La scelta tra una Online Travel Agency e una Travel Management Company per gestire, prenotare e rendicontare i viaggi di lavoro della propria azienda è sempre più importante e strategica. 

Gli ultimi anni hanno infatti evidenziato la necessità d’implementare sempre più rapidamente una digitalizzazione dei processi – come abbiamo visto qui – per efficientare al meglio tutte le voci di spesa e, al contempo, migliorare la gestione di rischi ed emergenze. 

Considerando che il business travel rappresenta la seconda voce di spesa per tantissime aziende, non deve stupire che le prenotazioni di voli, hotel, treni e auto a noleggio siano tra i più ricercati in USA, UK e diversi altri stati (come evidenziato da alcune ricerche svolte da Statista). 

Il processo di digitalizzazione dell’industria travel è iniziato ormai da più di dieci anni, con una forte crescita del mercato travel online in grado, in molti casi, di venire incontro alle nuove esigenze dei consumatori.

A oggi, le due principali opzioni per la prenotazione di un viaggio di lavoro sono:

  • le agenzie travel online note anche come OTA (Online travel agencies)
  • le travel management company (TMC).

Attraverso un’analisi approfondita, esploreremo i pro e i contro di ciascuna opzione, fornendo alle aziende gli strumenti necessari per prendere decisioni informate e strategiche. Che tu stia cercando di ottimizzare i costi, migliorare la gestione dei rischi o semplicemente cercare una soluzione più efficiente per i tuoi viaggi d’affari, questa guida è il punto di partenza ideale.

Che cos’è una Online Travel Agency?

Nell’era digitale, le Online Travel Agencies (OTA) hanno guadagnato una notevole popolarità tra i viaggiatori di tutto il mondo. 
Funzionando come piattaforme online, le OTA offrono la comodità di prenotare una vasta gamma di servizi, che vanno dai voli agli hotel, dai treni alle auto a noleggio. 

Queste piattaforme, rappresentate da giganti del settore come Expedia e Booking, danno ai viaggiatori la libertà di personalizzare ogni aspetto del loro viaggio, garantendo al contempo una vasta scelta e spesso tariffe competitive. 

Tuttavia, è essenziale notare che, pur essendo estremamente versatili, le OTA tendono a offrire un approccio più generalista, concentrando la loro offerta su un’ampia gamma di servizi senza necessariamente focalizzarsi sulle esigenze specifiche dei viaggi aziendali.

Come funziona una Online Travel Agency?

Come funziona una Online Travel Agency?

Le OTA consentono di prenotare viaggi sia per privati che per aziende, quindi sia leisure che business. Possono offrire diversi servizi ma la loro caratteristica principale è l’autonomia di prenotazione e il vantaggio nei costi. Di contro, essendo trasversali, generalmente non offrono servizi specifici magari utili nei viaggi aziendali (come, ad esempio, l’applicazione di travel policy aziendali per gestire le tipologie di prenotazione).

Compagnie aeree, hotel, treni e le agenzie di noleggio auto pagano queste agenzie online per apparire nei loro siti e questo porta loro come vantaggio principale la visibilità che possono dargli.
Per i consumatori invece il vantaggio è l’accesso a una varietà di servizi forniti da diversi provider.

Quali sono i vantaggi rispetto ad un’agenzia di viaggio tradizionale?

Le OTA garantiscono al cliente una serie di servizi e comodità che le agenzie di viaggio tradizionali non forniscono, per esempio:

  • Tariffe competitive: molti viaggiatori sono attratti dalle OTA per le loro tariffe vantaggiose, spesso con opzioni di cancellazione flessibili o gratuite.
  • Feedback dei clienti: le recensioni e le valutazioni degli utenti forniscono preziose informazioni che aiutano nella scelta delle opzioni di viaggio.
  • Programmi Fedeltà: molte OTA offrono programmi di reward che incentivano le prenotazioni ripetute, offrendo sconti o altri vantaggi.
  • Unificazione delle prenotazioni: avere tutte le prenotazioni in un unico posto facilita la gestione e l’organizzazione del viaggio.

