¿Gastos de viaje? ¿Dietas? ¿Tarifa? A menudo, al tratar el tema de los viajes de negocios y el funcionamiento de los reembolsos, nos encontramos con varios términos que se utilizan de forma incorrecta.

Antes de explicar cómo funciona el reembolso de los gastos de viaje, aclaremos los siguientes conceptos.

El reembolso de gastos es el reembolso que se da a un empleado por los gastos incurridos durante un viaje de trabajo. El traslado temporal es el tipo de viaje de negocios en el que se desplaza temporalmente a un lugar diferente de donde normalmente se trabaja. 

Estas son las principales características que identifican cuándo es un traslado temporal y cuándo es uno permanente:

  • La necesidad ocasional de que el trabajador se desplace por motivos de trabajo;
  • La estancia temporal en un lugar de trabajo que no es el habitual.

Con el traslado temporal, el pago de las horas también se realiza de forma diferente. De hecho, en algunos casos, además del salario mensual, el trabajador puede recibir una indemnización por desplazamiento, es decir, una remuneración adicional, exenta de impuestos.  

Este término puede confundirse y utilizarse como sinónimo de dietas, que es un reembolso fijo cada mes que dependerá del convenio colectivo y de la política de empresa.   

Las condiciones que permiten este tipo de pago son:

  • Presencia de un convenio colectivo;
  • Carácter temporal del traslado;
  • Desempeñar el mismo rol en un lugar de trabajo que no es el oficial;
  • Regreso al lugar de trabajo.

Pero, ¿cómo se reembolsa al trabajador?

Veamos cuáles son los distintos tipos de reembolso:

  1. Reembolso en concepto de dietas y gastos
  2. Reembolso exacto
  3. Reembolso mixto
  4. Reembolso del kilometraje
  5. Reembolso de los gastos de los profesionales

  1. Reembolso fijo o por dietas
 

El reembolso fijo o por dietas es el sistema de reembolso más rápido desde el punto de vista administrativo porque se paga independientemente de los gastos realizados: el importe mínimo lo fija el convenio colectivo mientras que el importe máximo lo decide el empresario. Por lo tanto, este tipo de reembolso es válido tanto si el empleado viaja durante varios días como si lo hace sólo durante unas horas.

Este reembolso no requiere la presentación de la documentación de los gastos, ya que se trata de una cantidad aproximada, pero si es posible recibir el reembolso de los gastos de viaje y transporte, si están debidamente justificados, siempre que no estén sujetos a impuestos.  

Sin embargo, si se aprueba el reembolso de otros gastos de viaje adicionales, éstos serán gravados.

Sin embargo, hay una diferencia en la fiscalidad según el lugar al que el trabajador viaje:

  • Los desplazamientos dentro de tu municipio están totalmente gravados;
  • Los viajes fuera del municipio no tributan hasta el importe de:
  • 46,48€ por día para los desplazamientos extracomunitarios;
  • 77,46€ por día para los viajes al extranjero

Por encima de estos importes, el reembolso pasa a ser imponible, es decir, se grava. La empresa, por su parte, puede deducir el importe sin límite.

2. Reembolso analítico o exacto 

El reembolso analítico o exacto permite reembolsar los gastos reales en los que ha incurrido el empleado durante un viaje (este reembolso no se incluye en los ingresos imponibles del empleado). Sin embargo, el empleado está obligado a presentar un informe de gastos (lee nuestra guía sobre informes de gastos aquí) y toda la documentación que justifique los gastos de alojamiento, viaje y transporte (facturas y tickets). Además de este reembolso, también es posible recibir una indemnización por desplazamiento, como recompensa por las molestias causadas al trabajador al tener que trasladarse temporalmente a otro lugar. 

Al igual que el reembolso por dietas, los gastos realizados en el municipio se gravan directamente en la nómina (sólo se excluyen los gastos de viaje y transporte, que están exentos de impuestos). Por lo que respecta a los viajes extracomunitarios, los siguientes gastos no se gravan en la nómina:  

  • gastos de viaje, transporte, manutención y alojamiento, sin límite de importe
  • además de gastos adicionales hasta un límite de:
  • 36,06€ por día para viajes en España;
  • 17,47€ por día para los viajes fuera de la UE en España;

El reembolso analítico o exacto, a diferencia del reembolso por dietas y gastos, establece ciertos límites a la deducibilidad del reembolso y varía según el tipo de gastos (por alojamiento y comida o por transporte).

