Indemnité de déplacement?Forfaitaire?Aux frais réels? Lorsqu’on aborde le sujet des voyages d’affaires et du remboursement des frais, on rencontre souvent des termes qui sont mal utilisés. Avant d’expliquer comment fonctionne le remboursement des frais de déplacement, clarifions les choses.

Le remboursement des frais est le remboursement accordé à un employé pour les dépenses engagées lors d’un voyage d’affaires.

Un voyage d’affaires est le type de déplacement professionnel au cours duquel vous êtes temporairement appelé à vous rendre dans un lieu différent de celui où vous travaillez habituellement. Par opposition à une mutation, qui indique un changement permanent de lieu de travail.

Voici les principales caractéristiques qui permettent d’identifier un déplacement professionnel:

  • la nécessité occasionnelle pour le travailleur de voyager pour des raisons professionnelles
  • le séjour temporaire dans un lieu de travail qui n’est pas le lieu habituel 

Avec le changement temporaire de lieu de travail, le paiement des heures se fait également différemment. Dans certains cas, en plus du salaire mensuel, le salarié peut également recevoir une indemnité de déplacement, c’est-à-dire une rémunération supplémentaire versée au salarié en déplacement pour les désagréments causés par le déménagement temporaire (et soumise à l’impôt).

Ce terme peut être confondu et utilisé comme synonyme de journalier, qui concerne plutôt le remboursement forfaitaire, c’est-à-dire un montant qui est remboursé sur une base forfaitaire (abordé en détail ici).

Les conditions permettant ce type de paiement sont les suivantes:

  • Posséder un contrat de travail
  • Caractère temporaire du transfert
  • Effectuer la même tâche mais dans un lieu qui n’est pas le lieu de travail de l’employé
  • Retour sur le lieu de travail

Mais comment le travailleur est-il remboursé?

Voyons quels sont les différents types de remboursement:

  1. Remboursement forfaitaire 
  2. Remboursement analytique ou aux frais réels 
  3. Remboursement mixte
  4. Remboursement des frais kilométriques
  5. Remboursement des frais des indépendants 

  1. Remboursement forfaitaire ou indemnité journalière
 

Le remboursement forfaitaire, ou indemnité journalière, est le système de remboursement le plus rapide du point de vue administratif car il est versé indépendamment des dépenses engagées : Les frais forfaitaires se basent sur des plafonds fixés par l’URSSAF pour certaines dépenses. Le barème, mis à jour chaque année, est disponible sur le site de l’URSSAF.

Ces plafonds concernent:

  • les frais de restauration,
  • les indemnités kilométriques,
  • les frais de grand déplacement (France et étranger),
  • certains frais liés à la mobilité professionnelle.

Cependant, dans certaines régions de France et dans les régions Outres-Mer les plafonds sont différents.

En cas de déplacement en métropole, un barème d’indemnité est défini par l’URSSAF. Le barème tient compte également de la différence du coût du logement entre Paris, les départements des Hauts-de-Seine, de Seine-Saint-Denis et du Val-de-Marne, d’une part, et la province, d’autre part. Les montants sont applicables pour une durée de déplacement de 3 mois continue ou discontinue. Pour un déplacement supérieur à 3 mois et inférieur à 2 ans, les montants fixés subissent un abattement de 15 % à compter du premier jour du 4e mois. Si la mission se poursuit au-delà de 24 mois et dans la limite de 4 ans, les montants sont abattus de 30 % à compter du premier jour du 25e mois. (Retrouvez le barème des indemnités 2022.) En cas de déplacement en régions Outres-Mer un barème s’applique sur le montant des indemnités forfaitaires de repas et d’hébergement (incluant le petit-déjeuner) est fixé par jour selon la destination.

  • Retrouvez le barème dans notre rubrique taux et barèmes.
  • Ces montants sont réduits:
  • de 15% à compter du premier jour du 4ème mois dans le cadre d’un déplacement supérieur à 3 mois et inférieur à 2 ans;
  • de 30% à compter du premier jour du 25ème mois si la mission se poursuit au-delà de 24 mois et dans la limite de 4 ans.

