Travel Manager

Tutto sotto controllo per i viaggi di lavoro della tua azienda! Con BizAway potrai configurare la travel policy aziendale, campi personalizzati e sapere dove sono i tuoi viaggiatori d’affari in ogni momento.

I vantaggi

Spesso l’organizzazione dei viaggi di lavoro può essere complessa, il ruolo del travel manager è quello di trovare il corretto equilibrio tra riduzione dei costi e il giusto comfort per il viaggiatore, impostando una travel policy aziendale per facilitare i processi.

Perché BizAway fa per te:

Travel Policy

BizAway ti consente di impostare la travel policy aziendale direttamente dalla piattaforma in modo da garantirne l’applicazione in modo del tutto automatizzato: le limitazioni scelte infatti, fungono da alert all’utente durante il processo di prenotazione e, se lo si desidera, possono impedire la finalizzazione se tali requisiti non vengono rispettati.

Tra i vari settaggi, potrai:

  • Impostare il budget massimo per persona per viaggio;
  • Destinare un determinato budget a seconda della tipologia di trasferta (nazionale, internazionale);
  • Stabilire un budget massimo in base alla tipologia di prenotazione (per tutti o solo per alcuni servizi);
  • Far valere le restrizioni per tutti gli utenti o solo per determinati gruppi di viaggiatori;
  • Indicare fino quanti giorni prima della partenza gli utenti possono prenotare;
  • Indicare la classe di viaggio consentita;
  • Determinare la durata minima di viaggio per ciascuna classe;
  • Stabilire un prezzo massimo a seconda della durata della trasferta.

Campi personalizzabili

Hai bisogno di aggiungere più informazioni ad alcune o a tutte le tipologie di prenotazione o ulteriori dati all’anagrafica degli utenti? I campi personalizzabili sono stati concepiti proprio per queste funzioni. Si tratta di voci descrittive adattabili che potrai impostare a tuo piacimento e in base all’organizzazione della tua azienda, ad esempio potrai:

  • Creare un campo personalizzato relativo al dipartimento a cui l’utente appartiene o al numero di commessa per tutte le prenotazione;
  • Scegliere la tipologia di campo che preferisci tra input di testo, dato, selezione da una lista e scelta multipla;
  • Impostare il campo come obbligatorio, esportabile in CSV o filtrabile nelle liste.

Travel Risk Management

La gestione dei rischi è un tema fondamentale per il travel manager: sapere dove si trovano i viaggiatori in qualsiasi momento è fondamentale per gestire tempestivamente eventuali emergenze durante il viaggio.
Per questo BizAway ha creato una mappa dinamica che ti permetterà di monitorare la posizione dei viaggiatori sia in tempo reale, che in prospettiva. In particolare potrai:

  • Affinare la ricerca filtrando per tipo di prenotazione, viaggiatore e Paese;
  • Accedere ai dettagli utili per identificare il viaggiatore: nome completo, posizione, contatti e relative prenotazioni;
  • Filtrare per un determinato periodo di tempo nel passato;
  • Se sei interessato ad una specifica location ti basterà cliccare sul marcatore per visualizzare in un attimo il sommario delle prenotazioni.

Assistenza 24/7

Per qualsiasi emergenza in loco o richiesta di consulenza, potrai contare sulla reattività del supporto multilingua 24/7. I nostri agenti specializzati in business travel sono raggiungibili via chat per aiutarti in tempo reale e fornendo un’assistenza personalizzata.

Agenda di viaggio

Sarebbe bello avere in un unico posto tutte le prenotazioni dei tuoi viaggi di lavoro vero? BizAway ti consente di raggrupparle comodamente in un’agenda di viaggio, in questo modo avrai una visione chiara e completa dell’itinerario. Potrai:

  • Scegliere il nome del viaggio e gli utenti ad esso correlati;
  • Collegare una prenotazione esistente ad un’agenda di viaggio creata in precedenza;
  • Consultare la timeline della trasferta, la mappa e la lista completa delle prenotazioni inserite;
  • Associare una prenotazione ad un viaggio anche durante la fase di prenotazione;
  • Creare una nuova agenda di viaggio anche mentre stai per finalizzare la prenotazione.

Google e Microsoft sign in

Se hai un account aziendale Google o Microsoft potrai utilizzarli per effettuare comodamente la registrazione e l’accesso alla piattaforma.

Sistemi di approvazione

Il Travel manager può controllare tutte le prenotazioni utilizzando il sistema di approvazione: quando un utente di un determinato gruppo fa una richiesta di prenotazione, questa viene sottoposta all’approvazione di un supervisore che decide se confermarla o meno.
Potrai scegliere liberamente i gruppi che saranno soggetti a questo processo e quali utenti ne faranno parte. Inoltre, grazie al sistema di ruoli puoi affidare l’approvazione ad un utente specifico abilitandolo o meno anche ad altre funzionalità della piattaforma.
Come per la travel policy, il sistema di approvazione è uno strumento interamente personalizzabile, concepito da BizAway in modo da rispondere alle necessità aziendali in base ai diversi viaggi di lavoro.

Siamo certi di avere una soluzione per te.
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