se il lavoratore effettua una trasferta di più giorni sia se si sposta solo per qualche ora.


Questo rimborso non prevede la presentazione della documentazione delle spese, essendo forfettario ma è possibile percepire il rimborso delle spese di viaggio e trasporto, se regolarmente giustificate, e queste non sono soggette a tassazione.

Nel caso, invece, in cui vengano approvati i rimborsi di altre spese di viaggio extra, queste verranno tassate.

C’è però una differenza di tassazione in base al luogo dove si sposta il lavoratore:

  • le trasferte all’interno del proprio comune sono interamente tassate 
  • le trasferte extracomunali, invece, non sono tassate fino all’importo di
  • 46,48€ al giorno per le trasferte extracomunali
  • 77,46€ al giorno per le trasferte estere

Al di sopra di questi importi il rimborso diventerà imponibile, cioè verrà quindi tassato. L’azienda invece può detrarre l’importo senza limiti. 

2. Rimborso analitico o piè di lista

Il rimborso analitico, o piè di lista, consente il rimborso delle spese effettive effettuate dal dipendente durante una trasferta (questo rimborso non rientra nel reddito imponibile del lavoratore)
Il lavoratore ha però l’obbligo di presentare una nota spese (leggi la nostra guida sulle note spesa qui) e tutta la documentazione giustificativa delle spese di vitto e alloggio, viaggio e trasporto.
Con documentazione giustificativa si intendono fatture, ricevute e scontrini ma anche biglietti nominativi, ricevute o biglietti anonimi.
Assieme a questo rimborso è possibile percepire anche un’indennità di trasferta, come ricompensa per il disagio causato al lavoratore per lo spostamento temporaneo del suo lavoro in una sede non abituale.

Come il rimborso forfettario, qualsiasi spesa effettuata all’interno del proprio comune è tassata direttamente in busta paga (sono escluse solo le spese di viaggio e trasporto che sono esenti da tasse)

Per quanto riguarda le trasferte extra-comunali, non vengono tassate in busta paga le seguenti spese:

  • spese di viaggio, trasporto, vitto e alloggio, senza limiti di importo
  • ulteriori spese extra fino ad un importo limite di:
  • 15,49€ al giorno per le trasferte extracomunali in Italia
  • 25,83€ al giorno per le trasferte estere

Il rimborso a piè’ di lista, a differenza di quello forfettario, stabilisce alcuni limiti alla deducibilità del rimborso e cambia a seconda del tipo di spese (per vitto e alloggio o trasporto).

3. Rimborso spese misto

Il rimborso spese misto non è nient’altro che una soluzione intermedia tra il rimborso forfettario e il piè di lista, consiste nel rimborso analitico delle spese di vitto e alloggio e la percezione di una diaria.

Proprio come il rimborso analitico il lavoratore deve presentare una nota spese con relativa documentazione.
Per quanto riguarda le trasferte fuori comune la tassazione varia in base alle spese che vengono rimborsate.
Se non è previsto il rimborso né di vitto né di alloggio 

  • 46,48€ al giorno per le trasferte extracomunali in Italia
  • 77,46€ al giorno per le trasferte all’estero 

Se è previsto il rimborso o di vitto o di alloggio

  • 30,99€ al giorno per le trasferte extracomunali in Italia
  • 51,65€ al giorno per le trasferte all’estero

Se è previsto il rimborso sia di vitto che di alloggio

  • 15,49€ al giorno per le trasferte extracomunali in Italia
  • 25,82€ al giorno per le trasferte all’estero
  • Le spese di vitto e alloggio sono interamente detraibili
  • i rimborsi viaggio e trasporto sono interamente detraibili (solo se documentati)
  • Le spese extra sono interamente tassate 

Come per il rimborso forfettario, con questo tipo di rimborso l’azienda non è soggetta a tassazione sull’intero importo.

4. Rimborso per liberi professionisti

Quando un libero professionista si trova ad effettuare una trasferta per svolgere un lavoro per un’azienda, le spese sono a carico dell’azienda.
Il lavoratore può fatturare le spese direttamente all’azienda oppure anticiparle chiedendo poi il rimborso.