(Retrouvez le barème des indemnités 2022) Ce remboursement ne nécessite pas de documentation des dépenses, car il s’agit d’une somme forfaitaire, mais il est possible de recevoir le remboursement des frais de voyage et de transport, s’ils sont correctement justifiés, et ceux-ci ne sont pas soumis à l’impôt. Si, toutefois, le remboursement d’autres frais de voyage supplémentaires est approuvé, ceux-ci seront imposés. Au-delà des plafonds, le remboursement deviendra imposable, c’est-à-dire qu’il sera taxé, si les dépenses dépassent le plafond fixé annuellement, à savoir: – les indemnités de repas pris sur le lieu de travail; – les indemnités de repas pris hors du lieu de travail, quand les circonstances empêchent le salarié de rejoindre son domicile ou son lieu de travail; – les indemnités de repas pris lors d’un déplacement professionnel, quand les circonstances empêchent le salarié de rejoindre son domicile ou son lieu de travail et l’obligent à déjeuner au restaurant; – les indemnités kilométriques d’après le barème administratif pour les salariés qui utilisent leur véhicule personnel pour des déplacements professionnels sur justification du moyen de transport, de la puissance fiscale et du kilométrage parcouru; les indemnités de grand déplacement pour compenser les dépenses supplémentaires de repas et de logement quand les circonstances empêchent le salarié de rejoindre son domicile ; – les indemnités de déplacement professionnel. Au-delà de ce plafond, ces frais professionnels doivent être justifiés et les indemnités versées peuvent rester exonérées si les conditions précisées ci-dessus sont remplies (justificatifs, etc.). Dans le cas contraire, la fraction excédentaire par rapport aux plafonds ci-dessus est ajoutée au revenu imposable.

  • Remboursement analytique ou remboursement des frais réels
 

Le remboursement analytique, ou remboursement aux frais réels, permet de rembourser les frais réels engagés par le salarié lors d’un déplacement (ce remboursement n’est pas inclus dans le revenu imposable du salarié). Toutefois, l’employé est tenu de présenter une note de frais (lisez notre guide sur les notes de frais ici) et toutes les pièces justificatives des frais d’hébergement, de voyage et de transport. Les preuves comprennent les factures, les reçus et les tickets, mais aussi les tickets nominatifs, les reçus ou les tickets anonymes. En plus de ce remboursement, il est également possible de recevoir une indemnité de déplacement, en compensation du désagrément causé à l’employé par le déplacement temporaire de son travail vers un lieu inhabituel.

Contrairement au remboursement forfaitaire, il y a certaines limites à la déductibilité du remboursement et varie en fonction du type de dépense (pour le logement et la nourriture ou le transport). Son principe est simple: l’employeur rembourse les dépenses réellement engagées par le salarié. Pour cela, ce dernier doit soumettre une note de frais valide avec les justificatifs associés. Les collaborateurs doivent donc prendre sur leur trésorerie personnelle afin de payer des dépenses qui seront remboursées ultérieurement. Au-delà de l’enjeu financier, c’est aussi une problématique administrative. 

  • Il faut prendre le soin de garder chaque justificatif et produire ses notes de frais au fur et à mesure afin d’éviter les pertes, les oublis, ou tout simplement de se sentir dépassé par la montagne de notes de frais à faire.
  • Chaque demande de remboursement doit, bien sûr, être conforme avec la législation en vigueur et la politique interne de l’entreprise. Cela implique des déplacements autorisés, des dépenses raisonnables pour un motif professionnel, et des justificatifs conformes (détails de la prestation, coordonnées du vendeur ou du fournisseur, TVA, noms des invités dans le cadre d’un repas au restaurant, etc.).
  • Comment comptabiliser les charges mixtes ? Deux façons existent pour les passer en comptabilité:
  • Dans certains cas, l’employé peut demander une avance de fonds, en particulier pour les déplacements longs et coûteux. L’entreprise remet alors en avance une somme d’argent censée couvrir les principales dépenses du voyage d’affaires.

 Le salarié sera tout de même tenu de produire une note de frais en bonne et due forme, et le différentiel sera soit rétrocédé à l’entreprise (si l’avance était trop importante) soit réclamé en remboursement au réel (si l’avance n’a pas couvert toutes les dépenses).   En général, le remboursement au réel est la pratique choisie par les entreprises dans le cas de déplacements ponctuels, difficilement anticipables ou peu fréquents. Pour un employé qui passe le plus clair de son temps sur la route, il existe une autre solution.

3. Remboursement des frais mixtes  

Le remboursement mixte des frais n’est rien d’autre qu’une solution intermédiaire entre le remboursement aux frais réels et l’indemnité forfaitaire, et consiste en un remboursement:

  • analytique des frais de logement et de nourriture ;
  • la perception d’une indemnité journalière.

  • Les charges mixtes concernent des charges qui sont à la fois professionnelles et personnelles. Il faut alors déterminer une quote-part professionnelle pour que ces frais passent en comptabilité.
  • C’est le cas par exemple des charges de télécommunication si le gérant utilise le même téléphone pour passer des appels personnels et des appels professionnels. C’est le cas aussi du loyer lorsque le gérant travaille de chez lui.

Tout comme pour le remboursement analytique, l’employé doit présenter:

  • une note de frais;
  • accompagnée de documents.

Comme pour le remboursement forfaitaire, avec ce type de remboursement, l’entreprise n’est pas imposée sur la totalité du montant.

