La politique de voyage de l’entreprise est le document qui rassemble toutes les directives relatives à la gestion des voyages d’affaires, notamment en ce qui concerne la gestion des coûts, la définition de ce qui peut et ne peut pas être réservé, les procédures d’approbation, les dépenses prises en charge par l’entreprise et celles qui doivent être remboursées au salarié pour ses déplacements professionnels. La politique de voyage ne se limite pas aux réservations, elle est très personnalisée et nécessite un accord commun entre les différents départements d’une même entreprise pour être élaborée de manière claire et sensée.   Elle implique généralement le gestionnaire de voyages – c’est-à-dire une personne élue qui s’occupe exclusivement de l’organisation des voyages – la direction et les ressources humaines.

Pourquoi suivre une politique de voyages?

Comme déjà mentionné, la politique de voyage est un document nécessaire non seulement pour la bonne organisation et la réussite d’un voyage d’affaires, mais aussi pour la gestion des coûts de l’entreprise. En définissant certaines règles de coûts et d’organisation, il est possible de calculer de manière relativement précise le montant qui sera dépensé pour les voyages d’affaires. Par conséquent, ne pas l’utiliser peut augmenter considérablement les coûts prédéterminés et l’impact sur le budget de l’entreprise, ainsi que ralentir toutes les pratiques liées aux voyages d’affaires.  

La politique de voyage comprend différents types de règlements, un pour chacun des différents éléments qui entrent en jeu au cours d’un même voyage. 

La politique de voyage comprend:

  • La politique de voitures, qui s’occupe des trajets du voyageur jusqu’à l’aéroport.
  • La politique de sécurité, qui s’occupe de la sécurité du voyageur et du lieu du voyage.
  • La politique de remboursement, qui peut couvrir les voyages en taxi ou les repas.
  • La politique du duty of care policy qui se réfère au devoir d’attention de l’employeur envers ses employés.
  • La politique de la Travel Risk Management, qui s’occupe des risques auxquels les voyageurs pourraient être confrontés au cours du voyage.  

Comment doit-on la rédiger?

Tout d’abord, il est important que le langage soit clair et efficace, car très souvent ils sont difficiles à comprendre. Elles sont trop bureaucratiques et ne sont pas simplifiées par l’utilisation de la technologie (qui pourrait, par exemple, les rendre plus conviviales). 

Ces points doivent toujours être respectés:

  • Les informations relatives au logement, les repas et le kilométrage doivent être faciles à comprendre et à retenir.
  • Les détails relatifs à la demande de réclamation des dépenses et à qui se référer en cas de problèmes qui doivent être clarifiés afin que personne n’ait de doutes sur quoi faire quand il se produit une situation de ce type.
  • Elle doit également spécifier, de façon non équivoque, tout ce qui concerne les dépenses exceptionnelles et imprévues ou la façon de procéder lorsque vous déjeunez ou dînez avec un client.
  • Les voyageurs veulent aussi se sentir en sécurité. L’inclusion d’une assurance voyage ou le remboursement des frais médicaux peut donc être un moyen de les mettre à l’aise.  

Quelles sont les directives à prendre en compte pour une politique de voyage adéquate?

Une bonne politique de voyage doit:

  • Être à jour, il est important de la réviser si besoin et de la maintenir actualisée constamment.
  • Décider des priorités; la politique de voyage doit contenir tout ce dont les voyageurs ont besoin et doivent savoir.
  • Ne doit pas porter à confusion, être claire pour ne pas se retrouver avec des imprévus est très important pour l’usage correct de la politique de voyage.
  • Réduire le travail du service administratif; une politique de voyage claire et explicative permettra au voyageur de savoir ce qu’il doit faire lorsqu’il a besoin d’être remboursé, ce qui simplifiera le travail du service administratif. 
  • Occupez-vous des détails; expliquez exactement la procédure à suivre pour soumettre des demandes de remboursement de frais, ce qu’il faut faire et ne pas faire en cas d’imprévu.
  • Systématiser le contrôle des dépenses; avoir la possibilité de garder une trace de tout peut être d’une grande aide pour contrôler les coûts.
  • Rendre le voyageur heureux de voyager; le bien-être du voyageur est également important pour faire du voyage une expérience enrichissante.

Que doit contenir une politique de voyage et comment doit-elle être structurée?

Pour qu’une politique de voyage soit efficace, elle doit contenir tout ce qu’un voyageur doit savoir sur les voyages d’affaires en général:

  • Gestion des coûts.
  • Règles de conduite des voyageurs.
  • Accord de remboursement.
  • Directives de voyage (référence au moyen de transport, au type et à la structure du séjour).

