Le travel management company (TMC) sono delle aziende specializzate nella gestione dei business travel, ovvero i viaggi di lavoro di aziende, società, PMI ecc.

Offrono un sistema di gestione delle prenotazioni e delle spese di viaggio, distinguendosi dalle tradizionali agenzie di viaggio poiché non si occupano solo delle prenotazioni, ma anche della loro conformità alle travel policy aziendali, della fatturazione, della gestione dei costi e della negoziazione delle tariffe aeree e degli hotel.

Che cosa fa una travel management company?

Una travel management company si occupa quindi di gestire tutto ciò che riguarda il programma di viaggio di un’azienda, offrendo loro un servizio automatizzato e assistito per la prenotazione dei propri business travel.

Di seguito una lista dei servizi offerti dalle TMC:

  • prenotazioni di aerei, treni, hotel e auto a noleggio autonome
  • organizzazione logistica di eventi sportivi e attività MICE
  • gestione del travel risk management
  • semplificazione nella fatturazione
  • tariffe e soluzioni agevolate
  • assistenza 24/7

Che cosa offre una travel management company?

In una travel management company potrai trovare vari dipartimenti come vendite, amministrazione, assistenza, travel expert che collaborano tra di loro al fine di rendere l’esperienza del business travel più completa possibile.

Piattaforma

Le TMC offrono ai propri clienti una software/piattaforma/self booking tool a cui si accede tramite email e password, con cui il cliente può autonomamente prenotare i servizi a lui necessari.

Travel policy

Le aziende possono concordare assieme alla TMC di riferimento una travel policy in modo da automatizzare tutti i processi di prenotazione in base alle esigenze aziendali.

GDS

Le TMC hanno la possibilità di usufruire dei GDS (global distribution system) per la prenotazione dei voli. Questo dà loro la possibilità di avere accesso a diverse tariffe e itinerari ed in questo modo i viaggiatori possono accedere a tariffe riservate prenotando autonomamente dalla piattaforma.

Gestione delle spese

Le TMC si occupano anche di raccolta dati per una corretta ottimizzazione delle spese per le aziende.
Grazie alla possibilità di integrazione è possibile connettere la piattaforma di gestione viaggi di una TMC al proprio report di spese in modo da avere pieno controllo su tutte le spese, oltre che ad una gestione più flessibile.

Che cosa fa BizAway?

BizAway è la piattaforma che ti consente di prenotare i tuoi viaggi di lavoro e può essere utilizzata in autonomia da tutti, risparmiando tempo evitando comunicazioni superflue tra i vari dipartimenti.
Di conseguenza le spese aziendali si riducono notevolmente grazie ad un risparmio medio del 25% rispetto al prezzo di mercato per la stessa prenotazione.

La piattaforma ti offre tutti gli strumenti necessari a ogni figura presente in azienda:

  • I viaggiatori potranno prenotare in autonomia 
  • I travel manager potranno definire politiche e approvazioni automatizzate 
  • L’amministrazione potrà controllare costi e fatturazione in maniera indipendente

Grazie alla sua interfaccia facile ed intuitiva, potrai accedere da tutti i tuoi dispositivi ogni volta che vorrai.
Flessibilità è la parola d’ordine: potrai configurare tutte le impostazioni in base alle tue esigenze.

Servizi Offerti

Impostazioni travel policy 

La piattaforma di BizAway semplifica il lavoro del travel manager! potrai impostare la travel policy aziendale in modo del tutto automatizzato: le limitazioni che imposti sono alert che arrivano all’utente durante il processo di prenotazione e possono impedire la finalizzazione se i requisiti scelti non sono stati approvati.

Puoi:

  • Impostare il budget massimo per persona per viaggio e personalizzarlo a seconda della tipologia di trasferta (nazionale, internazionale);
  • Impostare un budget massimo in base alla tipologia di prenotazione (per tutti o solo per alcuni servizi);
  • Imporre restrizioni per tutti gli utenti o solo per determinati gruppi di viaggiatori;
  • Indicare fino quanti giorni prima della partenza gli utenti possono prenotare;
  • Indicare la classe di viaggio consentita;
  • Determinare la durata minima di viaggio per ciascuna classe;
  • Stabilire un prezzo massimo a seconda della durata della trasferta.