Tuttavia, pur offrendo una vasta gamma di vantaggi, è essenziale per le aziende considerare se una soluzione OTA soddisfi appieno le loro esigenze specifiche, soprattutto quando si tratta di viaggi d’affari complessi e specifici requisiti aziendali.

Quali sono le migliori agenzie di viaggio online per il leisure travel?

Online ci sono diverse OTA che si occupano anche di leisure travel. La comodità di utilizzare questi strumenti online sta anche nel fatto di poter confrontare in maniera rapida i prezzi di hotel, voli, ecc.

Vediamo insieme quali sono e quali sono le loro caratteristiche:

Booking.com
Uno dei giganti nel mondo delle prenotazioni alberghiere, offre una vasta gamma di opzioni di alloggio, dalle camere d’hotel ai soggiorni in case e appartamenti.

Expedia
Una soluzione one-stop-shop per i viaggi, che copre voli, hotel, noleggio auto e pacchetti di viaggio.

Lastminute
Come suggerisce il nome, è ideale per prenotazioni last minute, offrendo sconti su voli, hotel e pacchetti di viaggio.

SkyScanner
Una piattaforma di confronto per voli, hotel e noleggio auto, aiuta i viaggiatori a trovare le opzioni più convenienti.

Airbnb
Airbnb non è solo una piattaforma per affittare alloggi, ma offre anche esperienze e, in alcune aree geografiche, prenotazioni di ristoranti.

Tripadvisor
Oltre a fornire recensioni di hotel, ristoranti e attrazioni, Tripadvisor permette anche di prenotare alloggi, voli, crociere, e esperienze.

Trivago
Trivago è conosciuto per il suo motore di ricerca che compara i prezzi degli hotel, ma offre anche la possibilità di prenotare voli e pacchetti vacanza.

Kayak
Kayak è un meta-motore di ricerca che permette di confrontare e prenotare voli, hotel, auto a noleggio e pacchetti vacanza.

Hotels.com
Hotels.com è focalizzato sulla prenotazione di alloggi, ma offre anche pacchetti volo+hotel e prenotazioni di attività in loco.

Orbitz
Orbitz offre una vasta gamma di servizi tra cui prenotazione di voli, hotel, auto a noleggio, crociere e pacchetti vacanza.

Priceline
Priceline offre la possibilità di prenotare voli, hotel, auto a noleggio, crociere e pacchetti vacanza, con la caratteristica opzione di “Nome il tuo prezzo” per ottenere sconti.

Agoda
Agoda è forte nel mercato asiatico e offre prenotazioni di alloggi, voli, e auto a noleggio.

Hopper
Hopper è un’app che aiuta a prevedere i prezzi dei voli e degli hotel, consigliando il momento migliore per prenotare.

Tour Operator online: un’altra dimensione del settore dei viaggi

Nel vasto panorama dei servizi di viaggio, oltre alle OTA e alle TMC, esiste un altro segmento in rapida crescita: i tour operator online. Queste piattaforme, pur essendo differenti dalle agenzie di viaggio tradizionali, offrono una gamma unica di servizi e esperienze, spesso focalizzandosi su pacchetti turistici e itinerari specializzati, sempre nell’ambito leisure.

Ecco alcune delle opzioni più notevoli:

Evvai.com

Evvai.com è specializzato in viaggi turistici in Italia 

  • Possibilità di vedere i punteggi e recensioni di TripAdvisor in ogni soluzione proposta
  • Possibilità di aggiungere un’assicurazione di viaggio alla propria prenotazione
  • Possibilità di prenotare pacchetti All Inclusive sia al mare che in montagna

WeRoad

WeRoad si occupa di viaggi di gruppo in più di 90 destinazioni nel mondo. La loro particolarità è che i viaggi sono totalmente organizzati e includono l’alloggio, trasporti interni/transfer, escursioni e un coordinatore di viaggio che ti seguirà in tutto il viaggio  (il volo è a proprio carico)

  • Viaggio organizzato
  • Alloggio e transfer interni inclusi
  • Compagnia se viaggi da solo
  • Un coordinatore disponibile durante tutta la durata del viaggio

Pirati in viaggio

Pirati in viaggio è un tour operator online che si occupa di viaggi e aiutano mensilmente 20 milioni di utenti a viaggiare verso qualsiasi destinazione.