Concrètement:

  • Comment les voyages sont réservés et quel est le processus d’approbation.
  • Les coûts maximaux des voyages en avion et le temps nécessaire pour les réserver.
  • Préférence pour l’utilisation des transports publics.
  • Coût maximal des billets de train.
  • Lignes directrices pour l’utilisation de la voiture et le remboursement du carburant.
  • Directives pour la location de voitures.
  • Ce qui est et n’est pas couvert par l’indemnité de voyage.
  • Comment sont traitées les dépenses de divertissement des clients (dîners, déjeuners, cadeaux, etc.)
  • Comment fonctionne le processus de remboursement : ce qui peut et ne peut pas être remboursé.
  • Le fonctionnement des activités de loisirs : comment elles sont gérées et ce qui est inclus dans le remboursement.

Les bonnes pratiques pour une travel policy efficace

  1. Toutes les réservations en lieu
Grâce à l’utilisation de plateformes de réservation automatisées pour vos voyages d’affaires (telles que BizAway), l’ensemble du processus de vérification des horaires de vos voyages d’affaires et tout ce qui s’y rapporte sera plus pratique et simplifié.

Examinons ensemble certains de ces avantages:

  • Contrôle total du budget dépensé
  • Possibilité de trier par département pour un rapport plus complet.
  • Résumé des dépenses sur une seule facture mensuelle.
  • Suppression du remboursement des employés (toutes les dépenses seront effectuées par le biais des cartes de crédit de l’entreprise).
  • Savoir exactement quels sont les employés qui voyagent.
  • Possibilité de surveiller vos voyageurs s’ils se trouvent dans des zones où il y a eu une catastrophe naturelle ou une autre urgence.
  • Les options de réservation pour les voyageurs sont déjà soumises à la politique de voyage

  1. Faites de votre politique de voyage une ressourceTraiter votre politique de voyage comme une liste de règles n’est pas très productif, mais si vous la traitez comme une ressource, vos voyageurs sauront où trouver ce qu’ils cherchent.
 

Voici une liste des informations dont les voyageurs auront besoin:

  • Les voyages qu’ils peuvent réserver eux-mêmes.
  • Comment obtenir de l’aide pour vos voyages.
  • Politique de voyage.
  • Comment agir dans les situations d’urgence.
  • Quelles dépenses sont considérées comme non remboursables.
  • Comment fonctionnent les remboursements.

  1. Automatisez votre travel policy
Comme mentionné ci-dessus, une liste de règles peut ennuyer le voyageur, mais l’utilisation d’une plateforme automatisée pour réserver des voyages simplifiera ce problème. En mettant en place des règles automatisées, les voyageurs ne pourront réserver que là où et comme vous l’avez approuvé au préalable.  

En fait, ce n’est qu’avec l’approbation du gestionnaire de voyages, ou de toute autre personne, que le voyageur pourra effectuer sa réservation.

  1. Utilisez un outil de réservation que vos voyageur apprécient
Une plateforme facile à comprendre et à utiliser est essentielle pour éviter que les voyageurs ne perdent du temps à effectuer des réservations, sinon ils ne l’utiliseront pas. Vous devez proposer des archives pratiques et complètes sur les lieux et les prix, mais aussi avoir une interface conviviale, sinon ils risquent de réserver ailleurs. 

  1. Permettre l’auto-réservation
Les auto-réservations, c’est-à-dire les réservations effectuées directement par le voyageur, sont pratiques pour tous les services:

  • Pour l’administration : il n’est plus nécessaire de gérer les demandes de chaque voyageur et ils peuvent se rendre directement sur la plateforme de réservation.
  • Pour les voyageurs : ils peuvent réserver de manière indépendante, tout en respectant la politique de voyage établie.

Le modèle de politique de voyages d’entreprise

Outre la prise en compte de tous les aspects mentionnés dans les autres paragraphes, deux autres aspects doivent être clarifiés avant de rédiger une politique de voyage:

  • Gestion des voyages: quel degré d’autonomie est accordé aux voyageurs, ou pourront-ils réserver eux-mêmes leurs voyages?
  • Le niveau de rigidité; voulez-vous laisser les voyageurs décider de leurs propres déplacements ou voulez-vous qu’on leur demande une approbation, voulez-vous autoriser les dépenses en dehors de la politique de voyage mais en être informé?

Nous savons combien il peut être difficile de rédiger une politique de voyage, c’est pourquoi nous avons préparé un modèle pour vous faciliter la vie. Téléchargez le modèle de votre politique de voyage.  

Aspects positifs d’une travel policy

Aussi ennuyeux que cela puisse paraître, une politique de voyage présente de nombreux aspects positifs, tant pour le voyageur que pour l’entreprise. Voici un exemple.

Pour les voyageurs:

  • Vous pouvez réserver vos propres voyages, mais avec des directives.
  • Les voyageurs sont plus en sécurité car leurs déplacements sont connus et il est
  • plus facile de réserver des voyages.

