Organiser des voyages d’affaires de groupe et/ou des voyages complexes peut être stressant à cause des nombreux aspects à prendre en compte, comme être sûr que tout le monde prenne le même vol, réserver des salles de conférence, garder un œil sur les dépenses et la lourde responsabilité que vous prenez quand vous organisez un voyage complexe.

Ces réservations complexes sont généralement confiées à des agences de gestion de voyages ; cependant, ci-dessous, vous trouverez des astuces à prendre en compte quand vous organisez vos propres voyages de groupe:

  1. Bénéficier des avantages des compagnies aériennes discount  

Réserver de nombreux vols n’est pas toujours pratique, car les tarifs sont souvent soumis à des changements de prix ou sont très demandés, et cela peut donc s’avérer plus cher.   

En contactant une agence de gestion de voyages (TMC) vous aurez accès à plus de tarifs et des politiques plus flexibles grâce aux accords avec leurs fournisseurs. 

  1. Avoir les meilleurs tarifs pour les réservations d’hôtels  

Contrairement aux réservations de vols, à l’hôtel, vous avez plus de chance d’avoir des réductions pour un voyage de groupe. Cependant, en contrepartie, ces tarifs ne sont généralement pas remboursables. Confier son voyage à une agence qui opère avec flexibilité, peut vous aider à obtenir des avantages (tels que l’accès à la piscine/spa, des chambres surclassés, etc.) et aussi de résoudre tous les problèmes qui pourraient survenir, annulation/ajout de chambres. 

  1. Services MICE   

Si vous faites appel à une TMC, vérifiez si elle propose le service MICE (Meetings, Incentives, Conferences and Events). Les TMC ont une personne dédiée à l’organisation des voyages de groupe supérieur à 10 personnes.

  1. Les erreurs les plus communes  

La chose la plus courante qui arrive lors des voyages de groupe est l’annulation de dernière minute de quelqu’un. Comme nous l’avons dit plus tôt, réserver des hôtels et des vols de groupe est parfois difficilement remboursable : il est toujours conseillé d’avoir un voyageur de secours. Également, fournir un itinéraire en avance donnera au groupe l’opportunité de préparer tous les documents nécessaires et d’être organisé de la meilleure façon possible.

Que peut faire BizAway pour l’organisation des voyages de groupe et/ou les voyages complexes?

Vous pouvez éviter tout problème en réservant sur BizAway ! Nous gérons l’organisation de tout ce qui est lié à n’importe quel type d’activité MICE.

De la réservation de vols charter ou de vols réguliers à la réservation de salles de conférence avec une pause-café, repas et toute autres activités. Nous organisons également des voyages de groupe pour des événements sportifs. Par exemple:

  • En collaboration avec l’European Cricket Network, organisateur de tournoi de cricket dans toute l’Europe – nous prenons en charge tous les détails concernant la logistique de l’European Cricket Championship,  qui consiste majoritairement à fournir plusieurs options de voyage en fonction de vos besoins de chaque équipe, ajouter des bagages supplémentaires et équipement de cricket, et gérer les changements après la réservation.
  • Nous gérons l’organisation de voyages de groupe pour Team Lazarus – une équipe de coureurs automobiles basés dans la province de Padua – qui participe à l’International GT Open et précisément:
    • 2020 – Campionato GT Open Paul Ricard, Francia
    • 2020 – Campionato GT Open, Hungaroring, Ungheria
    • 2021 – Campionato GT Open Le Castellet, Francia
  • Du 15 au 19 décembre, 2021 Imoco Volley a participé au FIVB World Club Championship 2021 qui a eu lieu à Ankara, Turquie. Nous avons pris en charge les vols aller-retour de l’équipe et des collaborateurs de l’équipe.

Dans le cadre d’un voyage de groupe, nous organisons les séminaires, réunions, réservations pour les conférences et les événements en général. De plus, nous organisons des événements et nous prenons en charge tout de A à Z:  

  • Devis et solution à la demande
  • Réservation de salles de conférence
  • Organisation de pause-café et repas d’affaires
  • Réservation de transports spéciaux (coaches, limousines, vols charter)
  • Combinaison de plusieurs services (vol + train, vol + bus, etc.)
  • Gestion post booking (ajout/annulation de chambres, repas, vols)
  • Gestion de toutes les éventualités (suivi des retards et traitement des urgences)
  • Après l’événement : états financiers et facturation
  • Service client disponible 24/7 et gestion de tous les imprévus tout au long de l’événement

De plus, pour compléter le service, nous pouvons vous offrir des prix préférentiels, profiter de politiques d’annulation et surtout la flexibilité, car nous nous appuyons sur des fournisseurs de confiance. Si vous avez besoin d’organiser un voyage d’affaires de groupe avec des demandes spéciales, notre équipe de spécialistes est à votre disposition. Quand vous nous confiez l’organisation de votre voyage, nous vous ferons une facture incluant tous les frais de l’événement une fois terminé, donc vous n’avez pas à vous inquiéter du suivi des coûts et à demander des factures individuelles aux différents fournisseurs.