La legge stabilisce che le spese che riguardano vitto e alloggio pagate direttamente dall’azienda non costituiscono un compenso per il lavoratore e quindi non formano reddito autonomo e il professionista non paga le tasse.

Nel caso in cui le spese siano sostenute dall’azienda:

  • le fatture vanno fatte a nome dell’azienda
  • l’azienda potrà detrarre i costi secondo le normative
  • il professionista non deve dichiarare nulla poiché queste spese non fanno reddito per lui

Nel caso in cui sia il professionista ad anticipare le spese, egli fattura a nome suo tutte le spese di vitto e alloggio e poi nella fattura finale all’azienda inserisce queste spese però in questo caso dovrà pagare le tasse anche sulle somme ricevute come rimborso.
Anche nel caso dei lavoratori professionisti possiamo suddividere i rimborsi in:

  • Rimborso forfettario – questo tipo di rimborso va concordato anticipatamente con l’azienda e non richiede la presentazione di nessuna documentazione. Le spese saranno deducibili nel limite di 75% e per un ammontare non superiore al 2% dei compensi percepiti durante l’anno.
  • Rimborso analitico – in questo caso, le spese sono interamente deducibili ma richiedono la conservazione di tutta la documentazione necessaria

Tutte le spese fanno parte del compenso del professionista, prevedono il calcolo di ritenuta d’acconto, sono soggette alla rivalsa previdenziale e sono imponibili di iva.

5. Rimborso chilometrico

Il rimborso chilometrico è un rimborso che viene dato a dipendenti, collaboratori, amministratori o soci che si recano in trasferta utilizzando la propria macchina o una a noleggio.
E’ una somma che viene calcolata in base a precisi criteri e viene inserita direttamente nella busta paga del lavoratore.
Ecco cosa ti serve avere per calcolare il tuo rimborso chilometrico:

  • le tabelle ACI che puoi trovare qui
  • tipo di veicolo
  • modello e serie del veicolo
  • tipo di alimentazione della macchina (benzina, gpl, diesel, ibrida, ecc)

Per avere l’importo esatto basterà moltiplicare il costo chilometrico indicato nella tabella per il numero di km dichiarati ed inseriti nella tabella di richiesta dell’indennità.
Puoi approfondire sul rimborso chilometrico qui

6. Come BizAway semplifica i tuoi rimborsi

Grazie alla gestione semplificata dei viaggi di lavoro tramite la sua piattaforma, BizAway risolve il problema dei rimborsi ai dipendenti.

Per esempio, puoi inserire i flussi di approvazione così i tuoi dipendenti potranno prenotare il loro volo/hotel/treno a scelta ma sarai tu ad approvare il viaggio.
Tutte le spese di viaggio saranno controllate e gestite da te, pagate con la carta aziendale e con la possibilità di impostare dei tetti massimi di prezzo.

Questo semplificherà (o addirittura quasi eliminerà) il processo di rimborso perché verrà tutto direttamente pagato dall’azienda ma scelto dal lavoratore.

Per approfondire:

https://www.soldo.com/it-it/gestione-spese-di-trasferta/gestione-spese-di-trasferta-diarie-e-indennita-di-trasferta/
https://www.n2f.com/blog/it/diarie-indennita-di-trasferta-differenze/
https://www.captio.net/it/blog/indennita-di-trasferta-o-rimborso-spese-ecco-le-differenze
https://www.n2f.com/blog/it/diarie-indennita-di-trasferta-differenze/
https://www.dipendentincloud.it/guida-rimborso-spese/rimborso-forfettario/
https://www.dipendentincloud.it/guida-rimborso-spese/rimborso-pie-di-lista-analitico/
https://www.captio.net/it/blog/rimborsi-spese-dipendenti-gestirli-e-velocizzarli
https://www.dipendentincloud.it/guida-rimborso-spese/rimborso-misto/
https://www.dipendentincloud.it/guida-rimborso-spese/liberi-professionisti/
https://www.dipendentincloud.it/guida-rimborso-spese/rimborso-chilometrico/