La política de viajes de la empresa, es el documento que reúne todas las directrices de la gestión de los business travel, sobre todo en lo que se refiere a la gestión de los costes, definiendo lo que se puede y no se puede reservar, los procedimientos de aprobación, los gastos que paga la empresa y lo que se debe reembolsar al empleado en los viajes de negocios. La política de viajes no se limita a las reservas, sino que es muy personalizada y requiere un acuerdo común entre los distintos departamentos de la misma empresa para que se elabore de forma clara y sensata.   Suele afectar al gestor de viajes -es decir, a una persona elegida que se ocupa exclusivamente de la organización de los viajes-, a la dirección y a los recursos humanos.

¿Para qué sirve la política de viajes?

Como ya se ha mencionado, la política de viajes es un documento necesario no sólo para la correcta organización y el éxito de un viaje de negocios, sino también para la gestión de los costes de la empresa. Definiendo ciertas reglas de costes y organización, es posible calcular con relativa precisión cuánto se gastará en los viajes de negocios. Por lo tanto, no utilizarlo puede aumentar, de manera significativa, los costes predeterminados y repercutir en el presupuesto de la empresa, además de ralentizar todas las prácticas relacionadas con los viajes de empresa.  

La travel policy incluye diferentes tipos de reglamentos, uno para cada uno de los diferentes elementos que entran en juego dentro del mismo viaje. 

Dentro de esto podemos encontrar:

  • La política de coches, que se ocupa del trayecto hasta el aeropuerto del viajero. 
  • La política de seguridad, que se ocupa de la seguridad del viajero y del lugar del viaje
  • La política de reembolso, que puede cubrir los viajes en taxi o las dietas
  • La política del duty of care policy que se refiere al deber de diligencia del empresario hacia sus empleados.
  • La política de la Travel Risk Management, que se ocupa de los riesgos a los que pueden enfrentarse los viajeros durante sus desplazamientos

¿Cómo debe redactarse una política de viajes?

En primer lugar, es importante que el lenguaje sea claro y eficaz, porque muy a menudo son difíciles de entender. Son demasiado burocráticos y no se simplifican con el uso de la tecnología (que podría, por ejemplo, hacerlos más fáciles de utilizar). 

Estos puntos deben tenerse siempre presentes:

  • La información relativa al alojamiento, las comidas y el kilometraje debe ser fácil de entender y recordar.
  • Los detalles relativos a la entrega de reclamaciones de gastos y a quién dirigirse en caso de problemas deben quedar claros para que nadie tenga dudas sobre qué hacer cuando se produzca una situación de este tipo.
  • También debe especificarse, de forma inequívoca, todo lo relativo a los gastos excepcionales e imprevistos o la forma de actuar cuando se lleva a un cliente a comer o cenar.
  • El viajero también quiere sentirse seguro, por lo que incluir un seguro de viaje o el reembolso de los gastos médicos puede ser una forma de hacerle sentir cómodo.

¿Cuáles son las directrices que hay que tener en cuenta para una política de viajes adecuada?

Una buena política de viajes adecuada debe:

  • Estar al día, y si ya tienes una, es importante revisarla y mantenerla actualizada constantemente. 
  • Decidir las prioridades; la política de viajes debe contener todo lo que los viajeros necesitan y deben saber.
  • No hay que confundir a los viajeros; ser claro para no encontrarse con imprevistos es muy importante para el correcto uso de la póliza de viaje.
  • Reducir el trabajo del departamento de administración; una política de viajes clara y explicativa permitirá al viajero saber qué hacer cuando necesite recibir reembolsos, simplificando el trabajo del departamento de administración. 
  • Cuida los detalles; explica exactamente cuál es el procedimiento para presentar las reclamaciones de gastos, qué hay que hacer y qué no hay que hacer en caso de imprevistos.
  • Sistematizar el control de los gastos; tener la posibilidad de hacer un seguimiento de todo puede ser una gran ayuda para controlar los costes.
  • Hacer que el viajero esté contento de viajar; el bienestar del viajero también es importante para que el viaje sea una experiencia gratificante.

¿Qué debe contener una travel policy y cómo se debe estructurar?