  • Possibilità di prenotare pacchetti viaggio
  • Possibilità di prenotare viaggi last minute
  • Possibilità di prenotare crociere o viaggi in occasioni speciali come capodanno, periodi natalizi e crociere.

Mentre queste piattaforme sono ottimali per i viaggi turistici e le avventure personali, è importante notare che potrebbero non essere la soluzione ideale per le esigenze specifiche dei viaggi d’affari. 

Agenzie per i viaggi di lavoro: che cos’è una TMC?

Al contrario delle OTA, le Travel Management Company (TMC) sono delle aziende specializzate nella gestione dei business travel. Le TMC si occupano quindi della gestione delle trasferte per le aziende (le abbiamo approfondite qui) e generalmente offrono una serie di strumenti fondamentali per integrarsi nei processi delle aziende.

Se le vuoi approfondire ti rimandiamo all’articolo ma alcune delle particolarità delle TMC sono:

  • prenotazioni delle diverse verticali in maniera autonoma
  • organizzazione logistica di viaggi complessi e/o di gruppo
  • gestione del travel risk management
  • gestione della fatturazione
  • tariffe e soluzioni agevolate
  • assistenza e servizio di business travel consulting 24/7

Quali sono i vantaggi di una Travel Management Company rispetto a un OTA?

Mentre le Online Travel Agencies (OTA) sono note per la loro versatilità e accessibilità, le Travel Management Companies (TMC) rappresentano una soluzione specialistica per le aziende che cercano un approccio più focalizzato alla gestione dei viaggi d’affari. Le TMC sono progettate specificamente per soddisfare le esigenze complesse e dinamiche delle organizzazioni, garantendo che ogni aspetto del viaggio d’affari sia gestito in modo efficiente e conforme alle policy aziendali.

Quali sono i vantaggi di usufruire dei servizi di una TMC?

Ma cosa rende le TMC uniche? Ecco alcune delle loro caratteristiche distintive:

  • Integrazione con i processi aziendali: le TMC spesso offrono strumenti e piattaforme che si integrano perfettamente con i sistemi esistenti di un’azienda, semplificando la prenotazione e la rendicontazione.
  • Soluzioni personalizzate: che si tratti di viaggi individuali o di gruppo, le TMC sono attrezzate per gestire itinerari complessi, tenendo conto delle specifiche esigenze dell’azienda.
  • Gestione dei rischi: la sicurezza dei dipendenti è al primo posto, e molte TMC offrono servizi di gestione del rischio, garantendo che i viaggiatori siano sempre protetti e informati.
  • Supporto continuo: con servizi di assistenza disponibili 24/7, le TMC assicurano che le aziende ricevano il supporto di cui hanno bisogno in ogni momento del viaggio.
  • Tariffe e soluzioni agevolate: grazie ai rapporti consolidati con fornitori e partner, le TMC possono spesso garantire tariffe agevolate e offerte esclusive.

In sintesi, mentre le OTA possono offrire una vasta gamma di servizi adatti a una varietà di viaggiatori, le TMC sono la soluzione ideale per le aziende che cercano un servizio specializzato, focalizzato sulle esigenze specifiche dei viaggi d’affari.

Ma tra le TMC, quale scegliere?

Quali sono le migliori agenzie per il business travel?

Il settore del business travel propone una vasta scelta di TMC tra cui scegliere con alcune differenze molto spesso date dalla loro “data di nascita”. 

