A travel policy, or corporate travel policy, is the document that brings together all the guidelines of business travel management, particularly regarding cost management, defining what can and cannot be booked, the approval procedures and what is paid for by the company and what must be reimbursed to the employee on business trips. The travel policy is not just about bookings, it is highly customised and requires a common understanding between different departments within the same company to make it clear and meaningful.   It usually concerns the travel manager – i.e. a chosen person who deals exclusively with travel arrangements – management and human resources.

What is a travel policy for?

As already mentioned, the travel policy is a necessary document not only for the correct organisation and success of a business trip, but also for the management of company costs. By defining certain cost and organisational rules, it is possible to calculate with relative precision how much will be spent on business trips. Consequently, a failure to use this can significantly increase the predetermined costs and have repercussions on the company’s budget, as well as slowing down all practices related to company travel.

A travel policy includes different types of regulations, one for each of the different elements that come into play within the same trip.

Within this we can find:

  • la car policy, quella che si occupa del tragitto fino all’aeroporto del viaggiatore.
  • la safety policy, che si occupa della sicurezza del viaggiatore e del posto in cui si viaggia.
  • la normativa di rimborso, ovvero quella che può riguardare i viaggi in taxi o le diarie.
  • la duty of care policy che riguarda il dovere di diligenza del lavoratore verso i suoi dipendenti.
  • la travel risk management policy, la policy dedicata ai rischi in cui possono incorrere i viaggiatori durante i loro viaggi.

How should a travel policy be written? 

First of all, it is important that the language is clear and effective because very often they are difficult to understand, are too bureaucratic and are not simplified by the use of technology (which could, for example, make them more user-friendly).     

These points should always be kept in mind:

  • Le informazioni riguardanti gli alloggi, pasti e chilometraggio devono essere facili da comprendere e ricordare.
  • Le specifiche riguardanti la consegna delle note spesa e a chi rivolgersi in caso di problemi devono essere chiarite in modo che nessuno possa avere dubbi su come muoversi ogni qualvolta ci sia una situazione di questo tipo.
  • Deve inoltre essere specificato in modo non fraintendibile tutto quello che riguarda spese eccezionali e non previste oppure come comportarsi quando si porta un cliente a pranzo o a cena.
  • Inoltre, un viaggiatore vuole anche sentirsi al sicuro quindi, includere delle polizze di viaggio o dei rimborsi per spese mediche può essere un modo per farlo sentire tranquillo.

What are the guidelines to be considered for a proper travel policy? 

A good travel policy should:

  • Essere sempre aggiornata; se ne hai già una, è importante rivederla e tenerla costantemente aggiornata.
  • Decidere le priorità; la travel policy deve contenere tutto ciò che serve e ciò che è indispensabile per i viaggiatori conoscere.
  • Non creare confusioni nei viaggiatori; essere chiari per non incorrere in imprevisti è molto importante per un corretto utilizzo della travel policy.
  • Ridurre il lavoro per l’Amministrazione; una travel policy chiara ed esplicativa consentirà al viaggiatore di sapere cosa deve fare quando deve percepire dei rimborsi, semplificando il lavoro alle risorse del reparto amministrativo.
  • Essere dettagliata; spiega esattamente qual è la procedura da seguire per la consegna delle note spesa, come fare e come comportarsi in caso di imprevisti.
  • Sistematizzare il controllo delle spese; avere la possibilità di tenere tutto tracciato può essere di grande aiuto per il controllo dei costi.
  • Rendere il viaggiatore contento di viaggiare; anche il benessere del viaggiatore è importante per rendere il viaggio un’esperienza che sia anche gratificante.

What should a Travel Policy contain and how should it be structured?

