Qu’est-ce que le travel risk management?

La politique de travel risk management dans les voyages consiste à évaluer et gérer les risques auxquels les employés pourraient être confrontés lors des voyages pour le travail.

Elle doit contenir des informations sur l’évaluation des risques des voyages, mais aussi sur le duty of care, c’est-à-dire la responsabilité de l’entreprise de faire attention à ses employés. Trouvez plus d’informations ici.

Qui élabore une politique de gestion des risques de voyage ?

La politique de travel risk management est rédigée par le travel manager ou le responsable de sécurité.  En l’absence de ces deux figures, c’est la responsabilité du département administratif ou des ressources humaines.

Qu’est ce que l’évaluation des risques de voyage ?

L’évaluation des risques de voyage a deux objectifs, identifier les risques que les voyageurs pourraient rencontrer, en prenant en compte les différences géopolitiques ou socio-économiques de chaque pays où se réalise le voyage. Parmis elles on y trouve:

  • Risques de voyage:
    • Le jet lag, la difficulté de mobilité après être resté assis durant plusieurs heures, le mal de l’air ou de mer.
    • Services de transfert, oú se loger, le type de logement, etc.
    • Durée du voyage en fonction du temps d’exposition aux risques, risques liés au climat ou aux saisons.
  • Risque pour les personnes: l’état de santé de chacun, vaccins et possibles effets secondaires, maladies transmissibles.
  • Risques dans les destinations comme la guerre, les attentats terroristes, quartier ou zones de conflits.
  • Sécurité des femmes ou des membres de la communauté LGBTI lors des voyages.
  • Caractéristiques géographiques: climat, saison, altitude, ville ou zone rurale.
  • Age, sexe, nationalité, si vous voyagez seul ou en binome, niveau de perception du risque.

Une enquête au moment opportun, ainsi qu’une communication adaptée des risques peuvent donner au voyageur une vision claire de ce qu’ils pourraient rencontrer et donc, avoir l’esprit tranquille. Cela doit se faire à l’avance, avant que le voyageur commence son voyage, pour pouvoir analyser tous les facteurs de risque qu’il pourrait rencontrer.  

Quand doit-on réaliser l’évaluation des risques du voyage?

En premier lieu, il est nécessaire de réaliser cette procédure avec suffisamment d’avance par rapport à la date du départ pour pouvoir analyser en détail tous les risques possibles (dont la situation médicale du voyageur).

Dans certains cas il n’est pas nécessaire de réaliser une évaluation des risques, comme par exemple:

  • Vols vers une destination récurrente: s’il s’agit d’une destination où le voyageur se rend fréquemment et donc, ils sont connus, il n’est pas nécessaire de réaliser une évaluation des risques, à condition qu’il n’y ait pas eu auparavant de changements majeurs dans les scénarios politiques, géophysiques, etc.
  • Vols nationaux: la localisation doit toujours être prise en compte, mais si le voyageur va de l’aéroport au bureau, il ne sera pas nécessaire d’évaluer les risques. il est bon de les considérer, par exemple, quand le voyage dure plusieurs jours.
  • Voyage de dernière minute: Il est toujours important d’évaluer l’endroit, mais comme il s’agit d’un voyage de dernière minute, il est probable qu’il s’agisse d’une évaluation rapide des risques plutôt que d’une évaluation détaillée en raison du court préavis.

Quels sont les risques à prendre en considération?

  • Problèmes politiques;
  • Zones sismiques, prédisposition aux tsunamis ou autre catastrophe naturelle possible;
  • Préoccupation pour la sécurité et/ou instabilité politique;
  • Risque de maladies transmissibles;
  • Différentes conditions sanitaires;
  • Conditions d’accès (particulièrement maintenant avec la Covid-19).

Quels risques y’a-t-il à prendre en considération pour les femmes et la communauté LGBTI?