Alcune sono infatti veterane come BCD Travel, Uvet Global Business Travel e CWT. Queste sono attive nel settore dei viaggi di lavoro da diversi anni e vantano quindi una buona solidità ed esperienza nel servizio offerto, a cui stanno gradualmente affiancando servizi più innovativi e tecnologici per contribuire alla digitalizzazione e alla riduzione dei processi aziendali.

Dall’altro lato, sono sempre più importanti business travel company innovative come BizAway, in quanto di nuova generazione e costruite direttamente con il digitale al centro di ogni processo, dall’operatività alla proposta commerciale. 

Nel caso di una TMC come BizAway infatti, ci troviamo di fronte a un in-house tool, ovvero una piattaforma realizzata con una tecnologia interna, interamente in cloud e dedicata esclusivamente alla gestione e prenotazione dei viaggi aziendali. Banalmente, questo consente d’intervenire rapidamente nell’individuazione ed eventuale risoluzione di problemi in piattaforma, evitando gravi interruzioni di servizio.

La strutturazione di questo tipo di BizAway a partire dal digitale, permette anche d’incidere sulla trasparenza dei costi del business travel, in quanto, prenotando in autonomia, i costi sono prestabiliti e visualizzabili da subito in base al piano scelto.

Una piattaforma completamente digitale, dà la possibilità di gestire le necessità di ogni reparto aziendale. Ad esempio, l’amministrazione potrà:

  • avere a portata di mano tutti i costi e la fatturazione grazie alla possibilità d’impostare profili di fatturazione e centri di costo.
  • avere la possibilità di scegliere la frequenza di fatturazione se giornaliera, settimanale, bisettimanale o mensile.
  • scaricare dei report in CSV per ogni tipologia di prenotazione.
  • scegliere il metodo di pagamento preferito tra carta di credito, PayPal, bonifico bancario, Amex BTA

Allo stesso modo il travel manager potrà

  • aggiungere campi personalizzabili ad alcune o a tutte le prenotazioni (per esempio, possono essere dei campi personalizzati relativi al dipartimento)
  • impostare le travel policy in modo totalmente automatizzato, inserire delle limitazioni con la funzione di alert che possono impedire la finalizzazione della prenotazione se non rispetta i requisiti richiesti.
  • avere tutte le prenotazioni raggruppate in un’agenda di viaggio per avere sempre chiaro l’itinerario di viaggio.
  • controllare tutte le prenotazioni grazie a un sistema di approvazione che consentirà di approvare o meno le prenotazioni dei dipendenti.
  • visualizzare una mappa dinamica per il controllo del travel risk management che mostrerà dove si trovano i dipendenti. La mappa in questione avrà i diversi paesi segnati con colori diversi per poter identificare la pericolosità di ogni singola nazione (visibile anche in fase di prenotazione)

Infine, il singolo viaggiatore potrà

  • cercare in autonomia le prenotazioni
  • utilizzare la piattaforma per le prenotazioni personali
  • accedere sia via mobile (app) che desktop
  • usufruire di tutte le partnership a prezzi convenienti
  • utilizzare le loyalty card o frequent flyer program

Oltre a tutto questo, BizAway offre un servizio di assistenza disponibile per ogni evenienza 24/7, la possibilità di prenotare viaggi di gruppo, viaggi complessi, trasporti speciali ma anche di usufruire di tutte le sue partnership a prezzi convenzionati per il noleggio di motorini elettrici, servizi di transfer NCC, visti, avere una totale flessibilità di cancellazione grazie al servizio BizzyFlex e molto altro.

Conclusione

In conclusione, la scelta della miglior agenzia per il business travel per la tua azienda è una scelta complessa, che deve tenere in considerazione molti fattori e servizi di cui potresti avere bisogno. Le travel management company rappresentano probabilmente la soluzione più adeguata rispetto alle OTA, grazie ai servizi dedicati alle aziende che offrono, ma anche scegliere la TMC migliore va tarata sulle esigenze e sui processi in atto in azienda, in particolare nell’ambito della digitalizzazione.

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