Travel Manager

Tout sous contrôle pour les déplacements professionnels de votre entreprise! Avec BizAway, vous pouvez configurer votre politique de voyage d’entreprise, vos champs personnalisés et savoir où se trouvent les voyageurs à tout moment.

Les avantages

Souvent l’organisation des voyages d’affaires peut être complexe, le rôle du travel manager est de trouver le bon équilibre entre réduction des prix et confort du voyageur, en mettant en place une politique voyages d’entreprise pour faciliter les démarches.

Pourquoi BizAway est fait pour vous:

Les conditions de voyage

BizAway vous permet de paramétrer la politique de déplacements de l’entreprise directement depuis la plateforme afin de garantir son application de manière automatisée: les restrictions choisies servent d’alerte à l’utilisateur lors du processus de réservation, et s’il le souhaite, peuvent empêcher la finalisation si ces exigences ne sont pas rencontrées  

Parmi ces différents paramètres, vous pouvez:

  • fixer le budget maximum par personne et par voyage;
  • Allouer un certain budget selon le type de voyage (national, international);
  • Établir un budget maximum en fonction du type de réservation (pour tous ou seulement pour certaines prestations);
  • Appliquer les restrictions pour tous les utilisateurs ou uniquement pour certains groupes de voyageurs;
  • Indiquer combien de jours avant le départ les utilisateurs peuvent réserver ;
  • Indiquer la classe de voyage autorisée;
  • Déterminer le temps de trajet minimum pour chaque classe ;
  • Établir un prix maximum en fonction de la durée du voyage.

Champs personnalisables

Avez-vous besoin d’ajouter plus d’informations ou à tous les types de réservation ou des données supplémentaires à la base des données des utilisateurs? Les champs personnalisables ont été conçus pour ces fonctions. Ce sont des éléments descriptifs adaptables que vous pouvez paramétrer à votre guise et en fonction de l’organisation de votre entreprise, par exemple: vous pouvez créer un champs personnalisé relatif au département auquel appartient l’utilisateur ou au numéro de commande pour toutes les réservations;    

Choisir le type de champ que vous préférez entre saisie de texte, données, sélection dans une liste et choix multiple;

Définir le champ comme obligatoire, exportable au format CSV ou filtrable dans les listes.  

Gestion des risques de voyages

 

La gestion des risques est un enjeu fondamental pour le travel manager: savoir où se trouvent les voyageurs à tout moment est essentiel pour gérer rapidement toute urgence pendant le voyage. Pour cela BizAway a créé une carte dynamique qui vous permettra de suivre la position des voyageurs à la fois en temps réel et en perspective .Vous pouvez notamment: 

  • Affiner votre recherche en filtrant par type de réservation, voyageur et pays;
  • Accéder aux informations utiles à l’identification du voyageur: nom complet, fonction, contacts et réservations associées;
  • Filtrer pour une période de temps spécifique dans le passé;
  • Si vous êtes intéressés par un lieu précis, il suffit de cliquer sur le marqueur pour visualiser instantanément le récapitulatif des réservations.       

Assistance  24/7

Pour toute urgence sur le site ou demande de conseil, vous pouvez compter sur la réactivité du support multilingue 24h/25 et 7j/7. Nos agents spécialisés dans les voyages d’affaires sont joignables par chat pour vous aider en temps réel et vous apporter une assistance personnalisée.    

Agenda de voyage

 ce serait bien d’avoir toutes vos réservations de voyages d’affaires regroupées au même endroit, n’est-ce pas? BizAway vous permet de les regrouper facilement dans un carnet de voyage, vous aurez ainsi une vision claire et complète de l’itinéraire. Vous serez en mesure de:

  • Choisir le nom du voyage et les personnes qui s’y rapportent;
  • Connecter une réservation existante à un agenda de voyage créé précédemment;
  • Consulter la chronologie du voyage, la carte et la liste complète des réservations saisies;
  • Associer une réservation à un voyage même pendant la phase de réservation;
  • Créer un nouveau planificateur de voyage même lorsque vous êtes sur le point de finaliser votre réservation.        

Connexion via Google et Microsoft

Si vous avez un compte d’entreprise Google ou Microsoft, vous pouvez les utiliser pour vous inscrire et vous connecter facilement à la plateforme.

Systèmes d’approbation

Le Travel manager peut vérifier toutes les réservation à l’aide du système d’approbation: 

Lorsqu’un utilisateur d’un certain groupe fait une demande de réservation, celle-ci est soumise à l’approbation d’un superviseur qui décide de la confirmer ou non. Vous pourrez choisir librement les groupes qui seront soumis à ce processus et quels utilisateurs en feront partie. De plus, grâce au système de rôles, vous pouvez confier l’approbation à un utilisateur spécifique en activant ou en désactivant également d’autres fonctions de la plateforme. Quant à la politique voyages, le système d’approbation est un outil entièrement personnalisable, conçu par BizAway afin de répondre aux exigences des entreprises en fonction des différents déplacements professionnels.          

 

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