Le migliori soluzioni per gestire i viaggi di lavoro: Online Travel Agencies e Travel Management Companies a confronto

La scelta tra una Online Travel Agency e una Travel Management Company per gestire, prenotare e rendicontare i viaggi di lavoro della propria azienda è sempre più importante e strategica. 

Gli ultimi due anni hanno infatti evidenziato la necessità d’implementare sempre più rapidamente una digitalizzazione dei processi – come abbiamo visto qui – per efficientare al meglio tutte le voci di spesa e, al contempo, migliorare la gestione di rischi ed emergenze. 

Considerando che il business travel rappresenta la seconda voce di spesa per tantissime aziende, non deve stupire che le prenotazioni di voli, hotel, treni e auto a noleggio siano tra i più ricercati in USA, UK e diversi altri stati (come evidenziato da alcune ricerche svolte da Statista). 

Il processo di digitalizzazione dell’industria travel è iniziato ormai da più di dieci anni, con una forte crescita del mercato travel online in grado, in molti casi, di venire incontro alle nuove esigenze dei consumatori.

A oggi, le due principali opzioni per la prenotazione di un viaggio di lavoro sono:

• le agenzie travel online note anche come OTA (Online travel agencies)
• le travel management company (TMC).
  

Nei paragrafi successivi spiegheremo che cosa sono e in cosa si differenziano tra loro per avere i giusti elementi di valutazione.

Che cos’è una Online Travel Agency?

Una Online Travel Agency, od OTA, è una vera e propria agenzia di viaggio online che consente la prenotazione di diversi servizi come voli, hotel, treni o noleggio auto.
La comodità di questo servizio è proprio quella di poter prenotare online autonomamente e avere comunque la possibilità di scegliere le caratteristiche di ogni viaggio.
Gli esempi più conosciuti di queste sono sicuramente rappresentati da Expedia e Booking, con alcune che consentono di prenotare tutte le diverse verticali (voli, hotel, auto) e altre invece specializzate in prenotazioni di singoli servizi.

Come funziona una Online Travel Agency?

Le OTA consentono di prenotare viaggi sia per privati che per aziende, quindi sia leisure che business. Possono offrire diversi servizi ma la loro caratteristica principale è l’autonomia di prenotazione e il vantaggio nei costi. Di contro, essendo trasversali, generalmente non offrono servizi specifici magari utili nei viaggi aziendali (come, ad esempio, l’applicazione di travel policy aziendali per gestire le tipologie di prenotazione).

Compagnie aeree, hotel, treni e le agenzie di noleggio auto pagano queste agenzie online per apparire nei loro siti e questo porta loro come vantaggio principale la visibilità che possono dargli.
Per i consumatori invece il vantaggio è l’accesso a una varietà di servizi forniti da diversi provider.

Quali sono i vantaggi rispetto ad un’agenzia di viaggio tradizionale?

Le OTA garantiscono al cliente una serie di servizi e comodità che le agenzie di viaggio tradizionali non forniscono, per esempio:

• tariffe di cancellazioni a costo vantaggioso o a costo zero
• recensioni da parte di clienti
• programmi di reward
• avere tutte le prenotazioni insieme

Chè cos’è una TMC?

Al contrario delle OTA, le Travel Management Company (TMC) sono delle aziende specializzate nella gestione dei business travel. Le TMC si occupano quindi della gestione delle trasferte per le aziende (le abbiamo approfondite qui) e generalmente offrono una serie di strumenti fondamentali per integrarsi nei processi delle aziende.

Se le vuoi approfondire ti rimandiamo all’articolo ma alcune delle particolarità delle TMC sono:

• prenotazioni delle diverse verticali in maniera autonoma
• organizzazione logistica di viaggi complessi e/o di gruppo
• gestione del travel risk management
• gestione della fatturazione
• tariffe e soluzioni agevolate
• assistenza e servizio di business travel consulting 24/7

Quali sono i vantaggi di una Travel Management Company rispetto a un OTA?

Le TMC si differenziano dalle OTA perché non si occupano solamente della prenotazione del viaggio ma anche di altre attività:

• prenotazioni in base alle travel policy dell’azienda
• fatturazione e gestione dei costi 
• negoziazione delle tariffe aeree o degli hotel

Quali sono i vantaggi di usufruire dei servizi di una TMC?

