El business travel es un nuevo concepto de viaje de negocios que incluye todos los aspectos de la organización de un viaje de negocios, desde los económicos hasta los organizativos y logísticos. Los viajes de negocios son un gasto importante para las empresas, tanto grandes como pequeñas, y a menudo se utilizan para visitar a los clientes, cerrar nuevos contratos, mantenerse en contacto con los proveedores o estar al día de las novedades del sector, como ferias, exposiciones, etc.  

En este artículo examinaremos todas las facetas de los viajes de negocios en 2021, desde la terminología utilizada para identificar los diferentes tipos de viajes de negocios hasta las habilidades y los roles implicados en la gestión de los viajes de negocios y aspectos como la política y la categoría de los viajes.

Business travel, bleisure y turismo de negocios

A medida que surgen nuevas tendencias, el concepto de viaje de negocios también cambia y hay que tenerlo en cuenta: por ejemplo, la posibilidad de flexibilizar la frontera entre la vida privada y la laboral ha dado lugar a formas de viaje como el bleisure, que combina las necesidades de los viajes de negocios con el tiempo de ocio.  

Veamos los términos más utilizados actualmente y su significado:

Business travel

En su sentido más estricto, el “business travel”, también conocido tradicionalmente en España como viaje de negocios o turismo de negocios, es el viaje realizado por motivos de trabajo o de negocios. Por lo tanto, incluye todos los viajes con la intención de desarrollar nuevas relaciones comerciales, la participación en conferencias, congresos o ferias y eventos, y también incluye los llamados “viajes por incentivo” o “viajes de incentivo”, es decir, los viajes de recompensa para los empleados.     

Por ello, el sector se resume internacionalmente bajo el acrónimo Mice, o Reuniones, Incentivos, Congresos y Exposiciones.

Ocio

Aquí, además de los negocios, entra en juego el concepto de “ocio”, que se combinan para crear el “bleisure”: junto con el trabajo viene el placer, es decir, dar al empleado un espacio para el tiempo libre en su business travel.  El concepto de bleisure se diferencia de los viajes de negocios en que supone prolongar un viaje de negocios durante un fin de semana para poder disfrutar de un poco de ocio, visitar la ciudad en la que se encuentran, etc. Es difícil trazar un perfil preciso del viajero de bleisure, en general se les puede describir como viajeros corporativos, principalmente pertenecientes a la categoría de millennials (es decir, los nacidos entre los 80 y los 95).

Turismo de negocios

A su vez, ambos se diferencian del concepto de turismo de negocios, ya que este último se refiere precisamente al traslado temporal por un periodo inferior a un año, en el que la persona sigue realizando su trabajo pero a distancia, con la ventaja de poder disfrutar de su tiempo de ocio en un lugar distinto al de su residencia.

CÓMO GESTIONAR LOS VIAJES DE NEGOCIOS

Con la evolución del business travel existe una necesidad de gestión común a muchas empresas: reducir el tiempo y los recursos necesarios para organizar los viajes de negocios. Muchas empresas deciden confiar en empresas de gestión de business travel, es decir, verdaderas agencias o plataformas cuyo objetivo es optimizar todas las actividades relacionadas con los viajes de negocios.  

Pero, ¿qué es el travel management? El término travel management se refiere a todas las actividades relacionadas con la gestión, organización y reserva de un viaje de negocios, pero también a todos los procesos de facturación.

Entre estas actividades se encuentran:

  • Compra de billetes de avión o tren, reserva de hoteles y coches de alquiler;
  • Controlar y facturar los gastos de viaje;
    • Organización de eventos (MICE – reunión, incentivo, congreso, exposición);
  • Creación y control de las políticas de viajes.

Pero veamos quién se encarga del travel management:

  • Agencias de viajes
  • Empresas de gestión de viajes de negocios
  • Hostelería y restauración
  • Gestores de viajes
  • GDS (Sistema de distribución global)
  • Proveedores de sistemas de autorreserva

Muchas empresas deciden confiar en las agencias de viajes de negocios para optimizar los tiempos de reserva, la facturación y la gestión de los costes. Las grandes empresas suelen tener un gestor de viajes interno. Su principal tarea es encontrar el equilibrio adecuado entre la reducción de costes y la comodidad del viajero, quizás estableciendo una política de viajes de empresa que facilite el proceso.  

Es importante contar con un sistema de gestión de riesgos y seguridad en los viajes que pueda estar preparado para cualquier hecho o emergencia. Informar a los viajeros de los riesgos a los que pueden enfrentarse en determinados viajes es esencial, pero apoyarse en sistemas capaces de controlar la situación en tiempo real, enviando alertas o notificaciones puede ser reconfortante y hacer que los viajeros se sientan seguros.