Prenotazione autonoma

La piattaforma ti consente una navigazione semplice e veloce, in pochi passaggi potrai selezionare i servizi di cui hai bisogno e prenotare in completa autonomia. Potrai accedere alle tue prenotazioni direttamente dal tuo smartphone in qualsiasi momento anche tramite la nostra app.

Potrai usufruire degli stessi vantaggi di prenotazione dei tuoi business travel anche per i tuoi viaggi personali! Avrai accesso ad un’ampia gamma di tariffe ed offerte esclusive che ti consentiranno un risparmio elevato.
Inoltre, se viaggi spesso e possiedi una loyalty/frequent flyer card prenotando tramite BizAway continuerai ad accumulare tutti i vantaggi che ti spettano.

Assistenza 24/7

Per qualsiasi emergenza, problema in loco o domanda avrai al tuo servizio un customer service, costituito da business travel agent specializzati in business travel, 24/7 tramite chat, email o telefono.

Travel risk management/Duty of care

BizAway mette a disposizione della tua azienda e dei tuoi viaggiatori dei sistemi di travel risk management. Grazie alla partnership con Riskline, nella nostra piattaforma potrai trovare una mappa che monitora dove si trovano i tuoi viaggiatori filtrabile per prenotazione, viaggiatore, destinazione e intervallo di tempo.
Forniamo anche l’integrazione automatizzata con i nostri partner International SOS e Crisis 24.
In caso di relocation perché l’hotel è in overbooking o in caso di cancellazione del tuo volo, il customer care ti offrirà tutte le opzioni alternative. In aggiunta, grazie al servizio BizzyFlex potrai rendere tutte le tue prenotazioni flessibili pagando una fee del 10% che ti consentirà di ottenere fino all’80& di rimborso (leggi di più qui)

BizAway fa da intermediario tra voi e i fornitori in caso di rimborsi, in modo da accelerare il processo ed ottenerli il prima possibile e vi teniamo aggiornati durante tutto il processo.

Viaggi aziendali complessi e di gruppo

Ci occupiamo di organizzare viaggi di lavoro complessi e di gruppo dal preventivo alla gestione degli imprevisti, con prenotazioni di hotel, voli, noleggio auto o mezzi di trasporto speciali. Gestiamo la logistica nell’organizzazione di eventi sportivi e attività MICE (Meetings, incentives, congresses and exhibitions). Non dovrai preoccuparti della fatturazione perché sarà nostra cura prepararti una fattura unica con tutti gli importi dei fornitori.

Fatturazione

In base alle esigenze aziendali, potrai creare profili di fatturazione e indirizzi illimitati per associare al meglio le tue fatture ai centri di costo. Offriamo alla tua amministrazione la possibilità di scegliere la frequenza con cui ricevere le fatture dei servizi acquistati per le tue trasferte.
Potrai scegliere tra:

  • Fatturazione per ogni prenotazione
  • Fatturazione settimanale
  • Fatturazione bisettimanale
  • Fatturazione mensile

Potrai impostare la tua travel policy direttamente in piattaforma in modo da avere un’applicazione automatizzata, troverai tutti i parametri selezionati nei tuoi report e fatture.

Dalla piattaforma è possibile effettuare il download dei report in formato CSV per ogni prestazione ed impostando i filtri come nominativo o profilo di fatturazione otterrai delle liste precise con le prenotazioni contenenti i parametri da te scelti.

Prezzi

Potrai scegliere tra tre piani:

Essentials – 3€ a prenotazione

  • Gestione delle prenotazioni in autonomia
  • Assistenza per emergenze 24/7
  • Disponibilità prenotazioni personali
  • Single sign-on
  • Gestione ruoli e autorizzazioni

Advanced – 5€ a prenotazione

  • Gestione accordi con fornitori
  • Gestione campi personalizzati
  • Implementazione travel policy e flussi di approvazione
  • Disponibilità di diversi sistemi di pagamento
  • Travel risk management (ISOS e Crisis 24)

Enterprise – Su misura

  • Piano su misura per le grandi aziende

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