Para que una travel policy sea eficaz, debe contener todo lo que un viajero necesita saber sobre los viajes de negocios en general:

  • Gestión de costes.
  • Normas de conducta para los viajeros.
  • Acuerdos de reembolso. 
  • Directrices de viaje (referencia al medio de transporte, la clase y la estructura de la estancia).

En concreto:

  • Cómo se reservan los viajes y cuál es el proceso de aprobación.
  • Los costes máximos de los viajes en avión y la antelación con la que deben reservarse.
  • Preferencia de uso del transporte público.
  • Costes máximos de los billetes de tren.
  • Directrices para el uso del vehículo y el reembolso del combustible.
  • Directrices para el alquiler de coches.
  • Qué cubre y qué no cubre las dietas del viaje.
  • ¿Cómo se gestionan los gastos de representación de los clientes (cenas, comidas, regalos…)?
  • Cómo funciona el proceso de reembolso: qué se puede y qué no se puede reembolsar.
  • Cómo funcionan las actividades de ocio: cómo se gestionan y qué se incluye en el reembolso.

Las buenas prácticas para una travel policy eficiente

  1. Todas las reservas en un solo lugar
Con el uso de plataformas de reservas automatizadas para tus viajes de negocios (como BizAway), todo el proceso de comprobación de los horarios de tus viajes de negocios y todo lo relacionado con ellos será más cómoda y se simplificará.  

Veamos juntos algunas de las ventajas:

  • Control total del presupuesto que se gasta.
  • Posibilidad de clasificar por departamentos para obtener informes más completos.
  • Resumen de gastos en una única factura mensual.
  • Supresión del reembolso a los empleados (todos los gastos se harán a través de tarjetas de crédito de la empresa).
  • Saber exactamente qué empleados viajan.
  • Posibilidad de controlar a tus viajeros si se encuentran en zonas donde se ha producido una catástrofe natural o cualquier otra emergencia.
  • Las opciones de reserva de los viajeros ya están sujetas a la política de viajes.

  1. Convierte tu travel policy en un recurso
Tratar tu política de viajes como una lista de normas no es muy productivo, pero si se trata como un recurso, tus viajeros sabrán dónde encontrar lo que buscan.  

A continuación, una lista de la información que necesitarán los viajeros:

  • Qué viajes pueden reservar ellos mismos
  • Cómo obtener ayuda para tus viajes.
  • Política de viajes.
  • Cómo actuar en situaciones de emergencia.
  • Qué gastos se consideran no reembolsables.
  • Cómo funcionan las devoluciones.

  1. Automatiza tu travel policy
Como se ha mencionado anteriormente, una lista de normas puede aburrir al viajero, pero el uso de una plataforma automatizada para reservar viajes simplificará este problema. Estableciendo algunas reglas automatizadas, los viajeros sólo podrán reservar dónde y cómo lo hayas aprobado previamente.

De hecho, sólo con la aprobación del gestor de viajes, o de quien sea, el viajero podrá completar la reserva.

  1. Utiliza una herramienta de reserva que tus viajeros aprecien
Una plataforma fácil de entender y utilizar es esencial para evitar que los viajeros pierdan tiempo en las reservas, ya que de lo contrario, no la utilizarán. Debes ofrecer un cómodo y amplio archivo de lugares y precios, pero también tener una interfaz amigable, de lo contrario, puede que reserven en otro lado. 

  1. Habilitar las reservas de coches
Las autoreservas, es decir, las reservas realizadas directamente por el viajero, son convenientes para todos los departamentos:    

  • Para la administración – ya no es necesario gestionar las solicitudes de cada viajero y pueden dirigirse directamente a la plataforma de reservas.
  • Para los viajeros – pueden reservar de forma independiente, pero siguiendo la política de viajes establecida.

La plantilla para una travel policy de empresa

Además de tener en cuenta todos los aspectos mencionados en los otros párrafos, hay otros dos aspectos que deben quedar claros antes de redactar una política de viajes:

  • La gestión de los viajes; ¿cuánta autonomía se da a los viajeros? o ¿podrán reservar ellos mismos sus viajes?
  • El nivel de rigidez; ¿quieres dejar que los viajeros decidan su propio viaje o quieres que se les pida la aprobación?, ¿quieres permitir gastos fuera de la política de viajes pero que se te notifiquen?

