Le voyage d’affaires est un nouveau concept de voyage d’affaires qui comprend tous les aspects de l’organisation d’un voyage d’affaires, de l’économie à l’organisation et à la logistique. Les voyages d’affaires représentent une dépense importante pour les entreprises, grandes ou petites, et sont souvent utilisés pour rendre visite aux clients, conclure de nouveaux contrats, rester en contact avec les fournisseurs ou se tenir au courant des évolutions du secteur, comme les foires commerciales, les expositions, etc.

Dans cet article, nous examinerons toutes les facettes des voyages d’affaires en 2021, de la terminologie utilisée pour identifier les différents types de voyages d’affaires aux compétences et rôles impliqués dans la gestion des voyages d’affaires (business travel management), en passant par des aspects tels que la politique et le statut des voyages.

Le voyage d’affaires, de bleisure et de tourisme d’affaires

Avec l’émergence de nouvelles tendances, le concept de voyage d’affaires évolue également et doit être pris en compte : par exemple, la possibilité d’assouplir la frontière entre le travail et la vie privée a donné naissance à des formes de voyage telles que le bleisure, qui combine les besoins du voyage d’affaires avec le temps libre.

Examinons les termes les plus couramment utilisés et leur signification:

Voyage d’affaires

Dans son sens le plus strict, le “voyage d’affaires”, également connu en Espagne sous le nom de voyage d’affaires ou tourisme d’affaires, est un voyage effectué à des fins professionnelles ou commerciales. Il s’agit donc de tous les voyages effectués dans l’intention de développer de nouvelles relations d’affaires, de la participation à des réunions, séminaires, conférences et événements, ainsi que de ce que l’on appelle les “voyages de motivation” ou “voyages de stimulation“, c’est-à-dire les voyages de récompense pour les employés.   

Pour cette raison, le secteur est résumé au niveau international sous l’acronyme Mice, ou Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions.

Voyage de bleisure 

Ici, en plus des affaires, le concept de “loisirs” entre en jeu, qui se combinent pour créer le “bleisure“: avec le travail vient le plaisir, c’est-à-dire qu’il s’agit de donner au salarié un espace de temps libre dans ses déplacements professionnels. Le concept de bleisure diffère des voyages d’affaires dans la mesure où il s’agit de prolonger un voyage d’affaires sur un week-end afin de profiter d’un peu de temps libre, de visiter la ville dans laquelle ils se trouvent, etc. Il est difficile de dresser un profil précis du voyageur bleisure, en général on peut le décrire comme un voyageur d’affaires, appartenant principalement à la catégorie des millenials (c’est-à-dire les personnes nées entre 80 et 95).

Voyage de tourisme d’affaire 

Cependant, les deux se différencient du concept de voyage de tourisme d’affaires, car ce dernier se réfère précisément au déménagement temporel pour une période inférieure à 1 an, au cours duquel la personne travaille à distance, avec l’avantage de pouvoir profiter de son temps libre dans un lieu différent que celui où il réside.

Comment gérer les voyages d’affaires

Avec l’évolution du business travel il existe une nécessité de gestion commune à beaucoup d’entreprises : réduire le temps et les recours nécessaires pour organiser les voyages d’affaires. Beaucoup d’entreprises décident de confier la gestion à une entreprise de gestion de business travel, c’est-à-dire, de vraies agences ou des plateformes dont l’objectif est d’optimiser toutes les activités liées aux voyages d’affaires.

Mais, qu’est-ce que le travel management? Le terme travel management se réfère à toutes les activités liées à la gestion, l’organisation et la réservation d’un voyage d’affaires, mais aussi à tout le processus de facturation.

Ces activités comprennent:

  • Acheter des billets d’avion ou de train, réserver des hôtels et louer des voitures;
  • Contrôler et facturer les dépenses du voyage;
  • Organiser des événements (MICE – réunion, séminaire, conférence et événement);
  • Création et contrôle des politiques de voyage

Mais voyons qui se charge du travel management:

  • Agences de voyages
  • Entreprises de gestion de voyages d’affaires
  • Hôtellerie et restauration
  • Gestionnaires de voyages
  • GDS (global distribution system)
  • Fournisseurs de systèmes d’auto-réservation

Beaucoup d’entreprises disent confier la gestion à des agences de voyages d’affaires pour optimiser leur temps de réservation, de facturation et de gestion des coûts. Les grandes entreprises ont l’habitude de gérer les voyages en interne. Sa tâche principale est de trouver le juste équilibre entre réduction des coûts et le confort des voyageurs, peut-être établi une politique de voyages d’entreprise qui facilite le processus.

Il est important de disposer d’un système de gestion des risques et de sécurité des voyages qui permette de se préparer à tout événement ou urgence. Informer les voyageurs des risques auxquels ils pourraient être confrontés au cours des voyages est essentiel, mais s’appuyer sur un système capable de contrôler la situation en temps réel, envoyer des alertes ou des notifications peut être rassurant et permettre aux voyageurs de se sentir en sécurité.