3. Reembolso mixto   

El reembolso mixto de gastos no es más que una solución intermedia entre el reembolso por dietas o gastos y analítico o exacto, el cual consiste en el reembolso analítico de los gastos de alojamiento y comida, y una aproximación de los gastos de dieta. Al igual que el reembolso por dietas y gastos, el empleado deberá presentar un informe de gastos. Como sucede en los otros dos reembolsos, en el reembolso mixto los desplazamientos municipales se pueden desgravar (excepto los gastos de transporte sólo si están documentados). En el caso de los viajes fuera de la comunidad, la fiscalidad varía en función de los gastos reembolsados.

  • 19,65€ por día para los viajes fuera de la UE en España;
  • 28,56€ por día para viajes al extranjero.

Si no se pernocta:

  • 26,67€ por día para viajes en España;
  • 48,08€ por día para viajes fuera del país.

Si no se pernocta (sólo para personal de vuelo):

  • 36,06€ por día para viajes en España;
  • 66,11€ por día para viajes fuera del país.
  • El alojamiento y las comidas son totalmente deducibles;
  • Los reembolsos de viajes y transportes son totalmente deducibles (sólo si están documentados);
  • Los gastos extraordinarios se gravan en su totalidad.

Al igual que con el reembolso a tanto alzado, con este tipo de reembolso la empresa no tributa por la totalidad del importe.

4. Reembolso de los gastos de los profesionales

Cuando un autónomo se desplaza para realizar un trabajo para una empresa, los gastos corren a cargo de ésta. El trabajador puede facturar los gastos directamente a la empresa o adelantarlos y pedir su reembolso. La ley estipula que los gastos de dietas y alojamiento pagados directamente por la empresa no constituyen una remuneración para el trabajador y, por tanto, no forman una renta independiente por lo que el profesional no paga impuestos.

Si los gastos los paga la empresa:

  • – Las facturas deben estar a nombre de la empresa;
  • – La empresa puede deducir los costes de acuerdo con la normativa;
  • – El profesional no tiene que declarar nada ya que estos gastos no le generan ingresos.

En el caso de que el profesional anticipe los gastos, factura todos los gastos de alojamiento y manutención a su nombre y luego incluye estos gastos en la factura final a la empresa, pero en este caso también debe pagar impuestos sobre las cantidades recibidas como reembolso. En el caso de los trabajadores profesionales también podemos dividir los reembolsos en:

  • Reembolso aproximado – este tipo de reembolso debe acordarse previamente con la empresa y no requiere la presentación de ninguna documentación. Los gastos serán deducibles en un 75% y por un importe no superior al 2% de las retribuciones percibidas durante el año.
  • Reembolso exacto – en este caso, los gastos son totalmente deducibles, pero es necesario conservar toda la documentación necesaria        

Todos los gastos forman parte de la remuneración del profesional, implican el cálculo de la retención de impuestos, están sujetos a la recuperación de la seguridad social y son gravables con el IVA.

5. Reembolso del kilometraje   

El reembolso del kilometraje se da a los empleados, colaboradores, directores o socios que se desplazan utilizando su propio coche o uno alquilado. Se trata de una cantidad que se calcula en función de criterios específicos y que se incluye directamente en la nómina del trabajador y que variará según el tipo de convenio del trabajador. 

  • Entran en juego varios factores como el sector de la actividad, la jerarquía del empleado dentro de la empresa, los años de antigüedad o las políticas de viaje de cada compañía. Si desgranamos este cálculo por sectores, en este tipo de empresas es en las que mejor se paga el kilometraje en España:
  • Sector farmacéutico
  • Sector de la alimentación y de la industria
  • Sector seguros

Dicho esto, cabe destacar que la Agencia Tributaria estableció un máximo de 0,19€ exentos de tributación. Si la empresa paga un precio por kilómetro superior a éste, se cotizará el exceso. Por ejemplo, en caso de pagar 0,26 €/km, cotizará 0,07 €/km.

Cómo BizAway simplifica tus reembolsos

Al simplificar la gestión de los viajes de negocios a través de su plataforma, BizAway resuelve el problema de los reembolsos a los empleados y al equipo de administración. 

Por ejemplo, puedes introducir flujos de aprobación para que tus empleados puedan reservar el vuelo/hotel/tren de su elección, pero que seas tú el que apruebe el viaje. Todos los gastos de viaje serán controlados y gestionados por ti, pagados con la tarjeta de empresa y con la posibilidad de establecer límites de precios.

Esto simplificará (o incluso casi eliminará) el proceso de reembolso porque todo será pagado directamente por la empresa pero elegido por el empleado.

Para más información:

https://revistatravelmanager.com/a-cuanto-se-paga-el-kilometraje-en-espana/  https://www.captio.net/blog/gastos-de-representacion-vs-gastos-de-viaje#contabilizar https://qonto.com/es/tips/sme/formato-de-reembolso-de-gastos https://debitoor.es/glosario/gasto-reembolsable