Una travel management company (TMC) è un'azienda specializzata nella gestione dei viaggi di lavoro per conto delle imprese. Si occupa dell'intero processo di organizzazione delle trasferte, dalle prenotazioni alla conformità con la travel policy, dalla fatturazione centralizzata alle tariffe negoziate, fino all'assistenza ai viaggiatori.

In questa guida scoprirai che cos'è una travel management company, quali servizi offre, in cosa si differenzia da un'agenzia di viaggi tradizionale e da una piattaforma digitale, quanto può costare e quali aspetti valutare per scegliere la soluzione più adatta alle esigenze della tua azienda.

Cos'è una travel management company

Una travel management company è un partner specializzato nella gestione strutturata del programma viaggi di un'azienda.

A differenza di un'agenzia di viaggi tradizionale, una TMC non si limita a effettuare prenotazioni. Si occupa infatti di garantire che ogni trasferta rispetti la travel policy aziendale, centralizza la fatturazione, supporta la gestione dei costi e può negoziare condizioni dedicate con compagnie aeree, hotel e altri fornitori. Mette inoltre a disposizione dati e report per monitorare la spesa e ottimizzare il programma viaggi.

Per questo motivo rappresenta un unico punto di riferimento per tutte le attività legate al travel management e alla gestione del business travel aziendale, combinando servizi operativi, tecnologia, assistenza e consulenza.

Cosa fa una TMC: i servizi di business travel management

Una travel management company supporta le aziende nella gestione dell'intero ciclo delle trasferte, semplificando i processi, migliorando il controllo dei costi e garantendo il rispetto delle policy aziendali.

I principali servizi di business travel management includono:

• Prenotazione di voli, treni, hotel e autonoleggi, anche in autonomia tramite strumenti di self-booking, con accesso a diverse fonti di inventario e, a seconda della TMC, ai GDS (Global Distribution System) e a tariffe dedicate.
• Applicazione della travel policy, con regole e limiti di spesa definiti dall'azienda e applicati durante il processo di prenotazione.
• Gestione delle spese e fatturazione centralizzata, attraverso fatture uniche o periodiche, assegnazione dei costi ai diversi centri di costo, report esportabili e integrazione con sistemi amministrativi e contabili.
• Assistenza ai viaggiatori prima, durante e dopo la trasferta, con supporto nella gestione di modifiche, cancellazioni e situazioni impreviste.
• Travel risk management e duty of care, attraverso strumenti che aiutano l'azienda a sapere dove si trovano i propri viaggiatori, ricevere informazioni sui rischi e fornire assistenza tempestiva in caso di emergenza.
• Gestione di viaggi complessi, trasferte di gruppo ed eventi MICE, comprese prenotazioni multi-tratta, fiere, congressi e necessità logistiche particolari.
• Consulenza strategica, attraverso l'analisi della spesa, la gestione dei rapporti con i fornitori e l'ottimizzazione continua del programma di travel management.

Questi servizi vengono generalmente gestiti da figure e reparti specializzati, che possono includere account manager, travel expert, assistenza e team amministrativi. L'obiettivo è offrire all'azienda un unico interlocutore per le diverse esigenze legate alle trasferte.

TMC, agenzia viaggi o piattaforma digitale?

La soluzione più adatta dipende dal volume delle trasferte, dal livello di controllo richiesto e dal grado di automazione che l'azienda desidera introdurre nella gestione dei viaggi.

In generale, le principali differenze possono essere riassunte così:

• Agenzia di viaggi tradizionale: le prenotazioni vengono generalmente effettuate su richiesta tramite un operatore. La travel policy viene gestita prevalentemente in modo manuale e i report possono essere forniti su richiesta. È una soluzione che può essere adatta soprattutto a viaggi occasionali o a esigenze che richiedono un intervento diretto dell'operatore.
• TMC classica: combina il supporto degli operatori con strumenti di self-booking e gestisce insieme all'azienda travel policy, reportistica, assistenza e processi amministrativi. Il modello economico può prevedere transaction fee, management fee o una combinazione delle due. È particolarmente indicata per organizzazioni con programmi di viaggio strutturati e necessità internazionali.
• Piattaforma digitale con modello ibrido: consente ai dipendenti di prenotare in self-service nel rispetto della travel policy e automatizza processi come approvazioni e gestione dei dati. Nei modelli più completi, alla tecnologia si affiancano assistenza umana 24/7 e servizi tipici di una travel management company. Può adattarsi alle esigenze di PMI, aziende mid-market ed enterprise.

