Una travel management company (TMC) son empresas especializadas en la gestión de business travel, es decir, de los viajes de negocios de empresas, corporaciones, PYMES, etc.

Las TMC se diferencian de las agencias de viajes tradicionales en que no sólo reservan viajes, sino que también hacen las reservas de acuerdo con la política de viajes de la empresa, facturan, gestionan los costes y negocian las tarifas aéreas o de hotel.  

¿Qué hace una travel management company?

Una travel management company se ocupa de todos los aspectos del programa de viajes de una empresa, ofreciéndote un servicio automatizado y asistido para reservar tus viajes de negocios.

A continuación, te presentamos una lista de servicios ofrecidos por las TMC:

  • Reservas de avión, tren, hotel y alquiler de coches;
  • Organización logística de eventos deportivos y actividades MICE;
  • Gestión de riesgos en los viajes;
  • Facturación simplificada;
  • Tarifas y soluciones con descuento;
  • Asistencia 24/7

¿Qué ofrece una travel management company?

En una travel management company encontrarás varios departamentos, como el de ventas, el de administración, el de servicios y el de expertos en viajes, todos ellos trabajando juntos para que la experiencia de los viajes de negocios sea lo más completa posible.

Plataforma 

Las TMC ofrecen a sus clientes un software/plataforma/herramienta o una auto-reserva a la que se accede por correo electrónico y contraseña, con la que el cliente puede reservar de forma independiente los servicios que necesita.

Políticas de viaje     

Las empresas pueden acordar una política de viajes con la TMC correspondiente para automatizar todos los procesos de reserva según las necesidades de la empresa. 

GDS

Las TMC tienen la opción de utilizar el GDS (global distribution system) para reservar vuelos. Esto les permite acceder a diferentes tarifas e itinerarios y, de este modo, los viajeros pueden acceder a tarifas reservándolas de forma independiente desde la plataforma.

¿Qué hace BizAway?

BizAway es la plataforma que te permite reservar tus viajes de negocios y puede ser utilizada por todos de manera autónoma, ahorrando tiempo al evitar la comunicación innecesaria entre departamentos. Como resultado, los gastos de tu empresa se reducen significativamente gracias a un ahorro medio del 25% en comparación con el precio de mercado para la misma reserva.   

La plataforma te ofrece todas las herramientas que necesitas:

  • Los viajeros pueden reservar de forma independiente.
  • El travel manager puede definir políticas y aprobaciones automatizadas
  • La administración puede controlar los costes y la facturación de forma independiente. 

Gracias a su interfaz fácil e intuitiva, puedes acceder a ella desde todos tus dispositivos siempre que quieras.

La flexibilidad es la palabra clave: puedes configurar todos los ajustes según tus necesidades.

Servicios ofrecidos 

Configuración de la travel policy 

¡La plataforma de BizAway facilita el trabajo del travel manager! Puedes configurar la política de viajes de tu empresa de forma totalmente automatizada: las restricciones que establezcas son alertas que llegan al usuario durante el proceso de reserva y pueden impedir la finalización si los requisitos elegidos no han sido aprobados.  

Puedes:

  • Establecer el presupuesto máximo por persona y viaje, así como la posibilidad de personalizarlo según el tipo de viaje (nacional, internacional);
  • Fijar un presupuesto máximo según el tipo de reserva (para todos los servicios o sólo para algunos);
  • Sentar las restricciones para todos los usuarios o sólo para determinados grupos de viajeros; Indicar hasta cuántos días de antelación a la salida pueden reservar los usuarios;
  • Indicar hasta cuántos días de antelación a la salida pueden reservar los usuarios;
  • Establecer la clase de viaje permitida;
  • Determinar el tiempo mínimo de viaje para cada clase;
  • Fijar un precio máximo en función de la duración del viaje.

Con la función de campos personalizables puedes añadir información a determinados tipos de reservas o a los datos maestros del usuario. Estas entradas adaptables pueden configurarse según la organización de tu empresa, por ejemplo, puedes crear campos personalizados según el departamento al que pertenece el usuario, establecer el campo como obligatorio, exportable a CSV o filtrable en listas.

Reservar de manera autónoma 

La plataforma te permite una navegación fácil y rápida, en pocos pasos puedes seleccionar los servicios que necesitas y reservar con total autonomía. También puedes acceder a tus reservas directamente desde tu smartphone en cualquier momento a través de nuestra app.

También puedes disfrutar de las mismas ventajas de reservar tu viaje de negocios en tus viajes personales. Tendrás acceso a una amplia gama de tarifas y ofertas exclusivas que te permitirán ahorrar una gran cantidad de dinero.

Además, si viajas con frecuencia y tienes una tarjeta de fidelidad/viajero frecuente, seguirás obteniendo todas las ventajas a las que tienes derecho, aunque estés reservando a través de BizAway.  

Asistencia 24/7

Para cualquier emergencia, problema in situ o consulta, dispones de un equipo de atención al cliente de business travel agents las 24/7 a través de chat, correo electrónico o teléfono.

Travel risk management/Duty of care

BizAway proporciona a tu empresa y a tus viajeros sistemas para el travel risk management. Gracias a la partnership con Riskline, nuestra plataforma incluye un mapa que monitorea la ubicación de tus viajeros y que puede filtrarse por reserva, viajero, destino e intervalo de tiempo. En caso de traslado por overbooking de hotel o por cancelación del vuelo, el servicio de customer care te ofrecerá todas las opciones alternativas. Además, las tarifas flexibles te permiten gestionar todos los cambios voluntarios según tus necesidades.

BizAway actúa como intermediario entre los proveedores y tú, en caso de reembolso, con el fin de agilizar el proceso y obtenerlo lo antes posible, además de mantenerte informado durante todo su curso. 

Tendrás acceso a tarifas preferentes para una prueba PCR o antígenos, gracias a la partnership con el laboratorio italiano Ambimed y el laboratorio español Echevarne.

Viajes de empresa complicados y de grupos

Nos encargamos de organizar viajes de negocios complejos y también de grupo, desde su presupuesto hasta la gestión de imprevistos, con reservas de hoteles, vuelos, alquiler de coches o transportes especiales. Gestionamos la logística en la organización de eventos deportivos y actividades MICE (reuniones, incentivos, congresos y exposiciones). No tendrás que preocuparte por la facturación, ya que te prepararemos una única factura con todos los importes de los proveedores.

 Facturación

En función de las necesidades de tu empresa, puedes crear un número ilimitado de perfiles y direcciones de facturación para asociar mejor tus facturas a los centros de coste. Ofrecemos a tu equipo de administración la posibilidad de elegir la frecuencia con la que recibirán las facturas de los servicios adquiridos para tus viajes. 

  • Facturación por reserva.
  • Facturación semanal.
  • Facturación quincenal.
  • Facturación mensual.

Puedes configurar tu política de viajes directamente en la plataforma para que se aplique de manera automática, encontrarás todos los parámetros seleccionados en tus informes y facturas.

Desde la plataforma se pueden descargar informes en formato CSV de cada servicio, además de establecer filtros como el nombre o el perfil de facturación, también se obtienen listados concretos de las reservas con los parámetros seleccionados.

Precio 

Puedes elegir entre 3 planes:

Básico – Gratuito

  • Acceso a las tarifas BizAway
  • Reservas automáticas
  • Asistencia 24/7

Avanzado – 3€ por reserva

  • Plan Básico
  • Facturas periódicas
  • Políticas de empresa aplicables
  • Solicitudes especiales

Empresa – Personalizado

  • Plan de empresa
  • Tarifas negociadas
  • Pago con Amex BTA
  • Reservas mensuales ilimitadas