A fine del 2021 è stato pubblicato un importante report dell’Osservatorio Business Travel del Politecnico di Milano che analizza lo stato dei viaggi di lavoro a quasi due anni dallo scoppio della pandemia. Dall’osservazione dei dati emergono delle considerazioni importanti sulla velocità della ripresa, le modifiche “strutturali” che il biennio 2020-2021 ha portato al business travel e, soprattutto, sulla necessità delle aziende italiane di aggiornarsi, accelerando la digitalizzazione dei processi per attenuare l’aumento dei costi e fronteggiare meglio la gestione di rischi ed emergenze.

Tre sono i punti cardine che possono aiutare a far riflettere su quanto essenziale sia diventata la digitalizzazione:

  • l’aumento dei costi per i viaggi di lavoro
  • l’arretratezza nella digitalizzazione dei processi da parte delle aziende italiane
  • il cambio di focus nelle attività dei travel manager

Vediamoli insieme.

La ripresa dei viaggi

Il settore viaggi è uno di quelli che ha risentito di più dei lockdown causati dal COVID-19, con un crollo di oltre il 60% e, nonostante il 2021 sia ripartito con soddisfazione, non c’è stato il boom che molti si aspettavano.
Infatti, rispetto al 2020, le statistiche mostrano che la ripresa si attesta al 12%:

  • Totale viaggi nazionali +14%
  • Viaggi europei +9%
  • Viaggi extraeuropei +8%
  • Totale viaggi internazionali + 8%

Non c’è stato, insomma, un segnale rapido di ritorno ai livelli pre covid, che avrebbe significato un incremento del 75% ma i dati rilevati dall’osservatorio business travel mostrano come la spesa dei viaggi d’affari sia cresciuta più del volume dei viaggi nel 2021. 

Questo è dovuto al dato più concreto nel panorama della ripresa dei viaggi di lavoro ovvero il generale aumento dei costi. La diminuzione dei prezzi dei biglietti aerei è stata infatti compensata dall’incremento del prezzo dei biglietti ferroviari ma soprattutto da quello del carburante (+9%). A questo proposito puoi leggere un nostro approfondimento qui.

È difficile prevedere quanto questi aumenti saranno permanenti o quando sarà possibile aspettarsi un ribilanciamento dei costi ed è per questo che la digitalizzazione dei processi diventa un tassello fondamentale per lavorare su una razionalizzazione delle spese e combattere gli aumenti. 

Business travel management e digitalizzazione dei processi

Dal documento emerge come il 98% delle aziende ha iniziato o è in fase di completamento di un processo di digitalizzazione del business travel management:

  • il 61% delle aziende prenota viaggi attraverso servizi digitali
  • l’86% utilizza strumenti di pagamento elettronico
  • il 67% ha introdotto strumenti digitali per la rendicontazione delle spese

Tuttavia, solo il 15% ha eseguito un processo di integrazione completo tra i gestionali interni e le piattaforme di business travel management mentre il 39% si sta appena attrezzando per farlo.
Molto bassa è, anche, la percentuale delle aziende che hanno digitalizzato tutte quelle attività di monitoraggio che vengono effettuate al ritorno da una trasferta.
Tra utilizzo del digitale e dell’analogico, possiamo suddividere le percentuali in questo modo:

  • 39% utilizza mail e telefono per contattare il travel agent o la travel management company
  • 23% utilizza self-booking tool per la prenotazione dei viaggi
  • il restante 38% utilizza metodi “ibridi” con livelli di digitalizzazione diversi in base alle proprie esigenze

Un’accelerazione su questo fronte aiuterebbe ad accorciare i tempi di gestione e amministrazioni legati ad ogni trasferta con un conseguente risparmio. Un cambiamento di questo tipo coinvolgerebbe anche  il lavoro dei travel manager: la digitalizzazione consente a queste figure di razionalizzare il tempo e focalizzarsi su aspetti come la sicurezza (diventata assolutamente centrale per le travel policy negli ultimi anni) e il controllo dei costi.

Travel policy e travel manager: cos’è cambiato durante la pandemia?

Se inizialmente le attività dei travel manager ruotavano intorno agli scopi dei viaggi come meeting, congressi, riunioni ecc, il focus ora si è spostato ed incentrato sulla sicurezza e quindi sul travel risk management e del duty of care.

Il 47% delle aziende analizzate ha attuato un drastico aggiornamento delle travel policy a partire dai punti cardine: ora l’attenzione non è solo nella tutela del dipendente e nella valutazione dei rischi di viaggio, ma anche nella certezza che le norme igienico-sanitarie siano rispettate anche da tutti i fornitori.

Con questi cambiamenti sono state riviste anche le politiche aziendali riguardanti i dipendenti: per esempio, la maggiore flessibilità nella scelta delle ferie o la possibilità di fare smart working nei luoghi di vacanza con

il 14% delle aziende analizzate che offre ai propri dipendenti di lavorare da remoto, il 6% che concede convenzioni per lavorare in luoghi di vacanza.

Emerge quindi, ancora una volta, l’importanza centrale della digitalizzazione dei processi per snellire le attività interne e automatizzarle generando un risparmio.

Cosa può fare BizAway per semplificare i tuoi processi?

BizAway è la travel management company che ti consente di automatizzare tutti i processi di gestione del tuo business travel:

  • Risparmio di tempo e denaro: BizAway può essere utilizzata in autonomia da tutti, facendoti risparmiare sia in costi di gestione che in termini di tempo. Grazie ai processi di automazione e alle tecnologie integrate, è possibile generare risparmi fino al 25% rispetto al prezzo di mercato per la stessa prenotazione (puoi leggere di più sul risparmio e la digitalizzazione dei processi nel nostro case study su BDO qui)
  • Travel policy e amministrazione: potrai impostare la tua travel policy, avere flussi di approvazione automatizzati e controllare i costi e la fatturazione in modo del tutto indipendente (giornaliera, settimanale, bisettimanale o mensile)
  • Personalizzazione e flessibilità: potrai definire budget di spesa e limitazioni per i tuoi viaggiatori.
  • Carbon offset: Per BizAway è molto importante la sostenibilità (recentemente ha ottenuto anche la certificazione di B Corp) e grazie all’integrazione di un calcolatore automatico tramite Squake e alla partnership con Eden Reforestation Project, BizAway ti consente di compensare la CO2 prodotta dalle tue prenotazioni con la donazione di qualche centesimo (ogni 10 centesimi donati infatti BizAway pianterà una mangrovia, scopri di più qui)
  • Travel Risk Management: BizAway ti consente sempre di sapere dove sono i tuoi dipendenti in viaggio, grazie alla partnership con Riskline, tramite una mappa dinamica presente in piattaforma e fornendoti informazioni certificate e aggiornate sulle condizioni di viaggio a livello mondiale.
    BizAway, inoltre, mette a disposizione:
    • Assicurazioni di viaggio full protection
    • Convenzioni con i laboratori medici per effettuare tamponi covid-19
    • Gestione dei rimborsi facendo da tramite tra te e il fornitore
    • Le migliori soluzioni alternative in caso di overbooking o cancellazione
    • Richiesta visti 
    • Assistenza 24/7

BizAway non si è fermata a causa della pandemia e ha sfruttato al meglio le sue risorse per effettuare integrazioni nella piattaforma e migliorare il servizio per i suoi clienti (leggi di più qui)