Il business travel è una nuova concezione dei cosiddettI viaggi d’affari, che include tutto ciò che riguarda l’organizzazione di una trasferta di lavoro in tutti i suoi aspetti, da quello economico a quello organizzativo-logistico.
I viaggi di lavoro rappresentano una spesa importante per le aziende, sia grandi che piccole, molto spesso servono per visitare i clienti, stipulare nuovi contratti, tenere contatti con i fornitori o tenersi al passo con l’evoluzione del settore, tramite fiere, esposizioni ecc.

In questo articolo andremo a vedere tutte le sfaccettature del business travel nel 2021 a partire dalla terminologia utilizzata per identificare le differenti tipologie di viaggio di lavoro per arrivare alle competenze e ai ruoli coinvolti nella gestione dei viaggi di lavoro (business travel management) ed aspetti come la travel policy e l’etiquette.

Business travel, bleisure e turismo d’affari

Al pari passo con la nascita di nuove tendenze anche la concezione del viaggio d’affari sta cambiando e bisogna prenderne atto: per esempio, la possibilità di rendere più flessibile il confine tra vita privata e vita lavorativa ha dato vita a forme di viaggio come il bleisure che coniuga le necessità del viaggio d’affari con degli spazi di svago.

Vediamo i termini più utilizzati in questo momento e il loro significato:

Business travel

Nella sua accezione stretta, il “business travel”, conosciuto tradizionalmente in Italia anche come viaggio di lavoro o turismo d’affari è un viaggio intrapreso per lavoro o motivi di lavoro. Sono quindi inclusi tutti i viaggi con l’intento di sviluppare nuove relazioni d’affari, le partecipazioni a convegni, congressi o fiere ed eventi e sono qui inclusi anche i cosiddetti “viaggi d’incentivazione” o “viaggi incentive”, ovvero i viaggi premio per i dipendenti. 

È per questo che il settore è riassunto internazionalmente nell’acronimo Mice, ovvero Meetings, Incentive, Congresses and Exhibitions.

Bleisure

Qui, oltre al business, entra in gioco il concetto di “leisure”, ovvero “tempo libero”, che fondendosi danno vita al “bleisure”: assieme al lavoro si accosta anche il piacere, quindi il concedere al lavoratore anche dello spazio per lo svago nel suo business travel.
La concezione di Bleisure si differenza da business travel poiché intende il prolungamento di un viaggio di lavoro di un weekend proprio per concedersi un po’ di svago, visitare la città in cui ci si trova ecc.
E’ difficile stilare un profilo preciso del bleisure traveler, generalmente lo si può descrivere come un viaggiatore aziendale, principalmente appartenente alla categoria dei millennials (cioè i nati tra l’80 e il ‘95).

Turismo d’affari

A loro volta, entrambi si distinguono dal concetto di turismo d’affari poiché quest’ultimo intende proprio il provvisorio trasferimento per un periodo inferiore all’anno dove la persona continua a fare il suo lavoro ma a distanza, con il vantaggio di potersi godere il proprio tempo libero in un posto diverso da quello dove vive.

Come gestire il business travel

Con l’evoluzione del business travel, si fa spazio una necessità di gestione, comune a moltissime aziende: quella del ridurre tempo e risorse per l’organizzazione dei viaggi di lavoro.
Molte aziende decidono di affidarsi a delle business travel management company, cioè delle vere e proprie agenzie o piattaforme il cui scopo è quello di ottimizzare tutte le attività inerenti ai viaggi di lavoro.

Ma che cos’è il travel management?
Con il termine travel management si intendono tutte quelle attività di gestione, organizzazione e prenotazione di un viaggio d’affari ma anche tutto ciò che riguarda i processi di fatturazione.

Incluse tra queste attività possiamo trovare:

  • acquisto di biglietti di viaggio di aerei o treni, prenotazione hotel e vetture a noleggio
  • controlling e fatturazione spese di viaggio
  • organizzazione di manifestazioni (MICE – meeting, incentive, congress, exhibition)
  • creazione e controllo di travel policy

Ma vediamo chi è che si occupa di travel management:

  • agenzie di viaggio
  • business travel management company
  • industrie alberghiere e della ristorazione
  • travel manager 
  • GDS (Global distribution system)
  • fornitori di sistemi di self booking 

Molte aziende decidono di affidarsi a business travel agency per ottimizzare tempi di prenotazione e gestione fatturazione e costi.
Le grandi aziende solitamente hanno internamente una figura responsabile della gestione dei viaggi: il travel manager.
La sua mansione principale è quella di trovare il corretto equilibrio tra riduzione dei costi e il giusto comfort per il viaggiatore magari impostando una travel policy aziendale per facilitare i processi.

Un altro aspetto da tenere in conto è quello della sicurezza, è importante predisporre un sistema di risk management e di travel security che possa essere pronto ad ogni evenienza.
Informare i propri viaggiatori sui rischi che possono incorrere in determinati viaggi è essenziale ma appoggiarsi a dei sistemi che siano in grado di monitorare in tempo reale la situazione, mandando alert o notifiche può sicuramente essere confortante e far sentire al sicuro il viaggiatore.

