¿Qué es la travel risk management?

La política de la travel risk management en los viajes consiste en evaluar y gestionar los riesgos a los que pueden enfrentarse los empleados cuando viajan por trabajo.

Debe contener orientaciones sobre las evaluaciones de riesgos en los viajes, pero también sobre el duty of care, es decir, la responsabilidad de la empresa de cuidar a sus empleados. (Más información sobre esto aquí)

¿Quién elabora una política de gestión de riesgos en los viajes?

La política de la travel risk management es redactada por el travel manager o el responsable de seguridad. En ausencia de estas dos figuras, es responsabilidad del departamento administrativo o de recursos humanos.

¿Qué es la evaluación de riesgos en los viajes?

La evaluación de riesgos en los viajes  tiene como objetivo identificar los riesgos a los que puede enfrentarse un viajero, teniendo en cuenta las diferencias geopolíticas o socioeconómicas de cada país donde se realiza el viaje. Entre ellas se encuentran:

  • Riesgos de viaje:
    • El jet lag, la dificultad de movilidad después de estar sentado durante muchas horas, el mareo en el aire o en el mar.
    • Servicio de transfer, dónde te alojas, el tipo de alojamiento, etc.
    • Duración del viaje en base al tiempo de exposición a los riesgos, riesgos relacionados con el clima o las estaciones del año. 
  • Riesgos para la persona: el estado de salud de cada uno, vacunas y posibles efectos secundarios, enfermedades transmisibles. 
  • Riesgos en el destino: como guerras, atentados terroristas, barrios o zonas conflictivas. 
  • Seguridad de las mujeres: o de los miembros de la comunidad LGBTI cuando viajan
  • Características geofísicas: clima, estaciones, altitud, ciudad o zona rural.
  • Edad, sexo, nacionalidad, si se viaja solo o en pareja, nivel de percepción del riesgo

Una investigación oportuna, así como una comunicación adecuada de los riesgos, pueden dar al viajero una visión clara de lo que puede encontrar y, por tanto, tranquilizarlo. Esto debe hacerse con antelación, antes de que el viajero inicie su viaje, para poder analizar todos los factores de riesgo que puedan encontrarse.

¿Cuándo debe realizarse la evaluación de riesgos en los viajes?

En primer lugar, es necesario realizar este trámite con suficiente antelación a la salida del viaje para poder analizar con detalle todos los posibles riesgos (incluida la situación médica del viajero):

En algunos casos no es necesario realizar una evaluación del riesgo en el viaje, como por ejemplo

  • Vuelos a un destino recurrente: si se trata de un destino al que el viajero va con frecuencia y, por tanto, lo conoce, no es necesario realizar la evaluación de riesgos, siempre que no haya habido previamente cambios importantes en los escenarios políticos, geofísicos, etc.
  • Vuelos nacionales: siempre hay que tener en cuenta la ubicación, pero si el viajero va del aeropuerto a la oficina, no será necesario evaluar riesgos mayores. Es bueno considerarlo, por ejemplo, cuando el viaje dura varios días.
  • Viaje de última hora: este caso se encuentra en un punto intermedio, siempre es importante evaluar el lugar, pero al tratarse de un viaje de última hora lo más probable es que se realice una evaluación de riesgos rápida y no una detallada debido a la poca antelación.

¿Cuáles son los riesgos que hay que tener en cuenta?

  • Cuestiones políticas;
  • Zonas sísmicas, propensas a los tsunamis o cualquier otra catástrofe medioambiental potencial;
  • Preocupación por la seguridad y/o inestabilidad socioeconómica;
  • Riesgo de enfermedades transmisibles;
  • Diferentes condiciones sanitarias;
  • Requisitos de acceso (especialmente ahora con el Covid-19).

¿Qué riesgos hay que tener en cuenta para las mujeres y la comunidad LGBTI?