La política de viaje

Una de ellas es elaborar una política de viajes, es decir, el conjunto de normas que establecen la gestión de los viajes de negocios como:

  • Reservas de avión, tren o coche de alquiler
  • Control de gastos, incluyendo comidas, cenas o entretenimiento
  • Seguridad en los viajes, tanto personales como de empresa
  • Métodos de pago
  • Mantener la seguridad del viajero en cada viaje

Con la ayuda de una agencia de business travel, establecer una política de viajes es sencillo y facilita el trabajo del gestor de viajes, ya que no es necesario comprobar manualmente que se cumplen todas las condiciones cada vez, porque ya están establecidas automáticamente

Etiqueta

Con la introducción de un concepto más flexible del business travel, es importante que también tengan su propia etiqueta, ya que los que viajan son los que llevan la imagen de la empresa en sus desplazamientos. Veamos algunos puntos: 

El tiempo es dinero. A nadie le gusta perder el tiempo, por lo que ser puntual, o mejor aún, llegar pronto, es un requisito muy importante. Ya sea para un vuelo, una comida de empresa o una reunión de negocios.

Respetar las culturas locales. Cuando estés en Roma, haz lo que hacen los romanos: aunque estemos acostumbrados a comportarnos de una determinada manera, es muy importante conocer las costumbres locales para no causar una mala impresión. Por ejemplo, el contacto físico en algunos países no es tan bienvenido como estamos acostumbrados.

Usa el sentido común. Mantener un comportamiento correcto en la mesa, no interrumpir a la gente mientras habla, no vestir demasiado informal sólo porque se va a un país con un clima más cálido son algunos de los pequeños ejemplos. Utilizar el sentido común y ser cortés es esencial cuando se viaja por negocios, ya que no sólo se está representando a sí mismo o al país del que procede, sino que, lo que es más importante, se está representando a la empresa para la que se trabaja. 

Usa el sentido común. Mantener un comportamiento correcto en la mesa, no interrumpir a la gente mientras habla, no vestir demasiado informal sólo porque se va a un país con un clima más cálido son algunos de los pequeños ejemplos. Utilizar el sentido común y ser cortés es esencial cuando se viaja por negocios, ya que no sólo se está representando a sí mismo o al país del que procede, sino que, lo que es más importante, se está representando a la empresa para la que se trabaja. 

La sostenibilidad. Es bueno recordar que hay muchos comportamientos green que se pueden poner en práctica durante los viajes, como alojarse en hoteles sostenibles, intentar utilizar el transporte público o caminar, utilizar vuelos directos, viajar en clase turista, informarse sobre la sostenibilidad de la aerolínea con la que se viaja, etc.

Política de viajes. Tu empresa seguramente tendrá una política de viajes que aclare cualquier duda que puedas tener durante tus viajes de negocios. Asegúrate de que estás al día de todos los puntos antes de ir, de esta manera sabrás cómo reaccionar en el caso de cualquier imprevisto.     

Respetar la etiqueta significa mejorar tu profesionalidad y la de tu empresa.

Lo que Bizaway puede hacer por tus business travel

La gestión de los gastos de viaje de una empresa implica la aplicación de un plan de organización preciso para controlar los gastos y los costes. Utilizar una agencia de business travel para gestionar los viajes de negocios puede ayudar a tu empresa a simplificar tu trabajo y ahorrar dinero.

BizAway simplifica tus reservas con una asistencia 24/7, te proporciona una plataforma de gestión que te da total libertad en la gestión de tus viajes y te permite definir políticas y aprobaciones para tus gestores de viajes. Tendrás tus gastos, reembolsos y/o reservas al alcance de la mano. A esto se añade la comodidad de descargar una factura mensual de todas las reservas realizadas.

Hacemos que los viajes de negocios sean más ecológicos: gracias a la calculadora automática de nuestra plataforma, cada usuario está informado del impacto medioambiental de cada reserva. Durante el proceso de reserva, también se indica la cantidad de dióxido de carbono producida por ese viaje específico. Además, gracias a los algoritmos de cálculo, también puedes conocer la compensación monetaria necesaria para compensar la contaminación producida, gracias a una donación voluntaria de unos céntimos a la plantación de manglares, a través del Proyecto de Reforestación del Edén. Los manglares tienen una gran capacidad de absorción de C02. De hecho, durante sus 25 años de vida pueden eliminar hasta 308 kg de C02, una media de 12,3 kg al año por árbol.  

Debido a la pandemia, el sector de los viajes se ha visto restringido en todos los ámbitos, incluidos los viajes de negocios. Según este artículo del Sole 24 Ore, se estima que el repunte ya ha comenzado con la llegada de la primavera, pero muchos expertos creen que en los próximos meses todavía habrá viajes limitados, especialmente a destinos cercanos, debido a la dificultad de organizar viajes de negocios de última hora a destinos lejanos.