Une travel management company (TMC) sont des entreprises spécialisées dans la gestion de business travel, c’est-à-dire, des voyages d’affaires et les déplacements professionnels des entreprises, des sociétés, les PME, etc.

Les TMC se différencient des agences de voyages traditionnelles du fait qu’elles ne permettent pas uniquement de réserver des voyages, mais également de faire des réservations en accord avec la politique de voyage de l’entreprise, facturer, gérer les coûts et négocier les tarifs aériens et des hôtels.

Que fait une travel management company?

Une travel management company s’occupe de tous les aspects du programme de voyages d’une entreprise, en vous offrant un service automatisé et assisté pour réserver vos voyages d’affaires.

Voici, une liste des services offerts par les TMC:

  • Réservations d’avion, de train, d’hôtel et location de voitures;
  • Organisation logistique des événements sportifs et activités MICE;
  • Gestion des risques du voyage;
  • Facturation simplifiée;
  • Tarifs et solutions à prix réduit
  • Assistance 24/7

Qu’offre une travel management company?

Dans une travel management company il y a différents départements, tels que les ventes, l’administration, le service client et les experts en voyages, ils travaillent tous ensemble pour que l’expérience des voyages d’affaires soit la plus complète possible.

Plateforme

Les TMC offrent à leurs clients un logiciel/plateforme/outil ou une auto-réservation à lequelle il est possible d’accéder par e-mail et mot de passe, avec lequel le client peut réserver de façon indépendante les services dont il a besoin.

Politiques de voyages

Les entreprises peuvent mettre en place une politique de voyage avec la TMC correspondante pour automatiser tous les processus de réservation en fonction des besoins de l’entreprise.

GDS

Les TMC ont la possibilité d’utiliser le GDS (global distribution system) pour réserver des vols. Cela leur permet d’accéder à différents tarifs et itinéraires et, de cette manière, les voyageurs peuvent accéder à des tarifs en les réservant de façon indépendante depuis la plateforme.

Que fait BizAway?

BizAway est une plateforme qui vous permet de réserver vos voyages d’affaires et peut être utilisé par tous de manière autonome, en économisant du temps en évitant les communications inutiles entre les départements. Par conséquent, les dépenses de votre entreprise sont réduites significativement grâce à une économie moyenne de 25 % en comparaison du prix du marché pour la même réservation.  

La plateforme vous offre tous les outils dont vous avez besoin:

  • Les voyages sont réservables de manière indépendante.
  • Le travel manager peut définir les politiques et l’approbation automatisée.
  • Les administrateurs peuvent contrôler les coûts et la facturation de façon indépendante.

Grâce à son interface simple et intuitive, vous pouvez y accéder depuis tous vos appareils quand vous voulez.  

La flexibilité est le mot clé : vous pouvez configurer tous les paramètres selon vos besoins.

Services offerts  

Configuration de la travel policy

La plateforme de BizAway facilite le travail du travel manager ! Vous pouvez configurer la politique de voyages de votre entreprise de façon totalement automatisée : les restrictions mises en place sont des alertes qui parviennent à l’utilisateur pendant le processus de réservation et qui peuvent empêcher l’achèvement de la réservation si les exigences choisies n’ont pas été approuvées.

Vous pouvez:

  • Établir le budget maximal par personne et par voyage, mais également la possibilité de le personnaliser selon le type de voyage (national ou international);
  • Fixer un budget maximal selon le type de réservation (pour tous les services ou seulement certains);
  • Imposer des restrictions pour tous les utilisateurs ou seulement pour des groupes de voyageurs pré-déterminés;
  • Établir jusqu’à combien de jours avant le départ les utilisateurs peuvent réserver;
  • Établir la classe de voyage autorisée;
  • Déterminer le temps minimum de voyage pour chaque classe;
  • Fixer un prix maximal en fonction de la durée du voyage.