Cuando se trata de una mujer que viaja por trabajo, es necesario tener en cuenta aspectos que no suelen preocupar a los hombres, como por ejemplo:  

  • Agresión sexual y acoso;
  • Robo de objetos personales.

De hecho, en lo que respecta a esta categoría, la evaluación de riesgos debe realizarse de forma más profunda teniendo en cuenta:

  • Las costumbres y leyes locales del país al que se viaja;
  • Cómo se considera el papel de la mujer en la sociedad del país de destino;
  • Condiciones físicas y de salud;
  • Seguridad.

En los países de origen islámico, ciertos comportamientos o costumbres muy normales de las mujeres en nuestra sociedad no se toleran e incluso pueden considerarse ilegales.

Por lo tanto, es crucial que se lleve a cabo una evaluación de riesgos exhaustiva para garantizar que no se subestime nada. Las encuestas de Sap Concur y Wakefield Research presentan el siguiente análisis:

  • El 77% (más de dos de cada cuatro mujeres) ha sufrido acoso o maltrato durante sus viajes;
  • Se les preguntó si viajaban con su marido (42%);
  • Son ignoradas por los empleados (38%);
  • Reciben comentarios inapropiados mientras trabajan (31%).

Según la ILGA World (asociación de lesbianas, gays, transexuales e intersexuales) todavía hay, al menos, 70 países en el mundo donde las relaciones entre personas del mismo sexo están penalizadas, principalmente en Asia y Oriente Medio.

Cuando un viajero perteneciente a esta comunidad es enviado a un viaje de negocios hay aspectos que hay que tener en cuenta:

  • La actitud de la sociedad hacia los homosexuales;
  • Índices de delincuencia racista;
  • Protestas a favor de la igualdad jurídica;
  • Algunos alojamientos no aceptan a las personas homosexuales;
  • Falta de acceso a determinados servicios;
  • Riesgo de acoso por parte de las autoridades.

Muy a menudo estas personas no han salido oficialmente del armario, por lo que podría ser una buena idea incluir este tipo de problemas en la política, especificando los riesgos, las soluciones, a quién dirigirse en caso de dudas (también sería conveniente tener una persona dentro de la empresa que sea sensible a estos temas y a la que la gente pueda dirigirse sin sentirse en peligro y sin tener miedo) para tener ya casi todas las respuestas en la mano sin tener que declarar su orientación si no se siente segura. 

Ayuda al viajero 

La política en cuestión debe indicar quién es el responsable, dentro la empresa, en el caso de que suceda algo o a quién dirigirse si hay cualquier accidente.     

Por ello, debe haber una sección en la que se incluyan los números de teléfono y los contactos de emergencia, la forma en que los viajeros deben notificar los accidentes y la forma en qué la empresa tratará estos accidentes.  

¿Cómo formar a los empleados?

Es importante que los viajeros estén bien informados de los riesgos que pueden encontrar en cualquier viaje, pero sobre todo que los conozcan.  

La empresa debe realizar cursos de formación y educación sobre riesgos para verificar que sus empleados, además de estar preparados para salir de viaje, también lo están para resolver cualquier inconveniente.

Como ya se ha mencionado, la formación de las empleadas y del colectivo LGBTI debe tratarse con un enfoque diferente. Los aspectos importantes a evaluar son:

  • Planificación previa al viaje;
  • Planificación de la comunicación;
  • Seguridad del transporte y del alojamiento;
  • Situaciones médicas
  • Gestión de crisis

¿Qué puede hacer BizAway por tu política de la travel risk management?

En la plataforma de BizAway encontrarás un mapa dinámico, gracias a la asociación con Riskline, que proporciona información sobre dónde están y qué trabajadores están viajando, en caso de necesidad. Los viajeros también recibirán alertas en tiempo real si se encuentran en una situación de riesgo.  

Conclusión

La política de la travel risk management es un documento en el que se pueden encontrar todas las posibles evaluaciones de riesgos calculadas en función del destino del viaje de negocios, además de con información detallada sobre las obligaciones del empresario en interés de los empleados.