Il confine tra travel management company e piattaforma digitale è oggi molto meno netto rispetto al passato.

Le TMC più evolute integrano tecnologie che automatizzano gran parte della gestione delle trasferte, mentre alcune piattaforme digitali offrono servizi tradizionalmente associati a una travel management company, come la gestione dei viaggi di gruppo e degli eventi MICE, la consulenza e il supporto dedicato.

Il risultato è un modello ibrido che combina self-service, automazione e assistenza umana, permettendo all'azienda di ottenere maggiore autonomia senza rinunciare al supporto quando necessario.

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Quanto costa una travel management company

Le travel management company adottano generalmente tre modelli di prezzo:

• Transaction fee, con un costo applicato a ogni prenotazione o pratica gestita.
• Management fee, ovvero un canone periodico che copre l'intero servizio di travel management.
• Modelli misti, che combinano un canone fisso con commissioni legate alle singole prenotazioni.

Quando si valuta il costo di una travel management company, è importante considerare non solo l'investimento diretto, ma anche il valore che può generare nel tempo. Tariffe negoziate con i fornitori, riduzione delle attività amministrative, maggiore conformità alla travel policy e una gestione più efficiente dei processi fiscali possono infatti contribuire a ridurre il costo complessivo delle trasferte.

Il risparmio effettivo dipende però dal volume dei viaggi, dalle destinazioni, dalle modalità di prenotazione, dalle tariffe disponibili e dal programma di viaggio dell'azienda. Per questo motivo, più che basarsi su una percentuale valida per qualsiasi organizzazione, è utile confrontare i costi prima e dopo l'introduzione di una gestione strutturata del travel management.

Come scegliere una TMC: 7 criteri

Copertura dell'inventario

Verifica che la travel management company offra un inventario ampio, comprensivo di compagnie aeree tradizionali e low cost, reti ferroviarie e diverse opzioni di alloggio e autonoleggio.

Una scelta sufficientemente ampia riduce la necessità per i dipendenti di cercare alternative al di fuori degli strumenti aziendali e permette di confrontare più facilmente le opzioni disponibili per la stessa trasferta.

Tecnologia

Valuta la qualità degli strumenti messi a disposizione dei viaggiatori. Un self-booking tool deve essere semplice, intuitivo e veloce da utilizzare.

Il modo migliore per verificarlo è richiedere una demo e, quando possibile, far testare la soluzione anche a chi organizza o prenota i viaggi ogni giorno. Una tecnologia efficace deve semplificare il processo, non aggiungere ulteriori passaggi amministrativi.

Applicazione della travel policy

Accertati che la travel policy possa essere applicata direttamente durante la prenotazione e non verificata soltanto in una fase successiva.

Limiti di spesa, classi di viaggio, anticipo minimo e flussi di approvazione possono così essere integrati nel processo, riducendo gli errori, migliorando la compliance e limitando le attività manuali.

Assistenza

Verifica modalità e qualità del supporto: orari di disponibilità, lingue supportate, canali di contatto e tipologia di assistenza offerta.

Una domanda utile da porsi è: "Chi mi aiuta alle due di notte e in quanto tempo riceverò supporto?" Sapere se dietro il servizio c'è un team interno o se l'assistenza viene esternalizzata può fare una grande differenza nella gestione degli imprevisti.

Trasparenza dei costi

Prediligi modelli di prezzo chiari e facilmente prevedibili. Oltre a transaction fee e management fee, verifica l'eventuale presenza di costi aggiuntivi per modifiche, cancellazioni, assistenza o altri servizi.

Una struttura trasparente rende più semplice confrontare diverse soluzioni di travel management e calcolarne il costo effettivo.

Reporting e integrazione

Una buona travel management company dovrebbe offrire strumenti di reporting che permettano di analizzare spese, prenotazioni, destinazioni e comportamento dei viaggiatori.

Per le organizzazioni più strutturate è inoltre importante valutare la possibilità di integrare i dati con sistemi contabili, HR ed expense management e di gestire esigenze multi-entità, multi-valuta e diversi centri di costo.