Sabemos lo difícil que puede ser redactar una travel policy, así que te hemos preparado una plantilla para facilitarte la vida. Descarga la plantilla para tu política de viajes

Aspectos positivos de una travel policy

Aunque pueda parecer muy aburrido, una política de viajes tiene muchos aspectos positivos, tanto para el viajero como para la empresa. Aquí un ejemplo de ello.

Para los viajeros:

  • Puedes reservar tus propios viajes, pero con directrices.
  • Los viajeros están más seguros porque se conocen sus movimientos
  • y facilita la reserva de viajes

Para la empresa:

  • Control de gastos.
  • Evita los problemas causados por el pago anticipado de los gastos y las solicitudes de reembolso.

Cómo aplicar la travel policy de la empresa

Aplicar la travel policy no es siempre fácil. A menudo, los empleados optan por reservar habitaciones de mayor precio por comodidad o reservan a través de sitios web conocidos en lugar de hacerlo a través de una agencia para ahorrar dinero.

La dificultad para aplicar la política de viajes puede deberse a varias razones, como que la travel policy esté desfasada, la falta de comunicación entre departamentos o las dificultades para reservar a través de la plataforma.  

Es muy importante hacer un seguimiento de quiénes reservan fuera de la política de viajes para entender si el problema es de ésta o de los empleados. 

¿Qué puede hacer BizAway por tu travel policy?

Aquí es donde entra en juego la comodidad de reservar a través de plataformas de business travel. Disponer de un sistema de gestión de viajes permite a tus empleados elegir el itinerario y el alojamiento que prefieran dentro del presupuesto que hayas establecido.

Esto simplifica muchos procesos engorrosos, como llamar a la agencia para reservar un viaje o revisar todas las preferencias con un agente de viajes, lo que puede dar lugar a que se decidan a reservar a través de un sitio con el que están familiarizados porque reservan sus vacaciones allí.

Reservar a través de una plataforma es mucho más sencillo y permite gestionar también los procesos administrativos y financieros. Por ejemplo, esto es lo que te ofrece BizAway:

  • Interfaz clara – podrás reservar fácilmente tu viaje y además tener una serie de características que pueden serte útiles como las que a continuación se mostrarán.
  • Amplia gama de opcione – cuantas más opciones haya, más contento estará el viajero de reservar a través de la plataforma y evitará buscar soluciones en otros lugares.
  • Asistencia 24/7 – nuestra plataforma ofrece asistencia multilingüe 24/7 para todas tus necesidades.
  • Sin reembolsos – con la automatización de estos procesos, el empleado ya no tendrá que reservar por su cuenta.
    • Configuración de la travel policy – BizAway ofrece una serie de opciones personalizable para las políticas de viaje, como la capacidad de establecer límites que son visibles para el viajero como alertas/directrices en el momento de la reserva o como solicitudes que necesitan aprobación (los llamados flujos de aprobación). Veámoslo en detalle:
  1. Hotel Puedes establecer límites para:
  • Precio máximo por noche y persona
  • Límite de estrellas del hotel
  • Mínimo de días antes del check-in
  • Precio máximo por noche por ubicación

  1. Vuelos Puedes establecer límites para:

  • Precio máximo por viaje y por persona
  • Reserva mínima antes de la salida
  • Clase máxima de viaje permitida
  • Duración mínima por clase de viaje
  • Precio máximo por duración
  • Tarifa máxima por periodo en el itinerario

  1. Tren
Puedes establecer limitaciones para:

  • Precio máximo por viaje y por persona
  • Anticipo mínimo antes de la salida
  • Tarifa máxima por periodo en el itinerario

4. Alquiler de coches Puedes establecer límites para:

  • Precio máximo de alquiler por día
  • Con un mínimo de días de antelación antes de la recogida

Una plataforma automatizada te permitirá racionalizar tu política de viajes, centrándose, por ejemplo, en la forma de tratar a los clientes (cenas, regalos, etc.), el reembolso de las comidas o el reembolso de los taxis y el transporte en general).

En conclusión

Una travel policy debe ser clara y detallada, sin complicaciones burocráticas, ya que debe ser una herramienta que simplifique todos los procesos de un viaje de negocios para el empleado y la empresa.

Para ayudarte, puedes descargarte nuestra plantilla de política de viajes aquí, a la vez que te recomendamos considerar la posibilidad de adoptar una plataforma dedicada a los viajes de negocios como lo es BizAway.