Pour l’entreprise:

  • Contrôle des coûts.
  • Évitez les problèmes causés par le prépaiement des dépenses et les demandes de remboursement.

Comment appliquer la travel policy de l’entreprise?

L’application de la politique de voyage n’est pas toujours facile. Souvent, les employés choisissent de réserver des chambres plus chères par commodité ou de réserver sur des sites Web populaires plutôt que par l’intermédiaire d’une agence pour économiser de l’argent.

Les difficultés de mise en œuvre de la politique en matière de voyages peuvent être dues à un certain nombre de raisons, telles qu’une politique en matière de voyages dépassée, un manque de communication entre les départements ou des difficultés à effectuer des réservations via la plateforme.

Il est très important de savoir qui réserve en dehors de la politique de voyage pour comprendre si le problème vient de la politique de voyage ou des employés. En effectuant un suivi, vous pourrez déterminer si le problème est lié à des dépenses supplémentaires mais nécessaires (telles que les réservations de dernière minute ou le stockage des bagages pendant les événements) ou à des dépenses moins nécessaires, comme le choix d’un hébergement dans des hôtels plus étoilés.

Que peut faire BizAway pour votre travel policy?

C’est là que la commodité de la réservation par le biais de plateformes de voyages d’affaires entre en jeu. La mise en place d’un système de gestion des voyages permet à vos employés de choisir leur itinéraire et leur hébergement préférés dans le cadre du budget que vous avez fixé.  

Cela simplifie de nombreux processus fastidieux, comme le fait d’appeler l’agence pour réserver un voyage ou de passer en revue toutes les préférences avec un agent de voyage, ce qui peut les amener à décider de réserver sur un site qu’ils connaissent bien parce qu’ils y réservent leurs vacances.

La réservation par le biais d’une plateforme est beaucoup plus simple et vous permet de gérer également les processus administratifs et financiers. Par exemple, voici ce que vous propose BizAway:

  • Interface claire – vous pouvez facilement réserver votre voyage et disposez également d’un certain nombre de fonctionnalités qui peuvent vous être utiles, comme celles ci-dessous.
  • Large éventail d’options – plus les options sont nombreuses, plus le voyageur sera heureux de réserver via la plateforme et évitera de chercher des solutions ailleurs.
  • Assistance 24/7 – notre plateforme offre une assistance multilingue 24/7 pour tous vos besoins.
  • Aucun remboursement – avec l’automatisation de ces processus, l’employé ne doit plus faire de réservation par lui-même.
  • Paramètres de la politique de voyage – les paramètres vous permettent de définir votre propre politique de voyage afin que vos voyageurs soient obligés de la respecter ou même de demander une autorisation de voyage. Vous pouvez définir des limites de réservation et fixer le prix maximum par nuit et par personne. Limites d’étoiles des hôtels, jours d’avance avant l’enregistrement, prix maximum par nuit selon l’emplacement, prix maximum par voyage et par personne (voyage en avion), classe de voyage maximum autorisée, jours d’avance minimum avant la prise en charge (location de voiture), demandes spécifiques pour les voyages en groupe, etc.
    1. Hôtel Vous pouvez établir des limites par:
  • Prix maximum par nuit et par personne
  • Limite du nombre d’étoiles de l’hôtel
  • Minimum de jours avant le check-in
  • Prix maximal par nuit et par emplacement

  1. Vols Vous pouvez établir des limites par:

  • Prix maximum par voyage et par personnes
  • Réservation minimale avant le départ
  • Classe maximale de voyage autorisée
  • Durée minimale par classe de voyage
  • Prix maximum par durée
  • Prix maximum par période dans l’itinéraire

  1. Train
Vous pouvez établir des limites par :

  • Prix maximum par voyage et par personnes
  • Nombre de jours minimums avant le départ
  • Prix maximum par période dans l’itinéraire

  1. Location de voitures Vous pouvez établir des limites par:

  • Prix maximum de location par jour
  • Avec un minimum de jours avant la collecte du véhicule

Une plateforme automatisée vous permettra de rationaliser votre politique de voyage, en se concentrant sur les points suivants, par exemple, la façon de se comporter avec les clients (dîners, cadeaux, etc.), le remboursement des repas ou le remboursement des taxis et des transports en général.

En conclusion

Une politique de voyage doit être claire et détaillée, sans complications bureaucratiques, car elle doit être un outil qui simplifie tous les processus liés aux voyages d’affaires pour le salarié et l’entreprise.

Pour vous aider, vous pouvez télécharger notre modèle de politique de voyage ici, et nous vous recommandons d’envisager l’adoption d’une plateforme dédiée aux voyages d’affaires telle que BizAway.