La politique de voyage

Il est possible d’élaborer une politique de voyage, c’est-à-dire, l’ensemble des normes qui établissent la gestion des voyages d’affaires comme:

  • Réservations d’avion, de train ou des voitures de location
  • Contrôle des dépenses, dont les repas, dîners ou les divertissements
  • Sécurité dans les voyages tant personnels que professionnels
  • Modes de paiement
  • Maintien de la sécurité du voyageur à chaque voyage

Avec l’aide d’une agence de business travel, établir une politique de voyage est simple et facilite le travail du gestionnaire de voyages, car il n’est pas nécessaire de vérifier manuellement que toutes les conditions sont remplies à chaque fois, car elles sont déjà définies automatiquement.

Etiquette

Avec l’introduction d’un concept plus flexible des voyages d’affaires, il est important qu’ils aient aussi leur propre étiquette, car ce sont les voyageurs qui portent l’image de l’entreprise lors de leurs déplacements. Voyons quelques points:

Le temps c’est de l’argent. Personne n’aime perdre son temps, alors soyez ponctuels, ou mieux encore, arrivez en avance, c’est une exigence très importante. Et cela pour les vols, un dîner d’entreprise ou une réunion d’affaires.

Respecter les cultures locales. À Rome, faites comme les Romains : même si nous sommes habitués à nous comporter d’une certaine manière, il est très important de connaître les coutumes locales pour ne pas faire mauvaise impression. Par exemple, dans certains pays, le contact physique n’est pas aussi bienvenu que ce à quoi nous sommes habitués.

Faites preuve de bon sens. Les bonnes manières à table, le fait de ne pas interrompre les gens pendant qu’ils parlent, le fait de ne pas s’habiller de manière trop décontractée simplement parce que vous allez dans un pays au climat plus chaud sont quelques exemples parmi d’autres. 

Il est essentiel de faire preuve de bon sens et d’être poli lorsque vous voyagez pour affaires, car vous ne représentez pas seulement vous-même ou le pays dont vous êtes originaire, mais surtout l’entreprise pour laquelle vous travaillez. 

La durabilité. Il est bon de se rappeler qu’il existe de nombreux comportements écologiques qui peuvent être mis en pratique lors d’un voyage, comme le fait de séjourner dans des hôtels durables, d’essayer d’utiliser les transports publics ou de marcher, de prendre des vols directs, de voyager en classe économique, de se renseigner sur la durabilité de la compagnie aérienne avec laquelle on voyage, etc.

Politique de voyage. Il est probable que votre entreprise dispose d’une politique de voyage qui clarifie toutes les questions que vous pouvez vous poser pendant vos déplacements professionnels. Assurez-vous d’être au courant de tous les points avant de partir, afin de savoir comment réagir en cas d’imprévu.

Respecter l’étiquette signifie améliorer ton professionnalisme et celui de ton entreprise.

Ce que BizAway peut faire pour vos business travel  

La gestion des dépenses de voyage d’une entreprise implique l’application d’un plan d’organisation précis pour contrôler les dépenses et les coûts. Utiliser une agence de business travel pour gérer les voyages d’affaires peut aider votre entreprise à simplifier votre travail et économiser de l’argent.  

BizAway simplifie vos réservations avec une assistance 24/7, nous vous fournissons une plateforme de gestion qui vous donne une liberté totale de gestion de vos voyages et vous permet de définir des politiques et des approbations pour vos gestionnaires de voyage. Vous aurez vos dépenses, remboursements et/ou réservations à portée de main. A cela s’ajoute le confort de télécharger une facture mensuelle de toutes les réservations réalisées.

Nous faisons en sorte que les voyages d’affaires soient plus écologiques : grâce au calcul automatique de notre plateforme, chaque utilisateur est informé de l’impact environnemental de chaque réservation. Durant le processus de réservation, il est également indiqué la quantité de dioxyde de carbone produit par le voyage réel. De plus, grâce à nos algorithmes de calcul, vous pouvez également connaître la compensation monétaire nécessaire pour compenser les émissions produites, grâce à une donation volontaire de quelques centimes à la plantation de palétuviers, via le Eden Reforestation Project. Les palétuviers ont une grande capacité d’absorption. De fait, un arbre durant ses 25 ans de vie, est capable d’éliminer plus de 308 Kg de CO2 de l’atmosphère, avec une moyenne de 12,3 Kg à l’année par arbre.

En raison de la pandémie, le secteur des voyages a été restreint dans tous les domaines, y compris les voyages d’affaires. Selon cet article du Sole 24 Ore, on estime que la reprise a déjà commencé avec l’arrivée du printemps, mais de nombreux experts pensent que dans les mois à venir, les voyages seront encore limités, ils se feront surtout vers les destinations proches, en raison de la difficulté d’organiser des voyages d’affaires de dernière minute vers des destinations lointaines.