  • Comment comptabiliser les charges mixtes ? Deux façons existent pour les passer en comptabilité:
  • Déduire des charges de l’entreprise la quote-part personnelle. Si la charge intégrale (quote-part professionnelle et quote-part personnelle) a été payée par l’entreprise, il faut déduire des charges de l’entreprise la partie personnelle et diminuer en contrepartie le compte courant.
  • Cette solution est envisageable pour une entreprise individuelle, car les patrimoines professionnels et personnels sont confondus. Par contre, en cas de société, cette solution est à proscrire car on risque un abus de bien social (en d’autres termes le gérant se servirait dans les caisses de l’entreprise).
  • Réintégrer dans les charges de l’entreprise la quote-part professionnelle. Si le gérant a payé personnellement les frais, il peut se faire rembourser par l’entreprise la quote-part professionnelle.
  • Dans ce cas, la charge relative aux dépenses professionnelles sera passée en comptabilité avec en contrepartie une augmentation du compte courant.

Dans les deux cas, il est impératif de conserver les factures de ces frais.

4. Remboursement des Indépendants  

Lorsqu’un indépendant se déplace pour effectuer un travail pour une entreprise, les frais sont à la charge de cette dernière. Le travailleur peut soit facturer les dépenses directement à l’entreprise, soit les avancer et en demander le remboursement. La loi prévoit que les dépenses relatives au logement et à la nourriture payées directement par l’entreprise ne constituent pas une rémunération pour le travailleur et ne forment donc pas un revenu indépendant et le professionnel ne paie pas d’impôt.  

Dans le cas où les dépenses sont engagées par l’entreprise:

  • Les factures doivent être libellées au nom de l’entreprise.
  • l’entreprise peut déduire les frais conformément à la réglementation.
  • le professionnel ne doit rien déclarer car ces dépenses ne génèrent pas de revenus pour lui

Dans le cas où le professionnel avance les frais, il facture tous les frais de logement et de restauration à son nom et inclut ensuite ces frais dans la facture finale à l’entreprise, mais dans ce cas, il doit également payer l’impôt sur les sommes reçues en remboursement. Dans le cas des travailleurs professionnels, nous pouvons également diviser les remboursements en:

  • Remboursement forfaitaire – ce type de remboursement doit être convenu à l’avance avec l’entreprise et ne nécessite pas la présentation de documents. 
  • Remboursement analytique – dans ce cas, les dépenses sont entièrement déductibles, mais il faut conserver tous les documents nécessaires.

Toutefois, quel que soit le type de remboursement choisi, les frais font partie de la rémunération du professionnel et donnent donc lieu au calcul du précompte professionnel, sont soumis à la récupération de la sécurité sociale et sont imposables à la TVA.

5. Remboursement des frais kilométriques

Le remboursement des frais kilométriques est un remboursement qui est accordé aux employés, collaborateurs, directeurs ou partenaires qui se déplacent en utilisant leur propre voiture ou une voiture de location. Le remboursement des frais kilométriques ne concerne que les trajets réalisés dans un cadre professionnel. Les trajets domicile-travail en sont donc exclus. L’indemnité est déterminée par l’administration fiscale et comprend l’ensemble des charges liées à l’utilisation de la voiture, dont l’amortissement, l’assurance, l’entretien, le carburant et l’usure générale.    

  • Il s’agit d’une somme qui est calculée selon des critères précis et qui est incluse directement dans le salaire de l’employé.
  • Le calcul repose sur un barème administratif qui n’est pas négociable et qui prend en compte deux grands facteurs:
  • la puissance fiscale du véhicule
  • la distance parcourue

À noter que la puissance est plafonnée à 7 CV. Cela signifie que même si vous roulez dans une voiture de luxe qui les dépasse largement, vous serez remboursé comme n’importe quelle voiture de 7 CV. Les barèmes kilométriques sont régulièrement mis à jour par l’administration fiscale. Ceux qui s’appliquent actuellement ont été publiés le 20 février 2021 au Journal officiel. Ces barèmes 2021 restent identiques à ceux de 2020, sauf pour les véhicules électriques qui bénéficient désormais d’une majoration de 20%.

6. Comment BizAway simplifie vos remboursements

En simplifiant la gestion des voyages d’affaires grâce à sa plateforme, BizAway résout le problème des remboursements des employés.

Par exemple, vous pouvez saisir des flux d’approbation afin que vos employés puissent réserver le vol/hôtel/train de leur choix, mais que vous approuviez le voyage. Tous les frais de déplacement seront contrôlés et gérés par vous-même, payés avec la carte de l’entreprise et avec la possibilité de fixer des plafonds de prix.

Cela simplifiera (voire éliminera presque) le processus de remboursement car tout sera payé directement par l’entreprise mais choisi par l’employé.

Pour en savoir plus:

https://www.urssaf.fr/portail/home/taux-et-baremes/frais-professionnels/indemnite-de-grand-deplacement/deplacements-en-outre-mer.html https://www.urssaf.fr/portail/home/taux-et-baremes/frais-professionnels/indemnite-de-grand-deplacement/deplacements-en-metropole/middleColumn/deplacements-en-metropole.html.ajax