L’organizzazione dei viaggi di lavoro di gruppo e/o dei viaggi complessi può essere stressante a causa delle molte attività da prendere in considerazione: assicurarsi che tutti abbiano preso lo stesso volo, prenotare sale conferenza, tenere sotto controllo le spese, senza tenere conto della responsabilità che porta prendersi in carico l’organizzazione di una tipologia di viaggio così complessa.

Generalmente, si tratta di tipologie di prenotazioni complicate che vengono affidate ad una travel management company, ma ecco qualche spunto che puoi tenere in considerazione nell’organizzazione del tuo viaggio di gruppo:

  1. Approfittare di sconti delle compagnie aeree

Non sempre prenotare tanti voli può essere conveniente, questo perché le tariffe aeree sono spesso soggette a cambiamenti di prezzo o comunque sono molto richieste, paradossalmente può essere anche più costoso.

Rivolgendoti ad una travel management company (TMC) potrai avere accesso a tariffe e politiche più flessibili grazie ai loro fornitori.

  1. Ottenere le migliori tariffe per la prenotazione di hotel

Per gli hotel non vale lo stesso discorso dei voli aerei quindi c’è più possibilità che prenotando un viaggio di gruppo si riesca ad ottenere uno sconto. C’è da tenere conto che grazie a questi sconti molto probabilmente non c’è la possibilità di ricevere eventuali rimborsi per cancellazioni.

Rivolgersi ad una travel management company può aiutarti ad ottenere dei benefit (come potrebbero essere accessi alla spa/piscina, upgrade di stanza ecc.) e anche a risolvere facilmente tutti i problemi che potrebbero sorgere durante cancellazioni/aggiunta di camera grazie alla flessibilità di cui godono.

  1. Servizi MICE

Se sei seguito da una TMC, verifica che offrano il servizio MICE (ovvero Meetings, Incentives, Conferences and Events).
Solitamente le TMC hanno una persona dedicata che si occupa di organizzare viaggi sopra le 10 persone.

  1.  Gli errori più comuni

Una delle cose più comuni che può succedere durante l’organizzazione di un viaggio di gruppo è che qualcuno disdica all’ultimo.
Come dicevamo prima, spesso le prenotazioni per hotel e voli di gruppo sono difficilmente rimborsabili: una buona soluzione potrebbe essere quella di avere sempre una persona come backup.
Inoltre, fornire un itinerario in anticipo darà la possibilità al tuo gruppo di preparare tutti i documenti necessari ed essere organizzato al meglio.

Cosa può fare BizAway per l’organizzazione dei tuoi viaggi di lavoro complessi o di gruppo?

Puoi evitare tutta questa fatica affidandoti a BizAway!
Trattiamo l’organizzazione di tutto quello che riguarda qualsiasi tipo di attività MICE. 

Dalla prenotazione dei voli di linea o charter alla prenotazione di sale da conferenza con annessi coffee break, pranzi ed eventuali attività.

Ci occupiamo anche dell’organizzazione di viaggi di gruppo per eventi sportivi. Ad esempio:

  • Assieme ad European Cricket Network organizzatore di tornei di cricket in tutta Europa – ci siamo occupati di tutti i dettagli della logistica dell’European Cricket Championship, che consiste principalmente nel:
    fornire soluzioni di viaggio differenti in base all’esigenza di tutte le diverse squadre, aggiunta di bagagli extra e attrezzatura da cricket, alla gestione delle modifiche post booking. 
  • Abbiamo gestito l’organizzazione dei viaggi di gruppo del Team Lazarus, scuderia automobilistica italiana con sede in provincia di Padova che compete nell’International GT Open.
    Nello specifico:

2020 – Campionato GT Open Paul Ricard, Francia
2020 – Campionato GT Open, Hungaroring, Ungheria
2021 – Campionato GT Open Le Castellet, Francia

  • Dal 15 al 19 dicembre 2021 il team Imoco Volley parteciperà al Mondiale per Club FIVB 2021 che si terrà ad Ankara, in Turchia. Ci siamo occupati dell’acquisto dei voli di andata e ritorno per la squadra e per parte dei loro collaboratori.


Nell’ambito dei viaggi di gruppo, ci dedichiamo all’organizzazione di viaggi incentive, di meeting, di prenotazione per fiere ed eventi in generale.
Inoltre, organizziamo anche meeting/eventi occupandoci dalla A alla Z di tutto: 

  • Preventivi e soluzioni custom in base ad ogni esigenza 
  • Prenotazioni di sale conferenza
  • Organizzazione di coffee break e pranzi aziendali
  • Prenotazioni di trasporti speciali (pullman, noleggio con conducente, voli charter) 
  • Combinazione di vari servizi (volo+treno, volo+pullman ecc.)
  • Gestione post booking ( aggiunta/cancellazione di camere, pasti, voli)
  • Gestione di tutti gli imprevisti (monitoraggio di ritardi ed emergenze)
  • Post evento: bilanci e fatturazione
  • Servizio di assistenza disponibile 24/7 e gestione di tutti gli imprevisti per tutta la durata dell’evento

Oltre al servizio completo, ci affidiamo ai nostri numerosi fornitori con cui abbiamo prezzi agevolati (tariffe corporate) ma soprattutto flessibilità e politiche di cancellazione vantaggiose. Se hai la necessità di organizzare un viaggio di lavoro di gruppo con delle specifiche richieste, avrai il nostro team specializzato a tua disposizione.
Affidandoci l’organizzazione del tuo viaggio non ti dovrai più preoccupare di tenere traccia di tutti i costi e di richiedere le fattura dei singoli servizi ai fornitori perché a fine evento ti verrà emessa la fattura con tutti gli importi.