To be effective a Travel Policy must contain everything a traveller needs to know about business travel in general:

  • la gestione dei costi
  • le norme di comportamento da parte dei viaggiatori
  • le modalità di rimborso
  • le direttive sui viaggi (riferimento al mezzo del viaggio, alla classe e alla struttura del soggiorno)

Specifically:

  • come vengono prenotati i viaggi e qual è il processo di approvazione
  • costi massimi di viaggio in aereo e con quale anticipo devono essere prenotati
  • preferenza d’uso per i mezzi pubblici
  • costi massimi per biglietti dei treni 
  • guidelines per l’utilizzo di veicoli e rimborso del carburante
  • guidelines per il noleggio delle auto
  • cosa viene coperto e cosa no dalla diaria di viaggio
  • come vengono gestite le spese che riguardano l’intrattenimento dei clienti (cene, pranzi, regali..)
  • come funziona il processo di rimborso: cosa può essere rimborsato e cosa no
  • eventuale funzionamento delle attività “bleisure”: come vengono gestite e cosa viene incluso nel rimborso

Best practices for an efficient travel policy

  1. All bookings in one place
With the use of automated booking platforms for your business travel (such as Bizaway), the whole process of checking your business travel schedules and everything related to them will be more convenient and simplified.  

Let’s look at some of the advantages together:

  • Controllo completo del budget che viene speso
  • Possibilità di categorizzare in base ai dipartimenti per poter avere dei report più completi 
  • Riassunto delle spese in un’unica fatturazione mensile
  • Abolizione del rimborso ai dipendenti (tutte le spese verranno effettuate tramite carte di credito aziendali)
  • Possibilità di sapere esattamente quali dipendenti sono in viaggio
  • Possibilità di monitorare i tuoi viaggiatori se si trovano in aree dove ci sono stati disastri naturali o da qualsiasi altra emergenza
  • Le scelte di prenotazione dei viaggiatori sono già soggette alla travel policy

  1. Turning your travel policy into a resource
Treating the travel policy as a list of rules is not very productive, but if it is treated as a resource your travellers will know where to find what they are looking for.

Here is a list of information your travellers will need:

  • quali viaggi possono prenotare in autonomia
  •  come ricevere assistenza per i propri viaggi
  •  polizze di viaggio
  •  come comportarsi in situazioni di emergenza
  •  quali spese non sono considerate rimborsabili
  •  come funzionano i rimborsi

  1. Automate your travel policy 
As we mentioned above a list of rules can bore the traveller but using an automated platform for booking trips will simplify this problem. By setting up a few automated rules, travellers will only be able to book where and how they have already been approved.  

In fact, only with the approval of the travel manager, or whoever, will the traveller be able to complete the booking.

  1. Use a booking tool that your travellers appreciate
A platform that is easy to understand and use is essential to avoid wasting time on bookings by your travellers, otherwise they won’t use it. It must offer a convenient and extensive archive of places and prices but also have a nice interface. If there is no appreciation on this part there remains the possibility that they will continue to book elsewhere.

  1. Enabling car reservations
Self-bookings, i.e. bookings made directly by the traveller, are convenient for all departments:

  • All’amministrazione – non c’è più necessità di gestire le richieste di ogni viaggiatore e possono essere direttamente direzionati alla piattaforma di prenotazione.
  • Ai viaggiatori – possono prenotare indipendentemente come vogliono ma seguendo la travel policy impostata.

The template for a corporate travel policy  

In addition to taking into account all the aspects mentioned in the other paragraphs, there are two other aspects that should be clear before drawing up a travel policy:

  • la gestione dei viaggi; quanta autonomia viene data ai viaggiatori? potranno prenotare i loro viaggi da soli?
  • il livello di rigidità; se vuoi lasciare i viaggiatori a decidere il loro viaggio o vuoi che ti venga chiesta l’approvazione? oppure vuoi concedere spese al di fuori della travel policy ma vuoi essere notificato a riguardo?

We know how difficult it can be to draft a travel policy, so after much research we have prepared a template for you. Download the template for your travel policy.

