Qu’est ce qu’un travel manager et que fait-il?

Le travel manager est la personne qui, dans une entreprise, est chargée d’organiser les voyages d’affaires.

On le trouve principalement dans les grandes entreprises qui voyagent beaucoup, en raison des coûts élevés à gérer. Toutefois, dans les petites entreprises, il s’agit généralement du secrétaire de direction ou des ressources humaines.

Que fait le travel manager?

Le travel manager doit être capable d’organiser des voyages d’affaires tout en maîtrisant les dépenses de l’entreprise. Examinons les principales tâches du travel manager:

  1. Organiser des voyages d’affaires  

La principale tâche d’un travel manager est d’organiser les voyages d’affaires, de s’assurer que le salarié arrive à destination et que tout est en place pour l’accueillir pendant son voyage.  Cela signifie que le travel manager, s’il ne dispose pas d’une agence de voyages ou d’une plateforme de gestion de voyages de référence, doit se charger de réserver (ou de superviser l’employé qui le fera lui-même) l’hôtel, le vol et tout transport et toute la documentation qui va avec.

  1. Travel policy 

Le travel manager est chargé de rédiger la politique de voyage (plus d’informations à ce sujet ici), de veiller à ce qu’elle soit respectée et constamment mise à jour. Il est donc important de recueillir les réactions des voyageurs afin de maintenir la politique de voyage à jour et de s’assurer qu’elle est suivie sans malentendu. En plus de la politique de voyage, le travel manager est également responsable de l’élaboration de la politique de gestion des risques liés aux voyages (voir ici). 

Assistance aux voyageurs  

L’une des tâches du travel manager est de traiter les problèmes que les voyageurs peuvent rencontrer pendant leur voyage, en agissant comme un intermédiaire entre les deux parties.

  1. Budget et rapports  

Le travel manager est chargé de gérer les dépenses et l’organisation des voyages, mais aussi de trouver des accords pour une meilleure qualité et un meilleur prix des services, que ce soit avec les fournisseurs ou les agences de voyage. En ce qui concerne les dépenses et les rapports, l’une de ses tâches consiste à calculer le retour sur investissement de tous les voyages des employés.  

  1. Administratif  

Le travel manager est chargé de superviser tous les voyages d’affaires et de vérifier que tous les documents nécessaires sont en ordre d’un point de vue juridique et administratif.

  1. Organiser les visites des clients  

Les tâches du travel manager comprennent également l’organisation de dîners ou de visites de clients.

Quelles sont les compétences que doit posséder un gestionnaire de voyages?

  • Bon sens de l’organisation
  • Bonne capacité de dialogue
  • Bonne capacité de négociation 
  • Bonne connaissance du secteur des voyages, notamment des voyages d’affaires
  • Compétences en économie et en gestion d’entreprise 
  • Bonne connaissance des logiciels du secteur du voyage
  • Compétences techniques et professionnelles

Pourquoi le gestionnaire de voyages est-il important?

Les frais de voyage d’affaires sont l’un des coûts les plus importants au sein d’une entreprise. Le fait d’avoir une personne qui surveille constamment ces dépenses peut aider l’entreprise à faire de grandes économies. En outre, le fait de confier l’organisation des voyages à une personne bien établie évitera de surcharger les départements.

Différence entre travel manager et mobility manager

Souvent, les postes de travel manager et de mobility manager sont confondus ou la différence n’est pas bien comprise. Comme nous l’avons déjà évoqué, le travel manager est en charge de l’organisation des déplacements professionnels, qu’ils soient nationaux ou internationaux, le mobility manager, qui peut être un chef d’entreprise ou de secteur, est en revanche celui qui est chargé d’élaborer le plan de déplacement domicile-travail (PDM) des salariés de son entreprise dans le but de réduire l’utilisation des moyens de transport individuels et d’organiser les horaires pour limiter les embouteillages. La figure du mobility manager a été introduite en 1997 lors de la signature du pacte de Kyoto pour la réduction des émissions polluantes.  

En raison de la pandémie, de l’introduction conséquente du smart working par de nombreuses entreprises et de la tentative de réduire les circulations aux heures de pointe pour éviter les pics de trafic, ce poste est devenu obligatoire pour les entreprises et les administrations publiques comptant plus de 100 employés par unité locale située dans une capitale régionale, une capitale provinciale, des villes métropolitaines ou des municipalités de plus de 50 000 habitants (selon le décret du 12 mai 2021)  

Le PDM doit être soumis avant le 31 décembre de chaque année. En plus de contribuer à l’amélioration de la qualité de l’air, il permet également à l’entreprise de réduire ses coûts et ses déplacements. Les tâches du mobility manager sont d’analyser la demande de mobilité des employés, d’effectuer une analyse de l’offre de transport, d’identifier les stratégies possibles pour encourager les déplacements durables. Toutes ces tâches sont évidemment réalisées après une analyse minutieuse du scénario territorial.

Comment BizAway peut-il aider votre gestionnaire de voyages?

L’utilisation d’une plateforme automatisée de gestion des voyages peut faciliter le travail du gestionnaire de voyages et, par conséquent, permettre à votre entreprise de réaliser des économies. Avec BizAway, vos voyageurs peuvent réserver de manière indépendante car la travel policy est définie directement via la plateforme, en fixant des flux d’approbation, des limites de dépenses et de nombreuses autres règles. Ceci est également très avantageux du point de vue du remboursement : avec la réservation automatisée, le travailleur peut effectuer lui-même la réservation par le biais de la plateforme en utilisant les cartes de crédit de l’entreprise, ce qui signifie qu’il n’aura pas à obtenir de remboursement (à l’exception de certaines dépenses supplémentaires ou du remboursement du kilométrage), de sorte que la collecte de la documentation sera certainement un processus plus rapide que d’habitude. Vous pouvez bénéficier d’une réduction des coûts de plus de 20 % et d’un service d’assistance 24/7. De plus, grâce à notre partenariat avec Riskline, la gestion des risques liés aux voyages est également maîtrisée! La plateforme comprend une carte dynamique qui vous permet de voir où se trouvent vos voyageurs en temps réel. S’ils se trouvent dans une situation à risque, ils recevront automatiquement une alerte.

Conclusion

Le travel manager est donc la personne qui, au sein d’une entreprise, a pour mission d’organiser les voyages d’affaires, de rédiger la politique de voyage mais surtout de maîtriser les coûts des voyages afin de faire économiser de l’argent à l’entreprise tout en assurant le confort du salarié.