¿Qué hace el gestor de viajes/travel manager?

El gestor de viajes, o también conocido como travel manager es la figura de una empresa que se encarga de organizar los viajes de negocios.

Suele estar en grandes empresas que viajan mucho, debido a los altos costes que hay que gestionar. Sin embargo, en las empresas más pequeñas, suele ser la secretaria de dirección o recursos humanos.

¿Qué hace el travel manager? 

El travel manager debe ser capaz de organizar viajes de negocios manteniendo los gastos de la empresa bajo control. Veamos las principales tareas del gestor de viajes:

  1. Organizar el viaje de trabajo

La principal tarea de un gestor de viajes es organizar los viajes de negocios, asegurarse de que el empleado llega a su destino y de que todo está preparado para recibirlo en el viaje. Esto significa que el gestor de viajes, si no tiene una agencia de viajes o una plataforma de gestión de viajes de referencia, tiene que encargarse de reservar o supervisar cada reserva que haga el empleado como por ejemplo, el hotel, el vuelo, cualquier transporte y toda la documentación que conlleva.

  1. Travel policy 

El gestor de viajes es el responsable de redactar la política de viajes (más información al respecto aquí), asegurarse de que se cumpla y actualizarla constantemente. Por lo tanto, es importante recoger las opiniones de los viajeros para mantener la política de viajes actualizada y garantizar que se siga sin que haya ningún malentendido. Además de la política de viajes, el gestor de viajes también es responsable de elaborar la política de la travel risk management (ver aquí):

Asistencia al viajero  

Una de las tareas del travel manager es ocuparse de cualquier problema que los viajeros puedan encontrar durante su viaje, actuando como intermediario entre las dos partes.

  1. Presupuesto e informes

El gestor de viajes se encarga de gestionar los gastos y la organización de los viajes, pero también de buscar acuerdos para mejorar la calidad y el precio de los servicios, ya sea con proveedores o con agencias de viajes. En cuanto a los gastos y los informes, una de sus tareas es calcular el rendimiento de todos los viajes de los empleados.

  1. Burocracia

El travel manager es responsable de supervisar todos los viajes de negocios y comprobar que todos los documentos necesarios están en orden desde el punto de vista legal y administrativo.

  1. Organizar las visitas a los clientes  

Las tareas del gestor de viajes también incluyen la organización de cenas o visitas de clientes.

¿Qué habilidades debe tener un travel manager?

  • Buena capacidad de organización.
  • Buena capacidad de diálogo.
  • Buena capacidad de negociación.
  • Buen conocimiento del sector de los viajes, especialmente de los viajes de negocios.
  • Conocimientos de economía y administración de empresas.
  • Buen conocimiento de los programas informáticos del sector de los viajes.
  • Competencias técnicas y profesionales. 

¿Por qué un travel manager es importante?

Los gastos de viajes corporativos son uno de los mayores costes dentro de una empresa, contar con una figura que controle constantemente estos gastos puede ayudar a la empresa a realizar grandes ahorros. Además, tener una figura establecida a cargo de la organización de los viajes evitará la sobrecarga de los departamentos.

Diferencia entre travel manager y mobility manager

A menudo se confunden los puestos de travel manager y mobility manager o no se entiende bien la diferencia. Como ya hemos mencionado, el travel manager o gestor de viajes se encarga de la organización de los viajes de negocios, tanto nacionales como internacionales, mientras que el mobility manager o gestor de movilidad, que puede ser un director de empresa o de área, es el que se encarga de elaborar el plan de viajes desde el domicilio habitual hasta el trabajo de los empleados de su empresa con el objetivo de reducir el uso de los medios de transporte individuales y organizar los horarios para limitar los atascos. La figura del mobility manager se introdujo en 1997, cuando se firmó el pacto de Kioto para la reducción de las emisiones contaminantes.

A causa de la pandemia, la introducción del smartworking  por parte de muchas empresas y al intento de reducir la circulación en horas punta para evitar los atascos, el puesto de mobility manager se ha convertido obligatorio para las empresas y administraciones públicas con más de 100 empleados ubicadas en ciudades grandes con una población de más de 50.000 habitantes.   

Estos itinerarios deben presentarse antes del 31 de diciembre de cada año y, además de contribuir a mejorar la calidad del aire, permite a la empresa reducir costes y desplazamientos. Las tareas del mobility manager consisten en analizar la demanda de movilidad de los empleados, realizar un análisis de la oferta de transporte e identificar posibles estrategias para fomentar los desplazamientos sostenibles. Todas estas tareas se llevan a cabo tras un cuidadoso análisis del escenario territorial.

¿Cómo puede BizAway ayudar a tu travel manager?  

El uso de una plataforma de gestión de viajes automatizada puede facilitar mucho el trabajo del gestor de viajes y, en consecuencia, ahorrar dinero a su empresa. Con BizAway, tus viajeros pueden reservar de forma independiente porque la política de viajes se establece directamente a través de la plataforma, fijando los flujos de aprobación, los límites de gasto y muchas otras reglas. Esto también es muy ventajoso por el lado del reembolso: con la reserva automatizada el empleado puede hacer la reserva por sí mismo a través de la plataforma utilizando las tarjetas de crédito de la empresa, esto significa que no tendrá que obtener ningún reembolso (excepto algunos gastos extra o reembolso de kilometraje) por lo que el cobro de esas reservas será un proceso más rápido de lo habitual. Puede disfrutar de un ahorro de costes de más del 20% y de un servicio de asistencia 24/7. Además, gracias a nuestra asociación con Riskline, ¡la gestión del riesgo en los viajes también está bajo control! Dentro de la plataforma hay un mapa dinámico en el que se puede ver dónde están los viajeros en tiempo real y, si están en una situación de riesgo, recibirán automáticamente una alerta.

Conclusión

El travel manager es, por lo tanto, la figura dentro de una empresa que tiene la tarea de organizar los viajes de la empresa, redactar la política de viajes pero, sobre todo, mantener los costes de los viajes bajo control para que la empresa ahorre dinero a la vez que proporciona comodidad al empleado.