La Travel Policy

Uno dei suoi compiti è quello di stilare una travel policy, cioè l’insieme di regole che stabiliscono la gestione dei viaggi di lavoro come:

  • Prenotazioni di aerei, treni o noleggi auto
  • Regole di spesa, inclusi pranzi, cene o svago
  • La sicurezza nel viaggio, sia personale che dell’azienda
  • Metodi di pagamento
  • Tenere al sicuro il viaggiatore in ogni sua trasferta


Con l’aiuto di una business travel agency, il settaggio di una travel policy è immediato e semplifica il lavoro al travel manager, in questo modo non ci sarà più bisogno di verificare manualmente che tutte le condizioni siano rispettate ogni volta perché saranno già impostate automaticamente.

Etiquette

Con l’introduzione di un concetto più flessibile di business travel, è importante che anch’esso abbia una sua etiquette poiché coloro che viaggiano sono quelli che portano nei loro viaggi l’immagine dell’azienda.
Vediamone alcuni punti:

Il tempo è denaro. Perdere tempo è una cosa che non piace a nessuno, proprio per questo essere puntuali, meglio ancora in anticipo, è un requisito molto importante. Che sia per prendere un volo, per un pranzo aziendale o per un business meeting.

Rispettare le culture locali. Paese che vai usanza che trovi: anche se siamo abituati a comportarci in una certa maniera è molto importante conoscere le abitudini locali per non fare brutta figura. Per esempio il contatto fisico in alcuni paesi non è visto di buon occhio come siamo abituati.

Usare il buon senso. Tenere un corretto comportamento mentre si è tavola, non interrompere la gente mentre sta parlando, non vestirsi troppo poco formali solo perché si va in un paese con un clima più caldo sono alcuni piccoli esempi.

Usare il buon senso e l’educazione è essenziale nei viaggi di lavoro poiché non si rappresenta solo noi stessi o il paese da dove proveniamo, soprattutto si rappresenta l’azienda per cui lavoriamo.

Sostenibilità. E’ bene ricordare che ci sono molti comportamenti green che possono essere messi in atto durante le proprie trasferte come alloggiare in hotel sostenibili, cercare di utilizzare i mezzi pubblici o muoversi a piedi, utilizzare voli diretti, viaggiare in classe economy, informarsi sulla sostenibilità della compagnia aerea con cui si viaggi ecc.

Travel policy. La tua azienda sicuramente avrà una travel policy che chiarisce ogni dubbio che puoi avere durante i tuoi viaggi di lavoro.

Assicurati di aver compreso ogni punto di essa prima di partire, in modo da avere la giusta consapevolezza ogni qualvolta qualcosa di spiacevole possa saltare fuori.

Rispettare l’etiquette significa valorizzare la tua professionalità e quella della tua azienda.

Cosa può fare Bizaway per il tuo business travel

Gestire le spese di viaggio di un’azienda significa attuare un piano di organizzazione accurato per poter monitorare le spese e i costi.
Appoggiarsi ad un’agenzia di business travel per la gestione dei viaggi di lavoro può aiutare la tua compagnia a semplificare il lavoro e a risparmiare.

BizAway semplifica le tue prenotazioni con un’assistenza 24/7, ti fornisce una piattaforma di gestione che ti consente piena libertà nella gestione dei tuoi viaggi dandoti anche la possibilità di definire politiche e approvazioni da parte dei tuoi travel manager.
Potrai avere a portata di mano le tue spese, rimborsi e/o prenotazioni.
Si aggiunge a questo la comodità di scaricare una fatturazione mensile per tutte le prenotazioni effettuate.

Rendiamo il business travel più green: grazie al calcolatore automatico nella nostra piattaforma ogni utente viene informato dell’impatto ambientale di ogni prenotazione. Durante il processo di prenotazione viene indicata anche la quantità di anidride carbonica prodotta da quella specifica trasferta.
Inoltre, grazie agli algoritmi di calcolo si può conoscere anche il corrispettivo monetario necessario a compensare l’inquinamento prodotto, grazie ad una donazione volontaria di pochi centesimi destinata alla piantagione di mangrovie, tramite il progetto Eden Reforestation Project.
La mangrovia è stata scelta per le sue straordinarie capacità di assorbimento di CO2.
Infatti, durante i suoi 25 anni di vita riesce a rimuovere fino a 308 kg di CO2, su una media di 12,3 kg per anno ad albero (clicca per scoprire quanti alberi ha piantato BizAway)

A causa della pandemia il settore dei viaggi è stato limitato in ogni suo campo, compreso quello delle trasferte di lavoro.
Secondo questo articolo del sole 24 ore si stima che la ripartenza sia iniziata già con l’arrivo della primavera ma secondo molti esperti nei prossimi mesi si viaggerà ancora in modo limitato e soprattutto verso mete vicine, a causa della difficoltà di organizzare business travel dell’ultimo minuto verso mete lontane.