Nous savons que les voyages d’affaires peuvent être stressants, et parfois, inconfortables, mais ne vous découragez pas, car le respect de certaines règles peut vous aider pour maîtriser tout ce que vous devez faire lors de vos déplacements professionnels. 

Dans la liste suivante, vous trouverez une série de conseils et d’actus qui vont vous aider à gérer vos voyages d’affaires comme si vous l’aviez fait toute votre vie.

1. Arriver tôt à l’aéroport

Arriver à l’heure à l’aéroport est la partie la plus importante du voyage pour enregistrer vos bagages.  

2. Suivez la politique de voyage de votre entreprise

Avant de décider et de planifier votre voyage, assurez-vous de lire et de comprendre votre politique de voyages. Dans la politique de voyage, vous trouverez les informations nécessaires afin de savoir où réserver, qui solliciter afin de valider le voyage, comment fonctionnent les paiements et les remboursements.

3. Le protocole d’affaires

Il est clair que respecter les traditions et la culture locale du pays dans lequel vous voyagez est essentiel. Le protocole dans les affaires est très important afin d’éviter les coutumes propres à notre pays qui ne sont pas considérées comme telles dans d’autres pays, comme se serrer la main.

4. Bien choisir sa place dans l’avion

Le choix du bon siège peut faire toute la différence, surtout lors de longs trajets. Vous pouvez trouver sur Internet de nombreux sites qui vous conseillent sur les meilleures places pour chaque vol.

5. Voyager avec un bagage à main

Choisir un bagage à main au lieu d’une valise encombrante est la meilleure solution, autant pour optimiser le temps comme lors de l’attente des bagages une fois arrivé à destination ou à leur perte que pour des raisons écologiques, car les bagages à main sont moins lourds et consomment donc moins de carburant.

6. Trousse de premiers soins

Personne ne peut savoir ce qu’il peut vous arriver au cours de votre voyage. Gardez à portée de main une trousse de premiers soins dans laquelle vous trouverez des médicaments que vous avez l’habitude de prendre lorsque vous ne vous sentez pas bien. Cette trousse peut contenir, en plus de ce qu’il y a habituellement dedans : des analgésiques, des vitamines, une crème pour les mains, du désinfectant pour les mains, des anti-acides et également les médicaments que vous prenez habituellement.

7. Voyage sans escale

Si vous le pouvez, choisissez de voyager sans escale, il y aura moins de temps d’attente et vous serez plus détendu. En plus d’économiser du temps, vous ne courez pas le risque de voir votre vol annulé, d’overbooking et/ou de perte de bagages.

8. Gardez à portée de main les documents nécessaires

Carte d’identité, mots de passe, billets, etc., gardez-les tous à portée de main afin de faciliter la procédure au moment de l’enregistrement.

9. Check-in en ligne

Prenez le temps de faire votre check-in en ligne afin d’organiser votre temps de la meilleure façon possible et d’éviter de faire la queue.

10. Portez des vêtements à la fois élégants et confortables

Il est important de porter des vêtements à la fois élégants et confortables au cas où vous devriez rencontrer un imprévu : vous pourriez devoir aller à une réunion importante ou vous rendre à un dîner.

11. Pensez aux contrôles de sécurité

Pour faciliter les contrôles, gardez les objets comme les liquides, les appareils électroniques et les chargeurs ensemble pour pouvoir les sortir rapidement au contrôle de sécurité. Il en va de même pour les bracelets, les montres et les ceintures. À certains points de contrôle, vous devrez les retirer de votre valise ou de votre sac.

12. Programme de fidélité

Si vous êtes membre d’un programme de fidélité, n’oubliez pas de vérifier si vous disposez d’avantages qui vous permettent d’améliorer votre voyage. Si vous ne faites pas encore partie du programme de fidélité, inscrivez-vous pour accumuler des points et profiter de toutes les offres.

13. Batterie externe et appareils chargés

Assurez-vous de toujours avoir tous les appareils dont vous avez besoin chargés pour le voyage, mais aussi d’avoir des batteries externes à emporter avec vous est idéal pour les situations d’urgence.

14. Applications de gestion de voyages 

Avoir des applications de réservation de taxis et de covoiturage sur votre téléphone peut simplifier votre voyage.  L’iPhone propose Passbook comme application pour gérer tous les détails des vols ou les réservations en général, tandis que pour Android, vous pouvez utiliser Walletpasses. 

15. Stationnement

Réserver votre place de stationnement à l’avance pour ne pas avoir à perdre votre temps à errer en ville et pouvoir arriver à l’heure à votre réunion.

16. Demander une chambre proche de l’ascenseur 

De manière générale, les chambres des étages les plus élevés sont moins sujettes au vol. Mais si vous êtes une femme, nous vous recommandons de demander une chambre proche d’un ascenseur de façon à ne pas avoir à circuler seule dans les couloirs en pleine nuit. 

17. Faites attention à la connexion internet

Vérifiez auprès de l’expert informatique de votre entreprise toutes les méthodes de sécurisation que vous pouvez mettre en œuvre sur votre ordinateur pour éviter d’éventuelles attaques en vous connectant à des réseaux qui ne sont pas considérés comme sûrs.

18. Adaptateurs de prise

N’oubliez pas que tous les pays n’utilisent pas les mêmes prises, emportez toujours l’adaptateur correspondant.

19. Utilisez votre temps correctement

Voyager durant plusieurs heures, en plus du jet-lag peut être stressant, mais dormir dès votre arrivée n’est pas une bonne solution. Le mieux que vous puissiez faire est de vous accoutumer à l’heure locale dès que possible : Stay Well, Jet Lag Rooster et Entrain.

 20. Gardez vos reçus et faites les parvenir

Nous vous recommandons de ne pas jeter les reçus ou les bons : vous en aurez besoin plus tard pour vos notes de frais afin de demander un remboursement. Si votre entreprise dispose d’un logiciel de gestion des frais, il peut être utile de télécharger l’application sur votre téléphone pour garder un contrôle sur vos dépenses. Pour plus de commodité, vous pouvez également prendre une photo de toutes vos factures afin de ne pas risquer de les perdre.