Gestion des voyages
Le tout sous contrôle pour les déplacements professionnels de votre entreprise! Avec BizAway, vous pouvez configurer votre politique de voyage d’entreprise, vos champs personnalisés et savoir où se trouvent les voyageurs à tout moment.
Les avantages
Souvent l’organisation des voyages d’affaires peut être complexe, le rôle du travel manager est de trouver le bon équilibre entre réduction des prix et confort du voyageur, en mettant en place une politique voyages d’entreprise pour faciliter les démarches.
Pourquoi BizAway est fait pour vous:
Les conditions de voyage
BizAway vous permet de paramétrer la politique des déplacements professionnels de l’entreprise directement depuis la plateforme afin de garantir son application de manière automatisée: les restrictions choisies servent d’alerte à l’utilisateur lors du processus de réservation, et ils peuvent empêcher la finalisation si ces exigences ne sont pas respectées.
Parmi ces différents paramètres, vous pouvez:
- Fixer le budget maximum par personne et par voyage;
- Allouer un budget spécifique selon le type de voyage (national, international);
- Établir un budget maximum en fonction du type de réservation (pour tous ou seulement pour certaines prestations);
- Appliquer les restrictions pour tous les utilisateurs ou uniquement pour certains groupes de voyageurs;
- Indiquer combien de jours avant le départ les utilisateurs peuvent réserver (advanced booking) ;
- Indiquer la classe de voyage autorisée;
- Déterminer le temps de trajet minimum pour chaque classe;
- Établir un prix maximum en fonction de la durée du voyage.
Champs personnalisables
Avez-vous besoin d’ajouter plus d’informations certains ou à tous les types de réservation ou des données supplémentaires à la base des données des utilisateurs? Les champs personnalisables ont été conçus pour ces fonctions. Ce sont des éléments descriptifs adaptables que vous pouvez paramétrer à votre guise et en fonction de l’organisation de votre entreprise, par exemple: vous pouvez créer un champs personnalisé relatif au département auquel appartient l’utilisateur ou au numéro de projet pour toutes les réservations;
Vous pouvez aussi choisir le type de champ que vous préférez entre saisie de texte, données, sélection dans une liste et choix multiple;
Définir le champ comme obligatoire, exportable au format CSV ou filtrable dans les listes.
Assistance 24/7
Pour toute urgence ou demande de conseil, vous pouvez compter sur la réactivité du support multilingue 24h/25 et 7j/7. Nos experts en voyages d’affaires sont joignables via le chat pour vous aider en temps réel et vous apporter une assistance personnalisée.
Travel Risk Management
La gestion des risques est un enjeu fondamental pour le travel manager: savoir où se trouvent les voyageurs à tout moment est essentiel pour gérer rapidement toute urgence pendant le voyage. Pour cela BizAway a créé une carte dynamique qui vous permettra de suivre la position des voyageurs à la fois en temps réel et en perspective .Vous pouvez notamment:
- Affiner votre recherche en filtrant par type de réservation, voyageur et pays;
- Accéder aux informations utiles à l’identification du voyageur: nom complet, fonction, contacts et réservations associées;
- Filtrer pour une période de temps spécifique dans le passé;
- Si vous êtes intéressés par un lieu précis, il suffit de cliquer sur le marqueur pour visualiser instantanément le récapitulatif des réservations.
Agenda de voyage
Ce serait formidable d’avoir toutes vos réservations de voyages d’affaires regroupées au même endroit, n’est-ce pas? BizAway vous permet de les regrouper facilement dans un carnet de voyage, vous aurez ainsi une vision claire et complète de l’itinéraire. Vous serez en mesure de:
- Choisir le nom du voyage et les personnes qui y sont associés;
- Connecter une réservation existante à un agenda de voyage créé précédemment;
- Consulter la chronologie du voyage, la carte et la liste complète des réservations saisies;
- Associer une réservation à un voyage même lors du processus de réservation;
- Créer un nouveau agenda de voyage même lorsque vous êtes sur le point de finaliser votre réservation.
Systèmes de
validation
Le Travel manager peut vérifier toutes les réservation à l’aide du système de validation:
Lorsqu’un utilisateur d’un certain groupe fait une demande de réservation, celle-ci est soumise à la validation d’un superviseur qui décide de la confirmer ou non. Vous pourrez choisir librement les groupes qui seront soumis à ce processus et quels utilisateurs en feront partie. De plus, grâce au système de rôles, vous pouvez confier la validation à un utilisateur spécifique en activant ou en désactivant également d’autres fonctions de la plateforme. Quant à la politique de voyages, le système de validation est un outil entièrement personnalisable, conçu par BizAway afin de répondre aux exigences des entreprises en fonction des différents déplacements professionnels.
Google et Microsoft sign in
Si vous avez un compte d’entreprise Google ou Microsoft, vous pouvez les utiliser pour vous inscrire et vous connecter facilement à la plateforme.
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