Quand il s’agit d’une femme lors du voyage, il est nécessaire de tenir compte d’aspects dont nous n’avons pas l’habitude de nous préaucuper pour les hommes, comme par exemple:

  • Agression sexuelle et harcèlement;
  • Vol d’objets personnels.

De fait, dans cette rubrique, l’évaluation des risques doit se réaliser en profondeur en prenant en compte:

  • Les coutumes et les lois du pays où vous voyagez;
  • Comment est considéré le rôle de la femme dans la société du pays de destination;
  • Conditions physiques et de santé;
  • Sécurité

Dans les pays d’origine islamique, certains comportements ou coutumes normaux pour les femmes dans notre société ne sont pas tolérés et peuvent même être considérés comme illégaux.  

Donc il est crucial de mener à bien une évaluation exhaustive des risques pour garantir que rien n’a été oublié. Les enquêtes de Sap Concur et Wakefield Research présentent l’analyse suivante:

  • 77% (plus de deux femmes sur quatre) ont été victimes de harcèlement ou de maltraitance durant leurs voyages;
  • Se sont vues demandées si elles voyageaient avec leur mari (42%);
  • Ont été ignorées par les employés (38%);
  • Ont reçu des commentaires inappropriés au travail (31%)

Selon la ILGA World (association de lesbiennes, gays, transgenres et intersexes) il y a encore, au moins, 70 pays dans le monde où les relations entre personnes du même sexe sont punies, principalement en Asie et au Moyen-Orient.

Quand un voyageur appartenant à cette communauté est envoyé en voyage d’affaire il y a des aspects à prendre en compte:

  • L’attitude de la société envers les homosexuels;
  • Indices de délinquance raciste;
  • Manifestations pour l’égalité juridique;
  • Certains logements qui n’acceptent pas les personnes homosexuelles;
  • Manque d’accès à certains services;
  • Risque de harcèlement de la part des autorités

Souvent, ces personnes ne sont pas officiellement sorties du placard, c’est pourquoi il pourrait être une bonne idée d’inclure ce type de problèmes dans la politique, en spécifiant les risques, les solutions, à qui se référer en cas de doutes (il serait également utile de disposer d’une personne au sein de l’entreprise qui soit sensible à ces questions et à laquelle les gens peuvent s’adresser sans se sentir en danger et sans avoir peur) pour avoir déjà presque toutes les réponses en main sans avoir à déclarer son orientation s’il ne se sent pas rassuré.

Aide au voyage

La politique en question doit indiquer qui est le responsable au sein de l’entreprise, dans le cas où il se passerait quelque chose ou à qui se référer en cas d’incident.    

Pour cela, il faut inclure une section dans laquelle se trouve les numéros de téléphone et les contacts d’urgence, la manière dont les voyageurs doivent notifier les incidents et la façon dont l’entreprise traite ces incidents.

Comment former les employés?

Il est important que les voyageurs soient bien informés des risques encourus en quelconque voyage, mais par-dessus tout qu’ils les connaissent.   

Les entreprises doivent réaliser des cours de formation et de sensibilisation aux risques pour s’assurer que leurs employés soient prêts à partir en voyage, mais aussi à faire face à tout désagrément.

Comme nous l’avons mentionné, la formation des employées et des membres de la communauté LGBTI doit être traitée avec une procédure différente. Les aspects importants à évaluer sont:

  • Planification anticipée des voyages;
  • Planification de la communication;
  • Sécurité des transports et du logement;
  • Situations médicales;
  • Gestion de crise 

Que peut faire BizAway pour votre politique de travel risk management?

Sur la plateforme BizAway vous trouverez une carte dynamique, grâce à l’association avec Riskline, qui fournit des informations sur la localisation et quels employés voyagent en cas de besoin. Les voyageurs reçoivent également des alertes en temps réel s’ils rencontrent une situation à risque.  

Conclusion

La politique de travel risk management est un document dans lequel vous pouvez trouver toutes les évaluations des risques potentiels calculés en fonction de la destination, de plus il y a des informations détaillées sur les obligations de l’employeur envers leurs employés.