Se viaggi per lavoro è importante tenere traccia di tutte le spese per ottenere un rimborso di tutto quello che è stato speso.

La nota spese è un documento che dev’essere compilato dettagliatamente e accompagnato dalla rispettiva documentazione, per poter ricevere il rimborso delle spese effettuate nella trasferta di lavoro.

La nota spese non è sempre richiesta per ottenere i rimborsi, ma è necessaria nel caso del rimborso a piè di lista (o analitico) o del rimborso misto.
Nel caso del rimborso forfettario, ricorda che le spese di viaggio e trasporto possono essere interamente rimborsate previa consegna della loro documentazione. (Scopri di più qui)

In questo articolo troverai una guida su cosa deve contenere una nota spese e potrai scaricare il nostro template qui.

Cosa deve contenere una nota spese?

Se viaggi e spendi soldi in prenotazioni di hotel, voli, treni ecc sai che è necessario tenere traccia di tutte le spese per ottenere un rimborso.

Solitamente queste sono le voci contenute in una nota spese:

  1. Riferimenti del lavoratore

Prima di tutto nella nota spese devono essere presenti tutti i riferimenti necessari del lavoratore che chiede il rimborso. Nome, cognome e il dipartimento di cui fa parte.
E’ molto importante che sia presente il nome del dipartimento perché può accadere che le spese dei dipartimenti non siano tutte gestite allo stesso modo.
Inoltre, deve essere presente il nominativo del referente che approva il rimborso spese e la sua firma di approvazione del rimborso.

  1. Le spese effettuate

Nella tua nota spese dovrai inserire una lista di tutte le spese, divisa per categoria.
Tutte le voci devono essere specifiche e dettagliate, se raggruppate meglio che lo siano in base alla documentazione (per es. se oltre all’alloggio ceni in hotel queste due voci possono essere messe sotto un’unica voce chiamata “hotel”).
Ricorda di dividere le spese di vitto, alloggio, trasporto e viaggio dalle spese extra perché queste ultime necessitano di approvazione e sono soggette ad una tassazione diversa in base al tipo di rimborso.
Vanno inserite a parte anche le voci che indicano il rimborso km (puoi trovare gli importi ufficiali km/€ qui) 

  1. Data e luogo di acquisto

E’ indispensabile che ci sia la data relativa ad ogni acquisto (che dovrà combaciare con quella della documentazione relativa) e anche il luogo. Questo perché la tua azienda probabilmente avrà all’interno della propria travel policy una serie di regole che gestiscono le trasferte nelle varie città.
Inoltre bisogna anche tenere conto che per legge i rimborsi previsti variano nelle trasferte nello stesso comune dell’azienda, fuori dal comune o all’estero.

  1. Documentazione

Come già ribadito negli altri punti, la documentazione è fondamentale per ricevere il rimborso spese.
Non avere la documentazione, e di conseguenza non poter giustificare le spese fatte, può mettere a rischio la percezione del rimborso, oltre che ad essere pericoloso per l’azienda stessa che può essere soggetta a controlli da parte del fisco.
Con documentazione si intende: fatture, ricevute e scontrini ma anche biglietti nominativi, biglietti anonimi, biglietti di parcheggio. Insomma, tutto quello che giustifica che sono stati usati dei soldi per acquistare un servizio o altro.

  1. Totale speso

Se non si utilizza un software automatico per la gestione spese è importante avere un conto totale delle spese oltre che delle singole voci.
Inoltre è importante anche che siano presenti, nel caso di noleggio o utilizzo di mezzo personale per scopi aziendali, il numero dei km fatti per ottenere un rimborso preciso.

  1. Scopo delle spese

Può essere utile unificare le spese per scopo. Per esempio invece che inserire le varie voci con il nome della spesa, unificarle sotto il nome, per esempio di un convegno a cui si è dovuti partecipare, può aiutare a far comprendere l’importanza della spesa e dare più senso al rimborso.

  1. Approvazione

Ultima ma non per importanza, per essere ufficialmente approvata, una nota spese deve avere la firma del travel manager o del referente in carico dell’approvazione.

Cosa può fare BizAway per le tue note spese?

Non avrai (quasi) più bisogno della nota spese con la gestione dei flussi di approvazione tramite la piattaforma di BizAway.
Tutte le tue spese di viaggio (voli treni, hotel) saranno scelte dal tuo lavoratore ma verranno approvate dall’azienda e pagate tramite carta aziendale e questo ridurrebbe notevolmente i rimborsi per le spese che il tuo lavoratore dovrebbe richiedere.

La fatturazione viene generata automaticamente ed il tuo reparto amministrativo potrà accedere a tutte le fatture in un unico posto senza avere il rischio che non venga consegnata o conservata tutta la documentazione.

Scarica il nostro template nota spese, per avere una versione già pronta e semplificata di tutte le spese che dovrai annotare per la tua trasferta.