I ritiri aziendali o “corporate retreat” sono dei viaggi organizzati per riunire le persone che lavorano nella stessa azienda ma in sedi diverse o non necessariamente a stretto contatto. Sono tornati ad essere molto popolari negli ultimi anni dopo che l’introduzione dello smart working ha cambiato le consuetudini del lavoro per molte aziende.

Quali sono gli obiettivi di questi retreat?

  • Migliorare il rapporto e la comunicazione tra colleghi
  • Riunire e creare un legame tra le persone che lavorano da remoto
  • Condividere feedback reciproco e risolvere tensioni tra membri dello stesso team
  • Identificare problemi e malfunzionamenti dell’azienda e lavorare insieme per risolverli 
  • Proporre nuove idee che possono essere utili per l’azienda
  • Imparare a collaborare  al di fuori del lavoro per rafforzare il lavoro di gruppo

I ritiri aziendali possono essere di diversi tipi:
Off site: quando viene organizzato un ritiro in un posto esterno all’azienda, solitamente con lo scopo di fare attività di team building
On site: quando i dipendenti che lavorano da remoto (o in altre sedi) si ritrovano nella sede principale per attività di formazione.

Come organizzare un corporate retreat off site?

1. Lo scopo

La primissima cosa da tenere in considerazione è decidere qual è lo scopo del retreat.
Cosa vuoi ottenere da questo retreat? Cosa si porteranno a casa i partecipanti da questa esperienza?

Uno scopo ben chiaro ti aiuterà a programmare più facilmente come vuoi che si svolga il retreat.
Tuttavia, se non hai le idee ben chiare, proviamo a calare nella realtà alcune delle motivazioni più frequenti:

  • C’è un problema di fondo in azienda da risolvere? i flussi di lavoro non funzionano come devono? Un’idea potrebbe essere quella di incentrare il ritiro sullo sviluppo di qualche nuova feature e vedere come tutti i dipartimenti, e quindi i vari dipendenti, si interfacciano tra di loro
  • C’è un problema di inclusività che va migliorato? Un retreat potrebbe essere l’opzione adatta per infondere sicurezza nei tuoi dipendenti.
  • Vuoi aiutare i tuoi dipendenti a migliorare nei loro incarichi o valutare chi merita di salire di livello? Questa può essere una buona occasione per valutare le abilità di ognuno. Allo stesso modo si può lavorare con le persone all’interno dello stesso dipartimento per sviluppare le capacità di ognuno.
  • Vuoi semplicemente festeggiare con i tuoi dipendenti i risultati ottenuti e diffondere un’energia positiva all’interno del tuo team?

Insomma, le motivazioni potrebbero essere infinite ma il filo conduttore rimane la necessità di incontrarsi per creare quelle condizioni che da remoto non sono possibili.

2. Budget

Per l’organizzazione di un retreat di questo tipo va tenuto conto di diversi tipi di spesa:

Costi di trasporto

  • Costi di alloggio
  • Costi e organizzazione dei pasti
  • Costi per le attività di gruppo

In base alle esigenze aziendali possono essere fatte diverse scelte ma essendo questo un tipo di viaggio molto costoso, ci sono diversi modi per controllare le spese, come valutare:

Il tipo di località

  • Il tipo di struttura
  • Necessità di catering per la colazione o per più pasti
  • Necessità di noleggiare macchine o navette transfer e in quale quantità

3. Luogo e durata

La durata ideale di un retreat è tra i 3-5 giorni, anche se come prima cosa devono essere prese in considerazione le disponibilità e le dimensioni di un’azienda, oltre che lo scopo di ogni retreat.

Il luogo ideale è una struttura che si trovi in una località che sia un punto d’incontro tra i vari uffici (specialmente per quelli che si trovano in paesi diversi), questo ti consentirà di risparmiare denaro e viaggi stressanti per i tuoi dipendenti.
Ovviamente c’è da tenere conto che più dipendenti dovrai riunire più diventerà complesso trovare una struttura unica che ospiti molte persone proprio per questo a volte vengono affittate delle ville dove possono alloggiare tutti i dipendenti e dove all’interno possono essere organizzate anche attività.

4. Struttura del retreat

Quali sono gli aspetti da tenere a mente quando si organizza un retreat?
Al di là delle singole attività che vanno organizzate e decise singolarmente, ecco una serie di aspetti che possono essere utili nell’organizzazione del tuo retreat:

  • Tenere conto dei bisogni di ogni singolo dipendente. Sia per un discorso di tipo alimentare ma soprattutto per un discorso emotivo: non tutti sono predisposti a questo tipo di attività, i più introversi tenderanno a isolarsi quindi è bene tenere conto di ogni variabile.
  • Presentazione delle attività in anticipo. La presentazione delle attività del retreat aiuteranno le persone ad organizzarsi al meglio a livello pratico ma anche psicologico.
  • Organizzazione delle attività. Le attività devono essere scandite in modo preciso e occuperanno la maggior parte della giornata ma deve anche essere data la possibilità ai dipendenti di avere del tempo per loro nel caso si sentissero un po’ sopraffatti. In questo modo le persone saranno libere di fare amicizia in maniera anche più “naturale”.
  • Feedback. Trovare il tempo a fine retreat per ricevere feedback o chiarire eventuali dubbi dei dipendenti riguardo le attività fatte.

5. Attività

Ci sono diverse attività di team building che si possono svolgere.
Per esempio, puoi valutare attività che aiutano i tuoi dipendenti a lavorare in team, esercizi di comunicazione, problem solving o di costruzione della fiducia.
Possono essere inseriti anche dei momenti di discussione o di brainstorming su problemi e attività aziendali.

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Come abbiamo visto i corporate retreat sono una tipologia di viaggio che può essere molto complessa a causa delle tante spese e fattori che influenzano l’organizzazione di viaggi di questo tipo (soprattutto se si tratta di molti dipendenti)
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