Avec la fonction de champs personnalisés, vous pouvez ajouter des informations à certains types de réservations ou aux données de base de BizAway. Ces entrées personnalisées adaptables peuvent être configurées selon l’organisation de votre entreprise, par exemple, vous pouvez créer des champs personnalisés selon de départements de l’utilisateur, établir le champ comme obligatoire, exportable en CSV ou filtrable en liste.

Réserver de manière autonome

La plateforme vous permet une navigation facile et rapide, en quelques clics, vous pouvez sélectionner les services dont vous avez besoin et réserver en toute autonomie. Vous pouvez également accéder à vos réservations directement depuis votre smartphone à tout moment via notre application.

De plus, si vous voyagez fréquemment et que vous avez une carte de fidélité/voyageur fréquent, vous êtes sûr d’obtenir tous les avantages auxquels vous avez droit, même si vous réservez par BizAway.

Assistance 24/7

Pour n’importe quelle urgence, problème sur place ou en consultation, vous disposez d’une équipe de service client composée de business travel agents disponible 24/7 via le chat, e-mail ou téléphone.

Travel risk management/Duty of care

BizAway fournit à votre entreprise et à vos voyageurs des systèmes de travel risk management. Grâce à notre partenariat avec Riskline, notre plateforme inclut une carte qui surveille la localisation de vos voyageurs et vous pouvez filtrer par réservation, voyageur, destination et intervalle de temps. En cas de relocalisation pour overbook d’hôtel ou pour annulation de vol, le service client vous proposera toutes les options alternatives. De plus, les tarifs flexibles vous permettront de gérer tous les changements volontaires en fonction de vos besoins. 

BizAway joue le rôle d’intermédiaire entre les fournisseurs et vous, en cas de remboursement, afin d’accélérer le processus et l’obtenir le plus tôt possible, de plus nous vous tiendrons informé durant tout le processus.

Accédez à des tarifs préférentiels pour un test PCR ou antigénique, grâce au partenariat avec le laboratoire italien Ambimed et le laboratoire espagnol Echevarne.

Voyages d’entreprise compliqués et de groupes

Nous prenons en charge l’organisation des voyages d’affaires complexes et de groupe, de son budget jusqu’à la gestion des imprévus, avec les réservations d’hôtels, vols, location de voitures ou de transports spéciaux. Nous gérons la logistique de l’organisation des événements sportifs et des activités MICE (réunion, séminaire, conférence et événement). Vous n’aurez pas à vous préoccuper de la facturation, nous préparons déjà une facture unique avec tous les rapports des fournisseurs.

 Facturation

En fonction des nécessités de votre entreprise, vous pouvez créer un nombre illimité de profils et d’adresses de facturation pour associer plus facilement vos factures aux centres de coûts. Nous offrons à votre équipe administrative, la possibilité de choisir la fréquence à laquelle vous recevrez les factures des services achetés par vos voyages. Vous pouvez choisir entre:

  • Facturation par réservation
  • Facturation hebdomadaire
  • Facturation bimensuelle
  • Facturation mensuelle

Vous pouvez configurer votre politique de voyages directement sur la plateforme pour l’appliquer automatiquement, vous trouverez tous les paramètres sélectionnés dans vos rapports et factures.  

Depuis la plateforme, vous pouvez télécharger des rapports au format CSV pour chaque service. En plus de définir des filtres tels que le nom ou le profil de facturation, vous pouvez également obtenir des listes spécifiques des réservations avec les paramètres sélectionnés

Prix

Vous pouvez choisir entre 3 plans :  

Essentials – 4€ par réservation

  • Accès aux tarifs BizAway
  • Réservations automatiques
  • Assistance 24/7

Advanced – 5€ par réservation

  • Plan Essentials
  • Intégration des tarifs négociés
  • Locations de voitures sans carte bancaire
  • Champs personnalisés
  • SLAs Premium
  • Lodge Cards

Enterprise – Sur mesure

  • Solution adaptée aux besoins et à la taille de votre entreprise

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BizAway est une entreprise de gestion de voyages qui simplifie votre business travel. Pour plus d’informations, demander une démo !