La organización de viajes de negocios en grupo y/o viajes complicados puede ser estresante, ya que son muchos los aspectos que hay que tener en cuenta. Asegurarse de que todo el mundo ha tomado el mismo vuelo, reservar salas de conferencias, hacer un seguimiento de los gastos, por no mencionar la responsabilidad que conlleva hacerse cargo de la organización de un tipo de viaje tan complejo.  

Por lo general, se trata de un tipo de reservas complicadas que se confían a una empresa de gestión de viajes, pero he aquí algunas indicaciones que se pueden tener en cuenta a la hora de organizar tu viaje en grupo:

  1. Aprovecha los descuentos de las aerolíneas

Reservar un gran número de vuelos no siempre es conveniente, ya que las tarifas aéreas suelen estar sujetas a cambios de precio o tienen una gran demanda, y paradójicamente también puede resultar más caro.  

Al utilizar una empresa de gestión de viajes (TMC), puedes tener acceso a tarifas y políticas más flexibles de tus proveedores.

  1. Obtén las mejores tarifas para las reservas de hotel

Obtener descuentos de grupo a la hora de reservar hoteles es mucho más fácil que a la hora de reservar vuelos. De todas formas, en ambos casos hay que tener en cuenta que este tipo de tarifas especiales, normalmente suelen ser no reembolsables.   Recurrir a una empresa de gestión de viajes puede ayudarte a obtener ventajas (como el acceso al spa, la mejora de la habitación, etc.) y también a resolver fácilmente cualquier problema que pueda surgir sin cancelas o añades una habitación debido a su gran flexibilidad.

  1. Servicios MICE 

Asegúrate de que tu TMC ofrece MICE (es decir, Reuniones, Incentivos, Conferencias y Eventos). Las TMC suelen tener una persona dedicada a organizar viajes de más de 10 personas.

  1. Los errores más comunes 

Uno de los imprevistos más comunes que pueden ocurrir al organizar un viaje en grupo es que alguien cancele en el último momento, por lo que una buena solución sería tener siempre como contacto a una de las personas que vaya a viajar. Otro error común es el no proporcionar el itinerario con la suficiente antelación, de esa manera, tu grupo tendrá la oportunidad de preparar todos los documentos necesarios y estar lo más organizado posible.

¿Qué puede hacer BizAway por la organización de los viajes de grupo o viajes complicados?

¡Puedes evitar todas estas molestias confiando en BizAway! Nos encargamos de la organización de todo lo relacionado con cualquier tipo de actividad MICE.

Desde la reserva de vuelos regulares o chárter hasta la reserva de salas de conferencias con breaks para el café, almuerzos y actividades. También organizamos viajes en grupo para eventos deportivos, como por ejemplo: 

  • Junto a la European Cricket Network-organizadora de torneos de cricket en toda Europa- nos ocupamos de todos los detalles de la logística de la European Cricket Championship encargándonos de proporcionar diferentes soluciones de viaje en función de las necesidades de los diferentes equipos, añadiendo equipaje extra y equipos de cricket, hasta gestionar los cambios posteriores a la reserva. 
  • Gestionamos la organización del viaje en grupo del equipo Lazarus, una escudería italiana con sede en la provincia de Padua que compite en el International GT Open. Específicamente: 
    • 2020 – Campionato GT Open Paul Ricard, Francia
    • 2020 – Campionato GT Open, Hungaroring, Ungheria
    • 2021 – Campionato GT Open Le Castellet, Francia
  • Del 15 al 19 de diciembre del 2021, el equipo de Imoco Voleibol participará en la Copa Mundial de Clubes FIVB 2021 que se celebrará en Ankara, Turquía. Aquí nos encargamos de la compra de vuelos de ida y vuelta para el equipo y parte de su personal.

En el ámbito de los viajes en grupo, nos dedicamos a la organización de viajes de incentivos, reuniones, reservas para ferias y eventos en general. También organizamos reuniones/eventos y nos encargamos de todo, de la A a la Z: 

  • Presupuestos y soluciones a medida para cada necesidad.
  • Reservas de salas de conferencias.
  • Organización de los breaks para el café y los almuerzos de empresa.
  • Reserva de transporte especial (autocar, alquiler con conductor, vuelos chárter).
  • Combinación de varios servicios (vuelo+tren, vuelo+autocar, etc.).
  • Gestión posterior a la reserva (añadir/cancelar habitaciones, comidas, vuelos)
  • Gestión de todas las contingencias (seguimiento de los retrasos y las emergencias).
  • Después del evento: informes financieros y facturación.
  • Asistencia y gestión de todos los imprevistos durante todo el evento y 24/7.

Además del servicio completo, nos apoyamos en nuestros numerosos proveedores con los que tenemos precios muy atractivos (tarifas corporativas) pero sobre todo flexibilidad y políticas de cancelación ventajosas. Si necesitas organizar un viaje de negocios en grupo con requisitos específicos, tendrás a tu disposición nuestro equipo especializado. Al confiarnos la organización de tu viaje, ya no tendrás que preocuparte de llevar la cuenta de todos los gastos y de pedir facturas de los distintos servicios a los proveedores, ya que recibirás una factura con todos los importes al final del evento.