Positive aspects of a travel policy 

Although it may seem very boring, the travel policy has many positive aspects for both the traveller and the company, such as.

For travellers:

  • possibilità di prenotare da soli i propri viaggi ma con delle linee guida
  • i viaggiatori sono più al sicuro perché si conoscono i loro spostamenti
  • semplifica di molto le prenotazioni dei viaggi

For the company:

  • controllo delle spese
  • evita problemi causati dall’anticipo delle spese e le richieste dei rimborsi

How to enforce the company’s Travel Policy 

Enforcing the travel policy is not always easy. Often employees choose to book higher priced rooms for convenience or book through familiar websites rather than through an agency to save money.

The difficulty in enforcing the travel policy can be caused by a number of reasons, such as the travel policy being out of date, a lack of communication between departments or difficulties in booking through the platform. It is very important to keep track of who is booking outside of the travel policy in order to understand if the problem is with the travel policy or if it is a problem with your employees. By keeping track of this you can determine whether the problem relates to additional but necessary expenses (such as last minute bookings, luggage storage during events) or less necessary ones such as choosing accommodation in higher star hotels.

Asking for feedback from travellers after each business trip can help to understand how a travel policy should be set up – the clearer and simpler it is, the easier it will be for the employee to follow.

What can Bizaway do for your travel policy?

But this is where the convenience of booking through travel business platforms comes in. Having a travel management system allows your employees to choose their preferred itinerary and accommodation within the budget you set.  

This simplifies a lot of cumbersome processes, such as calling the agency to book travel or reviewing all preferences with a travel agent, which can result in them deciding to book through a site they are familiar with because they book their holidays there.

Booking through a platform is much simpler and allows you to manage the administrative and financial processes as well. For example, here’s what BizAway offers you:  

  • Interfaccia chiara – Prenoti facilmente il tuo viaggio e in aggiunta hai una serie di features che ti possono essere utili come:
  • Vasta scelta –  Più scelta c’è, più il viaggiatore sarà contento di prenotare tramite piattaforma ed eviterà di cercare soluzioni altrove.
  • Assistenza 24/7 – la nostra piattaforma ti offre assistenza multilingua 25/7 per ogni esigenza.
  • No rimborso – Con l’automazione di questi processi il dipendente non avrà più bisogno di prenotare di tasca sua.
  • Impostazione della travel policy – BizAway propone una serie di personalizzazioni per le politiche di viaggio come la possibilità di impostare limiti che sono visibili al viaggiatore come alert/linea guida al momento della prenotazione oppure come richieste che hanno bisogno di approvazione (i cosiddetti flussi di approvazione). Vediamole nel dettaglio:
  1. Hotel Puoi impostare limitazioni per:
  • Prezzo massimo per notte a persona
  • Limite di stelle degli hotel
  • Giorni di anticipo minimo prima del check-in
  • Prezzo massimo per notte in base al luogo

2. Airline flights You can set limitations for:

  • Prezzo massimo per viaggio a persona
  • Anticipo minimo di prenotazione prima della partenza
  • Massima classe di viaggio consentita
  • Minima durata per classe di viaggio
  • Massimo prezzo per durata
  • Tariffa massima per periodo sull’itinerario

3. Trains You can set limitations for:

  • Prezzo massimo per viaggio a persona
  • Anticipo minimo prima della partenza
  • Tariffa massima per periodo sull’itinerario

4. Car rental You can set limits for:

  • Prezzo massimo di noleggio al giorno
  • Giorni di anticipo minimo prima del ritiro

An automated platform will allow you to streamline the travel policy, focusing for example on how to deal with customers (dinners, gifts, etc.), reimbursement of meals or reimbursement of taxis and transport in general.

To sum it up

A travel policy should be clear and detailed without bureaucratic complications, as it should be a tool to simplify all the processes of a business trip for the employee and the company.

To help you, you can download our travel policy template here and we recommend that you consider adopting a dedicated business travel platform such as Bizaway.