Solidità e conformità

Infine, valuta l'affidabilità del fornitore verificando aspetti come protezione dei dati, conformità al GDPR, certificazioni di sicurezza come ISO 27001 e presenza di referenze o casi di successo relativi ad aziende con caratteristiche simili alla tua.

Per i programmi di viaggio internazionali, è utile considerare anche la capacità della TMC di garantire continuità del servizio e assistenza nelle diverse destinazioni in cui opera l'azienda.

BizAway: la tecnologia di una piattaforma, i servizi di una TMC

BizAway unisce i vantaggi di una piattaforma digitale con i servizi di una travel management company, combinando tecnologia e supporto umano per semplificare la gestione dei viaggi aziendali.

Oltre 2.000 aziende utilizzano BizAway per prenotare in autonomia tra oltre 1,4 milioni di strutture ricettive, più di 500 compagnie aeree, incluse le low cost, treni e servizi di autonoleggio, mentre travel policy e flussi di approvazione possono essere integrati direttamente nel processo di prenotazione.

Accanto alla tecnologia, BizAway mette a disposizione servizi tipici di una travel management company: assistenza umana interna e multilingua disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, gestione di viaggi di gruppo ed eventi MICE, strumenti dedicati al travel risk management, oltre a fatturazione centralizzata e funzionalità pensate per semplificare il controllo delle spese.

La soluzione permette inoltre di configurare travel policy e flussi di approvazione in base alle esigenze dell'organizzazione, utilizzare campi personalizzati e organizzare i dati in funzione di dipartimenti e centri di costo. In questo modo viaggiatori, travel manager e amministrazione possono lavorare all'interno dello stesso processo mantenendo ruoli e necessità differenti.

Con BizzyFlex, inoltre, è possibile aggiungere maggiore flessibilità alle prenotazioni e ottenere un rimborso dell’80% in caso di cancellazione.

BizAway è stata la prima TMC dedicata al business travel a ottenere la certificazione B Corp e permette alle aziende di ridurre i costi di viaggio in media del 25%.

"Qualche tempo fa abbiamo deciso di cambiare fornitore per i viaggi aziendali e ci siamo affidati a BizAway: è stata senza dubbio una scelta vincente."
Simone Dal Bianco, Managing Partner, BDO Italia

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Domande frequenti

Cosa significa TMC?

TMC è l'acronimo di travel management company e identifica un'azienda specializzata nella gestione dei viaggi di lavoro per conto delle imprese.

Una travel management company si occupa dell'intero programma di travel management, incluse prenotazioni, applicazione della travel policy, fatturazione centralizzata, assistenza ai viaggiatori e reportistica.

Che differenza c'è tra una TMC e un'agenzia di viaggi?

Un'agenzia di viaggi gestisce principalmente le prenotazioni richieste dal cliente.

Una travel management company, invece, offre un servizio più ampio: supporta l'intero programma di travel management, contribuisce all'applicazione della travel policy, centralizza la fatturazione, può negoziare condizioni dedicate con i fornitori, produce report e supporta l'azienda nelle attività di duty of care.

Per questo motivo, una TMC può diventare un interlocutore continuativo per la gestione strategica e operativa delle trasferte, oltre alla semplice prenotazione dei servizi di viaggio.

Quanto costa una TMC?

Le travel management company adottano generalmente modelli basati su transaction fee per ogni prenotazione, management fee periodiche oppure formule che combinano entrambe le modalità.

Nella valutazione del costo è importante considerare il valore complessivo generato dal servizio, includendo non solo le tariffe disponibili, ma anche il tempo amministrativo risparmiato, il livello di compliance alla travel policy e la maggiore visibilità sulla spesa.

Quando conviene affidarsi a una travel management company?

Affidarsi a una travel management company diventa particolarmente utile quando le trasferte sono frequenti, quando è necessario avere maggiore controllo dei costi e garantire il rispetto della travel policy oppure quando l'azienda deve gestire viaggi internazionali, trasferte di gruppo o programmi di business travel articolati.

Non esiste però una soglia di viaggi valida per tutte le organizzazioni: anche un'azienda con un volume relativamente contenuto può beneficiare di una gestione strutturata se le trasferte sono complesse o richiedono molti passaggi amministrativi.

Per PMI, aziende mid-market ed enterprise, una soluzione che integra tecnologia e servizi di travel management può consentire di combinare automazione, controllo e assistenza specializzata.

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