Una TMC ha generalmente un effetto positivo nella gestione dei viaggi di lavoro non solo grazie agli strumenti e agli strumenti dedicati alle aziende che abbiamo elencato qui sopra ma anche grazie all’impiego di business travel specialist che portano:

• Esperienza, che può rivelarsi fondamentale per trovare la giusta prenotazione sia in termini di qualità che di prezzo 
• Contatto diretto con i fornitori che porta alla possibilità d’intercedere direttamente nel caso insorgesse qualche emergenza

Insomma, se parliamo di viaggi aziendali, generalmente una Travel Management Company sarà la soluzione migliore rispetto a una OTA grazie alla sua verticalità. Ma tra le TMC, quale scegliere?

Quali sono le migliori agenzie per il business travel?

Il settore del business travel propone una vasta scelta di TMC tra cui scegliere con alcune differenze molto spesso date dalla loro “data di nascita”. 

Alcune sono infatti veterane come BCD Travel, Uvet Global Business Travel e CWT. Queste sono attive nel settore dei viaggi di lavoro da diversi anni e vantano quindi una buona solidità ed esperienza nel servizio offerto, a cui stanno gradualmente affiancando servizi più innovativi e tecnologici per contribuire alla digitalizzazione e alla riduzione dei processi aziendali.

Altre business travel company, come BizAway, sono invece di nuova generazione e costruite direttamente con il digitale al centro di ogni processo, dall’operatività alla proposta commerciale. 

Nel caso di una TMC come BizAway infatti, ci troviamo di fronte a un in-house tool, ovvero una piattaforma realizzata con una tecnologia interna, interamente in cloud e dedicata esclusivamente alla gestione e prenotazione dei viaggi aziendali. Banalmente, questo consente d’intervenire rapidamente nell’individuazione ed eventuale risoluzione di problemi in piattaforma, evitando gravi interruzioni di servizio.

La strutturazione di questo tipo di BizAway a partire dal digitale, permette anche d’incidere sulla trasparenza dei costi del business travel, in quanto, prenotando in autonomia, i costi sono prestabiliti e visualizzabili da subito in base al piano scelto.

Infine, una piattaforma completamente digitale, dà la possibilità di gestire le necessità di ogni reparto aziendale. Ad esempio, l’amministrazione potrà:

• avere a portata di mano tutti i costi e la fatturazione grazie alla possibilità d’impostare profili di fatturazione e centri di costo.
• avere la possibilità di scegliere la frequenza di fatturazione se giornaliera, settimanale, bisettimanale o mensile.
• scaricare dei report in CSV per ogni tipologia di prenotazione.
• scegliere il metodo di pagamento preferito tra carta di credito, PayPal, bonifico bancario, Amex BTA

Allo stesso modo il travel manager potrà

• aggiungere campi personalizzabili ad alcune o a tutte le prenotazioni (per esempio, possono essere dei campi personalizzati relativi al dipartimento)
• impostare le travel policy in modo totalmente automatizzato, inserire delle limitazioni con la funzione di alert che possono impedire la finalizzazione della prenotazione se non rispetta i requisiti richiesti.

• avere tutte le prenotazioni raggruppate in un’agenda di viaggio per avere sempre chiaro l’itinerario di viaggio.
• controllare tutte le prenotazioni grazie a un sistema di approvazione che consentirà di approvare o meno le prenotazioni dei dipendenti.
• visualizzare una mappa dinamica per il controllo del travel risk management che mostrerà dove si trovano i dipendenti. La mappa in questione avrà i diversi paesi segnati con colori diversi per poter identificare la pericolosità di ogni singola nazione (visibile anche in fase di prenotazione)

Infine, il singolo viaggiatore potrà

• cercare in autonomia le prenotazioni
• utilizzare la piattaforma per le prenotazioni personali
• accedere sia via mobile (app) che desktop
• usufruire di tutte le partnership a prezzi convenienti
• utilizzare le loyalty card o frequent flyer program

Oltre a tutto questo, BizAway offre un servizio di assistenza disponibile per ogni evenienza 24/7, la possibilità di prenotare viaggi di gruppo, viaggi complessi, trasporti speciali ma anche di usufruire di tutte le sue partnership a prezzi convenzionati per il noleggio di motorini elettrici, servizi di transfer NCC, visti e molto altro.

In conclusione, la scelta della miglior agenzia per il business travel per la tua azienda è una scelta complessa, che deve tenere in considerazione molti fattori e servizi di cui potresti avere bisogno. Le travel management company rappresentano probabilmente la soluzione più adeguata rispetto alle OTA, grazie ai servizi dedicati alle aziende che offrono, ma anche scegliere la TMC migliore va tarata sulle esigenze e sui processi in atto in azienda, in particolare nell’ambito della digitalizzazione.

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